Eine echte Option Einsatzmöglichkeiten des E‑Postbriefs in Behörden

Taugt der E-Postbrief zum Einsatz in Behörden und Verwaltungen? Immerhin hat die Öffentliche Hand besondere Anforderungen. Vor einem Einsatz müssen nicht nur Sicherheitsfragen zufriedenstellend geklärt sein. Auch juristische Fragestellungen – etwa zur Schriftformerfordernis – müssen eindeutig beantwortet werden.

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Über diese und weitere juristische Fragestellungen sprach eGovernment Computing mit Dr. Sönke E. Schulz vom Lorenz-von-Stein-Institut der Universität Kiel.

Herr Dr. Schulz, warum ist der E-Postbrief ein Fortschritt für die eGovernment-Strategien der Öffentlichen Verwaltung?

Schulz: Das eGovernment-Angebot krankt vor allem an der fehlenden Möglichkeit, über die „einfache“ eMail rechtssicher zu kommunizieren. Die Verwaltung ist darauf angewiesen, dass sie Antragsteller sicher identifizieren kann, dass Formulare dauerhaft nachweisbar ausgefüllt und Schriftformerfordernisse erfüllt werden sowie Beweis über den Zugang erbracht werden kann.

Mangels gesetzlicher Vorgaben bestimmt sich der Einsatz elektronischer Kommunikation überwiegend aufgrund von Rechtsprechung. Da dabei immer ein Bezug auf die tatsächlich eingesetzten Systeme vorhanden ist, bedeutet dies auch einen beständigen Wandel.

Bis heute konnte kein Grad an Rechtssicherheit erreicht werden, der die Verwaltungen in größerer Zahl dazu angehalten hätte, auf die elektronische Kommunikation umzustellen. Um diese dennoch zu ­ermöglichen, finden sich in T­eilbereichen „Übergangslösungen“, zum Beispiel der Rückgriff auf das Telefax oder die Kommunikation über Verwaltungsportale.

Der E-Postbrief stellt hingegen eine übergreifende Infrastruktur zur Verfügung, der man sich einfach bedienen kann und die die besonderen Anforderungen der Öffentlichen Verwaltung abbildet.

Insbesondere der E-Postbrief mit klassischer Zustellung, also der hybride Brief, bietet zudem weiteren Mehrwert: Einerseits lassen sich bereits heute – ohne gesetzliche Anpassung – die meisten gesetzlichen Schriftformerfordernisse erfüllen.

Andererseits werden auch mittelfristig weiterhin Verwaltungsadressaten „nicht-elektronisch“ mit der Verwaltung kommunizieren wollen.

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