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DMS folgte auf Konsolidierung der IT

Hinzu kam, dass auch in der bereits digitalen Welt die Dokumentstrukturen mit den Jahren stark gewachsen waren. Jedes Schriftstück wurde auf den File Servern abgelegt und zahlreiche Duplikate entstanden. Auch für die Beschäftigten der Kreisverwaltung wurde das Suchen und Finden bestimmter Informationen unter diesen Umständen immer aufwendiger.

Mit der Konsolidierung aller Ämter und Referate im Main-Kinzig-Forum in Gelnhausen (einzig die Sozialämter blieben vor Ort) wurden die Filestrukturen der alten Standorte übernommen und die Unübersichtlichkeit stieg noch einmal.

Seit Anfang 2009 kommt die IT-Abteilung diesen Missständen durch Nutzen des d.3-Systems bei. Den Zuschlag zur Einrichtung der Lösung hatte Ende 2008 die codia Software GmbH erhalten, competence center eGovernment der d.velop AG, eines der technisch führenden Hersteller von Software für Dokumentenmanagement, elektronische Archivierung und Workflow. Seit Mai 2009 ist die codia Bauakte im Bauordnungsamt im Betrieb.

Integrationen in ProBAUG und Fachverfahren Kfz 21

Die Bauakten legen die Mitarbeiter zunächst in der Fachanwendung ProBAUG an – zu der codia eine praxiserprobte Schnittstelle mitliefert – anschließend werden die Dokumente zu den Akten erfasst, das heißt, in d.3 gescannt oder aus ProBAUG erzeugt. Als erstes kamen alle laufenden Fälle an die Reihe.

Typische Dokumente, die nur noch digital aufgehoben werden und Teil der codia Bauakte werden, sind Anträge, Stellungnahmen der beteiligten Fachbehörden für Naturschutz/Wasser sowie Architektenpläne.

„Nur noch einen Bruchteil heben wir in Papierform auf, darunter Stellungnahmen von Nachbarn oder Baugenehmigungen. So ist der Teil der Bauakte, der in den Keller muss, heute minimal“, erklärt Roswitha Stumpe. Sie ist „lokale Verfahrensbetreuerin“ im Bereich Bau – so nennen sich Freigestellte in der Fachabteilung, die sich ausschließlich um die Einführung neuer und die Betreuung bestehender Software-Systeme kümmern.

Beim DMS heißt das: Die IT stellt serverseitig die Plattform zur Verfügung und vor Ort kümmert sich der Verfahrensbetreuer in enger Absprache mit dem Systempartner codia um die Einrichtung des Systems, der Scan-Arbeitsplätze sowie die Verknüpfung mit dem Fachverfahren.

Nach der Bauverwaltung startete die Anbindung der Verkehrsabteilung; hier integriert codia die d.3-Lösung in das Kfz-Zulassungsverfahren Kfz 21. Diese Anwendung der ekom21 nutzt der Landkreis seit September 2008; für die codia-Experten also eine Premiere und gleichzeitig Erweiterung: Nach Schnittstellen zu den Kfz-Systemen IKOL-Kfz, OK.Vorfahrt, Steria Mummert ZW/Expert und UVN Kfz bindet der Systemintegrator mit Kfz 21 nun eine weitere Fachanwendung an d.3 an. Ende Juli 2009 wird der Prototyp installiert, anschließend geht es in den Testbetrieb.

In beiden Abteilungen – Bau und Kfz – werden insgesamt über 100 Beschäftigte mit d.3 Akten anlegen, Dokumente erzeugen, recherchieren und revisionssicher archivieren – immer mit der jeweiligen Fachanwendung als führender Oberfläche, sodass sich für die Nutzer in ihrer täglichen Arbeitsweise so wenig wie möglich ändert.

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