Software optimiert Verwaltungsmanagement Integrierte Aktenlösungen für ein besseres Arbeiten

Mit der Datensicherung ins Tagesgeschäft hineingeraten – bei dem Gedanken sträuben sich jedem IT-Administrator die Nackenhaare. Auch Jens Nebenführ kennt solche Situationen: Als Sachgebietsleiter IT kümmert er sich in der Verwaltung des Main-Kinzig Kreises um Datenbanken und Dokumentstrukturen.

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Damit die File-Landschaft auch künftig administrierbar bleibt, ist beim Landkreis seit November 2008 das Dokumentenmanagement- und Archivierungssystems d.3 im Einsatz, implementiert von der codia Software GmbH.

Den Main-Kinzig-Kreis gibt es seit der Gebietsreform 1974. Zusammengefügt aus den ehemaligen Altkreisen Hanau, Gelnhausen und Schlüchtern sowie der Stadt Hanau, beheimatet er auf einer Gesamtfläche von rund 1.400 Quadratkilometern über 400.000 Einwohner und ist damit der bevölkerungsreichste Landkreis Hessens – und gleichzeitig nach der EU-Erweiterung 2007 die geografische Mitte der Europäischen Union.

Von der bewegten Geschichte der Region zeugen zahlreiche Bauwerke. So stehen in Gelnhausen die Reste der Kaiserpfalz, die Kaiser Friedrich I. Barbarossa 1170 bauen ließ. Hier fand im April 1180 ein bedeutender Reichstag statt, auf dem die Besitzungen und Ländereien von Heinrich dem Löwen neu aufgeteilt wurden – ein historischer Akt, der bis in das heutige Europa hinein wirkt. Einige historische Schriftstücke dazu sind noch erhalten, ein Staubkorn indes angesichts der Dokumentenmenge, die es in Gelnhausen heute zu verwalten gilt.

Keinen Steinwurf von der Burgruine entfernt liegt das neue zentrale Landratsamt des Kreises. Allein die Bauverwaltung, wo Liegenschaftsunterlagen bis zu 99 Jahren aufgehoben werden müssen, bearbeitet rund 4.000 Fälle pro Jahr. Als 2005 die Hauptverwaltungsstellen Schlüchtern und Hanau aufgelöst und in Gelnhausen konsolidiert wurden, galt es, in der neuen Zentrale mehr als drei Kilometer Akten zu verstauen.

„Da ist auch ein Neubau mit großen Archivräumen rasch voll. Für uns war dies ausschlaggebend für den Umstieg auf eine elektronische Dokumentenverwaltung“, sagt Nebenführ.

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