Best Practice: eVergabe des Bundes IT-Fachverfahren ohne Engpässe weiterentwickeln

Verantwortliche für IT-Fachverfahren stehen vor einer großen Herausforderung: Sie müssen die Lauffähigkeit durch kontinuierliche Pflege und Weiterentwicklung aufrechterhalten sowie Gesetzesänderungen und Ad-hoc-Anforderungen fristgerecht umsetzen. Gleichzeitig stehen die Spezialisten für die Aufbereitung der Fachlichkeit nur sehr eingeschränkt zur Verfügung. Nicht zuletzt erwarten die Benutzer eine maßgeschneiderte Anwendung. In diesem Spannungsfeld kommt dem Anforderungsmanagement eine entscheidende Bedeutung zu.

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Die Weiterentwicklung von komplexen IT-Fachverfahren steht in der Öffentlichen Verwaltung häufig unter dem Druck, eine Vielzahl von hoch priorisierten Anforderungen kurzfristig in hoher Qualität umzusetzen. Wenn Änderungen von relevanten Gesetzen und Verordnungen anstehen, verschärft sich die Situation. Die eingeschränkte Verfügbarkeit von fachlichen Ansprechpartnern führt dabei zwangsläufig zu Engpässen in der Software-Entwicklung, wodurch notwendige Modernisierungsmaßnahmen immer wieder verschoben werden müssen. Unter diesen Umständen erscheint ein proaktives Vorgehen kaum möglich.

Irgendwann heißt es, die Software sei „historisch gewachsen“. Da sich die Umstände kaum ändern lassen, stellt sich die Frage: Wie kann man den spärlich vorhandenen Handlungsspielraum optimal nutzen, um einem „Wildwuchs“ in der Software-Lösung wirksam zu begegnen?

Schlüsselrolle

Eine erfolgreiche Software-­Entwicklung benötigt auf den ersten Blick ein kompetentes Projektmanagement und ein qualifiziertes Entwickler- bzw. Testteam. Wenn es um die Umsetzung komplexer fachlicher Anforderungen mit vielen Beteiligten geht, kommt dem Requirements Engineer eine weitere Schlüsselrolle zu.

Ein Requirements Engineer arbeitet an der Kommunikationsschnittstelle zwischen der Fachseite und der Software-Entwicklung. Seine Aufgabe ist, ein gemeinsames Verständnis der Stakeholder über die Anforderungen an ein IT-System zu erzielen. In dieser Rolle kann er die Fachseite des Auftraggebers maßgeblich entlasten. Er ist von der Erhebung der fachlichen Anforderungen bis zur Begleitung der technischen Umsetzung und des Veränderungsprozesses am gesamten Software-Lebenszyklus beteiligt.

Mit einem systematischen und disziplinierten Requirements Engineering werden Fehler in der Anforderungsspezifikation frühzeitig erkannt. Damit kann das Risiko einer Fehlentwicklung verbunden mit höheren Projektkosten erheblich reduziert werden. In Deutschland hat sich IREB (International Requirements Engineering Board) als Methoden-Standard für Requirements Engineering etabliert. IREB stellt einem Requirements Engineer Praktiken bereit, die sich unabhängig von den gängigen Vorgehensmodellen der Software-Entwicklung einsetzen lassen.

Die Weiterentwicklung der eVergabe des Bundes

Das nachstehende Modernisierungsprojekt der eVergabe zeigt, wie sich der Einsatz von Requirements Engineering nach IREB auf den Projekterfolg ausgewirkt hat.

Das Beschaffungsamt des Bundesinnenministeriums blickt auf umfangreiche Erfahrungen in der Weiterentwicklung von IT-Fachverfahren zurück. Als langjähriger Betreiber der eVergabe ist das Beschaffungsamt mit der software-seitigen Umsetzung komplexer Fachlichkeit aus der Gesetzgebung bestens vertraut. Die Vergabeplattform des Bundes wird von einem breiten Publikum genutzt. Derzeit sind mehr als 800 Vergabestellen und über 30.000 Benutzer aus der freien Wirtschaft an der eVergabe registriert. In jüngster Vergangenheit standen diverse Modernisierungen auf dem Programm. Parallel dazu machte eine große Vergaberechtsreform umfangreiche Anpassungen an der Plattform notwendig.

Die adesso AG unterstützt das Beschaffungsamt als IT-Dienstleister bei der Pflege und Weiterentwicklung der eVergabe und nimmt dabei auch die Aufgaben des Requirements Engineerings wahr. Diese Disziplin hat sich als originärer Bestandteil des gesamten Entwicklungsprozesses in der eVergabe etabliert und trägt entscheidend zum Projekterfolg bei. Dazu gehört auch, dass das ­Requirements Engineering nicht „nebenbei“ erledigt wird, sondern explizit von IREB-zertifizierten Experten besetzt ist. Im Modernisierungsbeispiel der eVergabe hat der neue webbasierte Angebotsassistent (AnA-Web) den bisherigen Software-Client abgelöst.

Mit dem Angebotsassistenten konnten Unternehmen bereits zuvor an einer Ausschreibung der eVergabe teilnehmen. Die bisherige Government-to-Business-Anwendung war jedoch in die Jahre gekommen und sollte auf eine neue technologische Basis gestellt werden. AnA-Web sollte in dem Zuge vollständig in das Vergabe-Portal integriert und die Benutzer schlank durch den gesamten Ausschreibungsprozess geführt werden. Zugleich galt es, die sensiblen Anforderungen an das Vergaberecht, den Datenschutz und die Datensicherheit einzuhalten.

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