Registermodernisierung Die richtigen Register ziehen

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An der Modernisierung ihrer Register führt in der Öffentlichen Verwaltung kein Weg vorbei. Nur über die Vernetzung der Register ist es möglich, aktiv Prozesse zu initiieren und so Zug um Zug schlanke, behördenübergreifende Verfahren in der Verwaltung zu etablieren. Doch bis dahin ist noch ein weiter Weg. Patrick Spahn, Senior Account Manager im Geschäftsbereich Public Sector bei Materna und dort für Register zuständig, beschreibt im Interview Meilensteine, aber auch Hindernisse auf diesem Weg.

Herr Spahn, im April 2021 ist das Registermodernisierungsgesetz in Kraft getreten. Wie sieht die Zielsetzung dieser ­Modernisierung aus?

Spahn: Ziel dieser Modernisierung ist es, über vernetzte Register den Datenschatz in der Verwaltung zu heben sowie gemäß dem Once-­Only-Prinzip effizientere und bürgerfreundlichere Verfahren in Gang zu setzen. In dieser Form umgesetzt, werden zuvor in Registern gespeicherte Angaben und Nachweise behördenübergreifend nutzbar sein.

Können Sie dies an einem Beispiel verdeutlichen?

Spahn: Nehmen wir als Beispiel die Geburt eines Kindes, die heute noch eine Vielzahl an Verwaltungsakten nach sich zieht: Anmelden des Kindes beim Standesamt, Beantragung der Familienversicherung, Beantragung von Eltern- und Kindergeld, Antrag auf Mutterschaftsgeld, Benachrichtigung des Arbeitgebers usw.

All dies muss heute noch mühsam und mehrfach in Formulare für die unterschiedlichen Behörden eingetragen werden. Dies alles könnte künftig via Bürger-Portal nach Eingabe der Steueridentifikationsnummer im Hintergrund ablaufen, indem automatisch auf die Register der involvierten Behörden und die dort hinterlegten Daten verzweigt wird, sodass die Eltern keine Daten mehr mehrfach eingeben müssen.

Verwaltungsseitig müssen dann diese Daten auch nur einmal innerhalb einer Behörde hinterlegt und bearbeitet werden.

Wie hoch ist das Potenzial für Bürger und Wirtschaft, das in der Modernisierung der Register durch eine Vernetzung steckt?

Spahn: Bitkom Research hat dieses Potenzial im Rahmen einer Studie hinterfragt. Danach dauert der Gang zur Behörde durchschnittlich rund zweieinhalb Stunden, wovon aber nur ein Fünftel, also eine halbe Stunde, auf die eigentliche Bearbeitung des Anliegens entfällt. Dies macht deutlich, welches Vereinfachungspotenzial die Registermodernisierung für Bürger und Wirtschaft in sich birgt.

Auch die Öffentliche Verwaltung wird entlastet, wenn künftig die Behörden anstatt auf Papier auf durchgängige digitale Prozesse ­setzen, entlang denen Bearbeiter nur noch bei komplexen Fällen eingreifen müssen. Denn natürlich profitiert auch die Verwaltung von weniger komplexen Prozessen, was hier zudem künftig dem Fachkräftemangel entgegenwirken könnte. Welches Potenzial für beide Seiten – Bürger/Wirtschaft und Verwaltung – durch digitale Transformation sowie vernetzte Register für effizientere Verfahren steckt, wird zudem am Beispiel „Zensus“ ­deutlich.

Der Staat könnte durch eine ausschließlich registerbasierende Durchführung 87 Prozent der Kosten einsparen. Durch die zusätzlich schnellere Durchführbarkeit dieses Verfahrens, die auch den Vorgaben der EU entspricht, ließe sich der Zensus sogar jährlich durchführen.

In welchem Kontext stehen ­moderne Register und die Umsetzung des Onlinezugangs­gesetzes (OZG)?

Spahn: Moderne Register haben über die Unterstützung des OZG hinaus einen eigenen, hohen Stellenwert. Das Bundesministerium des Innern und für Heimat (BMI) dazu: Die Registermodernisierung ist der „Schub aus dem Backend für die Verwaltungsmodernisierung“. Das OZG zielt vor allem auf die digitale Beantragung einer ­Leistung ab, wirkt also im Front­end. Moderne Register sind da­rüber hinaus der Schlüssel zu einer ­integrierten, behördenübergreifend funktionierenden digitalen Verwaltung im Sinne einer digitalen Ende-zu-Ende-Prozessbearbeitung.

Mit welchen Registern sollte in der öffentlichen Verwaltung begonnen werden?

Spahn: Das Registermodernisierungsgesetz nennt insgesamt 51 Register. 18 davon sind „Top-Register“, die in der Verwaltung zuerst angepackt werden sollten. ­Diese 18 Register sind besonders wichtig für die Erfüllung des Onlinezugangsgesetzes und den Datenaustausch zwischen Behörden. Dazu sind Modernisierungsunterschiede zwischen Bund, Ländern und Kommunen zu überbrücken. Viele der 18 Register werden auf Bundesebene bereits elektronisch geführt. Darunter regiert für den Austausch mit der Landesebene und der kommunalen Ebene bisher auf beiden Seiten – Bürger/Wirtschaft und Behörden – die umständliche Papierform. Für eine durchgehende Vernetzung der Register, sowohl technisch und architektonisch als auch rechtlich, braucht es wiederum Standards, die mehrheitlich erst noch entwickelt werden müssen.

Hier sind alle Akteure gefordert, verbindliche Standards insbesondere zur Vernetzung der Register mit anderen Verwaltungsverfahren zu entwickeln.

Eine besondere Rolle für den Aufbau der technischen Grundlagen kommt dem Bundesverwaltungsamt (BVA) als Registermodernisierungsbehörde zu, dem Materna beratend und umsetzend zur Seite steht, bis hin zur Mitentwicklung von Standards.

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