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IT-Konsolidierung in der Öffentlichen Verwaltung Miteinander reden führt zum Erfolg

Redakteur: Manfred Klein

IT-Konsolidierung ist komplexesten Herausforderungen der Öffentlichen Verwaltung. Das Fraunhofer-Institut für Offene Kommunikationssysteme (Fokus) hat daher eine Einführung in das Thema herausgegeben. Sie bietet einen Leitfaden für die erfolgreiche Umsetzung von IT-Konsolidierungen. eGovernment Computing stellt die Studie vor.

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Der gemeinsame Einkauf ist eine Grundvoraussetzung der IT-Konsolidierung
Der gemeinsame Einkauf ist eine Grundvoraussetzung der IT-Konsolidierung
(Quelle: Amy Walters - Fotolia.com)

Die Herausforderungen, mit denen sich die Öffentliche Verwaltung konfrontiert sieht, sind ebenso zahlreich wie bekannt. Nach wie vor ist die enorme Verschuldung der öffentlichen Haushalte ein brennendes Thema – Ende September 2013 standen die öffentlichen Haushalte Deutschlands mit 2.063 Milliarden Euro in der Kreide. Davon entfiel der Löwenanteil, mit 1.283 Milliarden Euro, entfiel dabei auf den Bund. Die Länder hatten Schulden in Höhe von 649 Milliarden Euro angehäuft und die Kommunen 133 Milliarden. Diese Summen haben Konsequenzen. Sie zwingen Politik und Verwaltung zu einem stringenten Sparkurs und engen den politischen und organisatorischen Gestaltungsspielraum massiv ein.

IT-Konsolidierung als Ausweg aus der Krise

Hinzu kommt das Problem des demografischen Wandels. Auch dieses schlägt in Form steigender Pensionsbelastungen auf die öffentlichen Haushalte durch und verstärkt die Sparzwänge. Beides zusammen – knappe Kassen und demografischer Wandel – führt wiederum dazu, dass die Öffentliche Verwaltung schon bald mit einem gravierenden Mangel an Fachkräften zu kämpfen haben wird. In solcher Lage wird das Thema IT-Konsolidierung schnell zum rettenden Anker. Gäbe es nicht auch hier ein kleines Problem: Der Konsolidierung der IT eilt der Ruf voraus, hochkomplex zu sein.

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Rund 12 Milliarden Euro für IT
Rund 12 Milliarden Euro für IT – der Markt für Informationstechnologie im öffentlichen Sektor

Neben zahlreichen Handlungsempfehlungen und Analysen zur IT-Konsolidierung durchleuchtet die Fraunhofer-Studie auch den deutschen IT-Markt, soweit er den Public Sector betrifft. Mit zum Teil durchaus erstaunlichen Ergebnissen. Neben zahlreichen Handlungsempfehlungen und Analysen zur IT-Konsolidierung durchleuchtet die Fraunhofer-Studie auch den deutschen IT-Markt, soweit er den Public Sector betrifft. Mit zum Teil durchaus erstaunlichen Ergebnissen.

Doch auch die Autoren der Fraunhofer-Studie müssen sich zunächst damit herumschlagen, dass dieses Marktsegment undurchsichtig und schwer zu überschauen ist. So heißt es dort zum Beispiel unter anderem: „Die amtliche Statistik bietet eine nur unzureichende Datengrundlage für die hier verfolgte Fragestellung der Marktgröße öffentlicher IT-Leistungen. Während sich die Umsätze der IT-Branche aus den periodischen Berichten zur wirtschaftlichen Entwicklung unter den mit der Branchenklassifizierung verbundenen Einschränkungen errechnen lassen, liegen Darstellungen der Verwendung der produzierten Güter und erbrachten Dienstleistungen nicht in hinreichender Detailtiefe vor. So lässt sich aus der Input-Output-Rechnung der Volkswirtschaftlichen Gesamtrechnung nicht ersehen, welche Summen die öffentliche Hand für IT-Leistungen verausgabt.“

IT-Ausgaben des Bundes

Zudem müssen die Autoren darauf verweisen, dass die verschiedenen Quellen zum Teil zu recht unterschiedlichen Einschätzungen kommen. Immerhin machen die verschiedenen Angaben die Größe dieses Marktsegmentes deutlich. So gibt die Bundesregierung ihre IT-Ausgaben im Jahr 2011 mit rund drei Milliarden Euro an.

Daraus schließen die Autoren: „Welche Bedeutung diese Ausgaben für den Bundeshaushalt haben, wird bei einer Betrachtung der Gesamtausgaben deutlich. Im Vergleich zu den Gesamtausgaben von insgesamt 292 Milliarden Euro im Jahre 2009 fällt der Anteil der IT-Ausgaben scheinbar gering aus. Allerdings besteht der Bundeshaushalt zu beträchtlichen Teilen aus Zuwendungen an andere Bereiche wie etwa den Sozialversicherungen sowie aus Zinszahlungen. Lässt man weiterhin die Ausgaben für militärische Beschaffungen sowie Ausgaben für Immobilienerwerb und -unterhaltung unberücksichtigt, ergibt sich ein deutlich anderes Bild. In Relation zu Personalausgaben von 27,9 Milliarden Euro (davon über die Hälfte im militärischen Bereich), einem sonstigen laufenden Sachaufwand von 9,6 Milliarden Euro und Sachinvestitionen für bewegliche Sachen von 1 Milliarde Euro ergibt sich ein Anteil der IT-Ausgaben von fast 8 Prozent.“

Länder und Kommunen

Noch unübersichtlicher wird die Analyse der IT-Ausgaben in Ländern und Kommunen. Nach Auswertung der Quellen kommt die Studie hier zu dem Schluss: „Wird somit ein Anteil der Gesamt-IT-Ausgaben der Länder in Höhe von 2 Prozent der bereinigten Staatsausgaben unterstellt, ergeben sich bei bereinigten Gesamtausgaben der Länder für 2008 in Höhe von 275,68 Milliarden Euro IT-Ausgaben von 5,5 Milliarden Euro. Dabei zeigen sich die größten Bedarfe in der Kernverwaltung bei den Innen-, Finanz- und Justizministerien.“

Für die Kommunen kommen die Autoren in einem komplizierten Verfahren zu dem Ergebnis, dass sich die IT-Ausgaben der kommunalen Kernverwaltungen auf etwa 3,8 Milliarden Euro belaufen. Bei bereinigten Gesamtausgaben der Kommunen von 214,4 Milliarden Euro im Jahr 2009 beläuft sich der Anteil der IT-Ausgaben somit auf etwa 1,8 Prozent, so die Einschätzung der Studie. mk

Prof. Dr. Radu Popescu-Zeletin fasst in seinem Vorwort zur Studie diese Situation in folgende Worte: „Die Konsolidierung der öffentlichen IT ist eine der größten aber auch komplexesten Zukunftsaufgaben der deutschen Verwaltung. Sie betrifft Infrastrukturen und Technologien genauso wie Prozesse und Governance. Sie findet auf allen Ebenen und über Ressort- und Gebietskörperschaftsgrenzen hinweg statt. Und sie muss mehrdimensionale Optimierungsaufgaben lösen, indem sie zeitgleich technologische, betriebswirtschaftliche und politische Aspekte berücksichtigt. Dass es notwendig ist, hier aktiv zu werden, steht außer Frage. In Anbetracht des zunehmenden Fachkräftemangels – gerade im IT-Bereich –, der notwendigen Sanierung öffentlicher Haushalte und des intensiven globalen Standortwettbewerbs ist eine Konsolidierung der öffentlichen IT unumgänglich.“

Die Autoren der Studie wollen die Entscheidungsträger in den Verwaltungen bei der Bewältigung dieser schwierigen Herausforderungen unterstützen. Ihre Untersuchung soll einen Leitfaden liefern, der eine einfache und anschauliche Einführung in das Thema der IT-Konsolidierung bietet.

Theoretische Grundlagen werden kompakt erklärt, typische Vorgehensweisen sowie mögliche Erfolgs- und Misserfolgsfaktoren angeführt. Praxisbeispiele, die vom langjährigen Fokus-Kooperationspartner Dataport bereitgestellt wurden, ergänzen den theoretischen Unterbau des Themen-Leitfadens.

Die Publikation richtet sich vor allem an Entscheider in Politik und Verwaltung und soll Ländern, Kommunen und involvierten Unternehmen als Orientierungshilfe beim Prozess der IT-Konsolidierung dienen.

Angesichts der beschriebenen Herausforderungen der Verwaltungen halten die Autoren fest: „Hauptziel ist es, Kosteneinsparungen (Effizienzsteigerung) und Steigerungen der IT-Leistungsqualität (Effektivitätssteigerung) zu erreichen. Nebenziele sind die Verbesserung der Transparenz und der Flexibilität sowie eine Vereinfachung der IT-Strukturen. Im Rahmen der IT-Konsolidierung werden IT-Infrastrukturen, -Komponenten und -Lösungen sowie Datenbestände vereinheitlicht und zusammengeführt. Hierbei ergeben sich zudem Größen und Verbundeffekte, die letztlich zu Effizienz- oder Effektivitätssteigerungen führen.“

(ID:42821470)

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