Best Practice: Gemeinde Langenargen Elektronischer Rechnungsworkflow als Leuchtturmprojekt

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Just go with the flow – im Falle der Gemeinde Langenargen mit dem elektronischen Rechnungsworkflow. Seit Februar 2022 arbeitet die Finanzverwaltung hier mit einem neuen System. Was bedeutet das für die Mitarbeitenden und wie hat sich ihre Arbeit seither verändert?

Für den Leiter der Finanzverwaltung der baden-württembergischen Gemeinde Langenargen sind motivierte und engagierte Mitarbeiter der Schlüssel für den Erfolg eines Digitalisierungsprojekts. Darin sieht Daniel Kowollik auch die ausschlaggebenden Faktoren der reibungslosen Einführung des elektronischen Rechnungsworkflows in der Gemeinde: „Wir haben ein innovatives Team, das offen ist für neue Dinge“, erläutert der Kämmerer. „Wir hatten das Glück, dass sich die beiden federführenden Mitarbeiterinnen voll mit dem Thema identifizieren konnten und den Prozess sehr engagiert vorangetrieben haben.“ Seit einem Jahr können die rund 40 Anwender deshalb alle Eingangsrechnungen komplett digital bearbeiten. Die Rückmeldungen aus allen Bereichen sind äußerst positiv und „auch die nicht so IT-affinen Mitarbeitenden haben mitgezogen“, zeigt sich Daniel Kowollik zufrieden.

Die Gemeinde Langenargen im östlichen Bodenseekreis gehört damit zu einer Reihe von Kommunen, die als Kunden des in Baden-Württemberg tätigen IT-Dienstleisters Komm.One (AöR) aktuell den elektronischen Rechnungsworkflow von Axians Infoma einsetzen.

Bereits 2018 – also zwei Jahre vor der gesetzlichen Verpflichtung in Baden-Württemberg – wechselte Langenargen auf das doppische Finanzwesen Infoma newsystem. Die volle Integration des Rechnungsworkflows in das Verfahren war daher eines der maßgeblichen Kriterien bei der Entscheidung. So erhofften sich die Verantwortlichen vor allem, Durchlaufzeiten zu beschleunigen sowie mehr Transparenz beim Zugriff auf die Belege zu schaffen – und somit auch weniger Mahnschreiben. „Beim bisherigen papierbezogenen Ablauf kam es vor, dass wir nicht nachvollziehen konnten, wo sich ein Beleg im Haus befindet“, erinnert sich Daniel Kowollik. „Diese Problematik gibt es mittlerweile nicht mehr, da wir uns jederzeit aus dem System heraus die Belege anzeigen lassen und auf Nachfragen sofort reagieren können. Das heißt, wenn es notwendig ist, können wir konkret eingreifen und den Prozess beschleunigen. Die Zahl der Mahnungen ist auf diese Weise signifikant zurückgegangen.“ Insgesamt haben sich die Durchlaufzeiten im Schnitt auf wenige Tage reduziert. Teilweise kann sogar am Tag des Rechnungseingangs ausgezahlt werden.

In dieser Schnelligkeit liegt für den Kämmerer einer der großen Vorteile der digitalen Rechnungsbearbeitung. Aber auch die bedarfsgerechte Abbildung des mehrstufigen dezentralen Bewirtschaftungsprozesses spricht für die Lösung. „Wir haben zwar nur 7.500 Einwohner, aber aufgrund des Fremdenverkehrs mit jährlich rund 230.000 Übernachtungen eine besondere Struktur, die sicherlich einer doppelt so großen Gemeinde entspricht“, erklärt Daniel Kowollik. „Für uns war diese Komplexität die größte Herausforderung, das heißt zum einen den Prozess exakt zu definieren und zum anderen das Ganze im System entsprechend zu konfigurieren.“

Nach Meinung aller Beteiligten ist das gelungen. Nach und nach wurden alle Vorgänge durchleuchtet, diverse Altlasten aufgeräumt und die entsprechenden Korrekturen und Optimierungen vorgenommen. „Dafür mussten wir allerdings unsere Verwaltung auf links drehen“, erklärt Daniel Kowollik, „können jetzt aber auch ganz klar sagen, dass wir für die Zukunft bestens aufgestellt sind.“

Für den Leiter der Finanzverwaltung ist die Umsetzung des elektronischen Rechnungsworkflows ein Leuchtturmprojekt einer gelungenen Digitalisierung, das mittlerweile auch in den benachbarten Gemeinden positiven Anklang gefunden hat. Überhaupt ist die weitere Digitalisierung in seinen Augen unbedingte Voraussetzung und Chance, um trotz Personalmangel die stetig steigende Aufgabenvielfalt bewältigen zu können. Deshalb steht auf seiner Planungsliste mit den Themen Ausgangsrechnungen und elektronischer Freigabeworkflow auch schon das nächste konkrete Vorhaben: „Unsere kurzfristige Perspektive ist es, alle Dokumente aus Infoma newsystem digital freigeben zu können und damit einen weiteren großen Schritt in Richtung vollständig medienbruchfreier Prozesse in der Finanzverwaltung zu machen.“ Dazu gehört für ihn auch der digitale Gewerbesteuerbescheid für die Übermittlung von Informationen und Bescheiden rund um die Gewerbesteuer.

Daniel Kowollik ist davon überzeugt, dass auch diese Projekte mit Erfolg realisiert werden: „Wenn man auf gute Fachkräfte zugreifen kann, die der Digitalisierung positiv gegenüberstehen, ist das an der Qualität der Projektumsetzung zu merken. Wir haben diese guten Mitarbeiter. Steht dann noch der richtige Partner zur Verfügung, werden sehr gute Ergebnisse erzielt.“

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