Bayerischer Landtag Effektive Verwaltungsarbeit mit der eAkte

Der Bayerische Landtag steigt auf elektronische Akten um. Durch die Einführung der eAkte sollen die Bearbeitungsprozesse deutlich papierreduzierter ablaufen und insgesamt beschleunigt werden. Materna hat das Parlament bei der Konzeption und Einführung unterstützt sowie das passende Produkt auf SharePoint-Basis geliefert.

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Der Bayerische Landtag ist das Parlament des Freistaates Bayern. Zentrale Aufgaben des Landtags sind die Regierungsbildung, die Gesetzgebung und die Kontrolle der Staatsregierung. Damit die 180 Abgeordneten ihre Aufgaben erfüllen können, erhalten sie Unterstützung vom Landtagsamt. 200 Mitarbeiter liefern dem Parlament IT-gestützte Dienstleistungen.

2013 wurde im Landtagsamt ein Projekt zur Einführung elektronischer Akten gestartet, um behördenintern effizienter arbeiten zu können. In einer ersten Pilotphase führte die Behörde das eAkte-Basispaket von Materna in der Registratur und in einem Teil der Zentralabteilung ein. Anfang des Jahres 2016 ging sie dann in den Regelbetrieb über.

Das Ziel des Landtagsamtes war, auf einen Nachweis aller Dokumente, die in der Akte enthalten sind, elektronisch zugreifen zu können, um die papierlastigen Bearbeitungsprozesse zu minimieren. Langfristig wollen die IT-Dienstleister des Landtages die Papierakte so weit ablösen, dass sie nur noch in Ausnahmefällen angelegt wird.

Paradigmenwechsel

Geht über die zentrale Stelle in der Registratur ein Dokument ein, muss es zur vollständigen Bearbeitung an verschiedene Mitarbeiter weitergeleitet werden. Auch Anfragen, die den Bayerischen Landtag per eMail erreichen, sollen künftig elektronisch bearbeitet und beantwortet werden können. Ursprünglich wurden eingehende eMail-Eingänge registriert, ausgedruckt und an den jeweiligen Sachbearbeiter durch die Hauspost zugestellt.

Mit der Lösung zur elektronischen Aktenführung können diese Prozesse nun in digitaler Form medienbruchfrei und schneller abgewickelt werden. Statt auf den Papierlauf zu warten, informiert das System die Mitarbeiter automatisch über neue Eingänge, sodass sie direkt aus der eMail heraus auf die im System hinterlegten Dokumente zugreifen können. Mitarbeiter der verschiedenen Ebenen können alle Dokumente und zugehörige Daten aus ihrer gewohnten Anwendungsoberfläche elektronisch einsehen, bearbeiten, strukturiert ablegen und für die weitere Bearbeitung bereitstellen.

Damit ist ein für die Behörde entscheidender Schritt erreicht: Mitarbeiter können zentral eingehende Dokumente nun wesentlich schneller bearbeiten. Um Medienbrüche zu vermeiden, sollen in einer weiteren Ausbaustufe über das eAkte-System auch einfache Workflows, zum Beispiel Prozesse zur Kenntnisnahme, abgebildet werden.

In der Pilotgruppe erreichte die elektronische Akte schnell eine hohe Akzeptanz. Nach nur drei Tagen waren die Mitarbeiter in der Registratur bereits überzeugt, dass sie bestens unterstützt werden.

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