Miteinander reden führt zum Erfolg

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Erste Erfolge können hier bereits relativ schnell, durch kurzfristige Maßnahmen erzielt werden. Dazu die Studie: „Im Rahmen von Quick Wins können relativ kurzfristig Einsparungen bei der IT erreicht werden, ohne strategische Aktivitäten einzuschränken.“

So könnten neben den Einsparungen bei Lizenzkosten (insbesondere durch Mengeneffekte) durch einen einheitlichen Releasestand (zum Beispiel behördenweite Nutzung einheitlicher Bürosoftwarepakete) die Aufwände beim Helpdesk und beim Betrieb reduziert werden. Ähnliches gelte für eine Lieferantenkonsolidierung. Indem hier Leistungen gebündelt oder über Rahmenverträge beschafft würden, ließen sich durch den Einkauf größerer Mengen Volumeneffekte erzielen.

In diesen Bereich gehörten auch interkommunale Kooperationen oder der Bezug von Waren und Dienstleistungen über einen gemeinsamen Dienstleister. Bereits das gemeinsame Vorhalten einer Fachexpertise – etwa beim Datenschutz – könne bereits positive Effekte erzeugen. Auch verweisen die Autoren darauf, das bei Lizenzmanagement und gemeinsamer Beschaffung gerade in der jüngeren Vergangenheit viele Verwaltungen in der jüngeren Vergangenheit bereits große Erfolge erzielt hätten.

Infrastrukturen und Applikationen

Weitere Effizienzgewinne lassen sich nach Meinung der Autoren auf Infrastruktur- und Applikationsebene realisieren. Wesentliche Mittel zur Konsolidierung auf Infrastrukturebene sind die Homogenisierung der grundlegenden Hard- und Software-Komponenten und die Zusammenführung und Bündelung von Aufgaben.

Zur Applikationsebene merken die Verfasser unter anderem an: „Auf der Applikationsebene ist zwischen Standard- und Individualsoftware zu unterscheiden. Erstere kann in vielen Fällen problemlos auf zentrale Plattformen migriert werden. So können durch den zentralen Betrieb von standardisierten IT-Lösungen für Querschnitts- (etwa Personalabrechnung) oder Basisdienste (zum Beispiel Dokumentenmanagement), die von vielen Fachbereichen, Ämtern und Einrichtungen benötigt werden, Kosten eingespart werden. Zudem ist hier das Potenzial, diese als SaaS (oder Cloud beziehungsweise mobilen Service) zu nutzen, besonders hoch.“ Zudem sei zu prüfen, ob Instanzen reduziert werden können, da eine Individualsoftware durch Kosten für die Erstellung, Erweiterungen und Anpassungen oft teurer sei.

Handlungsempfehlungen

Soll das Projekt einer IT-Konsolidierung zum Erfolg führen, dann sei – wie die Autoren betonen – insbesondere die Schaffung passender Abstimmungs- und Entscheidungsstrukturen wichtig.

„Eine effektive Abstimmung der gemeinsamen IT-Planung erfordert dabei eine Einbindung der Verwaltungsspitzen und eine Unterstützung der politischen Entscheidungsträger. Dadurch können Themen besser nach außen vertreten oder innerhalb der Verwaltung Abstimmungsprozesse zusammengeführt und später durchgesetzt werden“, formulieren die Verfasser.

Die Einbindung höherer Ebenen ermögliche dabei das Setzen rechtlich-organisatorischer Vorgaben, die durch ihre klärende und verbindliche Wirkung wiederum Diskussionen zwischen den Verwaltungen reduzieren würden. Idealerweise sollten die Entscheidungsträger in diesen Gremien auch mit weitestgehend zentralisierten IT-Budgets arbeiten können, sodass der Umsetzung zumindest aus dieser Richtung weniger Hürden im Weg stünden.

Und gerade bei der Migration bestehender Lösungen müssten zudem die unterschiedlichen Bedarfszeitpunkte für die Ablösungen der Hard- oder Softwareprodukte betrachtet werden, um Kooperationsmöglichkeiten frühzeitig erkennen zu können. Eine solche rechtzeitige und verbindliche Abstimmung sollte es ermöglichen, trotz unterschiedlicher Dringlichkeiten eine gemeinsame Lösung anpeilen zu können.

Eine länderübergreifende Abstimmung zu IT-Fragen habe zudem für kleinere Länder den Vorteil, dass sie ihren Einfluss in den Steuerungsgremien auf Bundesebene (zum Beispiel IT-Planungsrat) stärken können. Eine starke Positionierung der Entscheidungsträger innerhalb der Verwaltung sei zudem wichtig, um Verwaltungsprozesse standardisieren zu können. Standardisierte Verwaltungsprozesse erlauben eine optimale Unterstützung von Verwaltungstätigkeiten mit einheitlichen, hochperformanten IT-Systemen bei geringen Pflegeaufwänden.

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