„Bereitschaft für das Neue wecken“ Die eAkte und der Faktor Mensch

Im Interview erklärt Wolfram Pfeffer von Lexmark, wieso die Einführung der eAkte sinnvoll ist – und worauf Behörden bei der Umsetzung achten sollten.

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Die eAkte ist elementarer Bestandteil von eGovernment. Dennoch zögern die Behörden bei deren Implementierung. Warum?

Pfeffer: Die Einführung der ­eAkte ist für viele Behörden ein zweischneidiges Schwert. Einerseits bietet die Digitalisierung Vorteile bezüglich Effizienz und Sicherheit, andererseits ist der Weg bis zur kompletten Implementierung lang und herausfordernd. Als wesentliche Bedenken sind unter anderem die erforderlichen Investiti­onen als auch die Komplexität zu nennen.

Die Digitale Verwaltung 2020 und das E-Government-Gesetz (EGovG) verlangen weitreichende und ­kostenintensive Digitalisierungsmaßnahmen auf allen Ebenen der Öffentlichen Hand. Hierdurch werden die ohnehin knappen Kassen zusätzlich strapaziert.

Da die Implementierung nahezu alle Prozesse und Fachverfahren innerhalb der Behörden tangiert, sind eine detaillierte Planung und ein professionelles Projektmanagement unumgänglich. Daher wurden in den vergangenen Monaten vermehrt Beratungsmandate ausgeschrieben – was aus meiner Sicht ein durchaus sinnvoller Ansatz ist.

Welche – auch kurzfristigen – Vorteile kann die eAkte einer kommunalen Behörde verschaffen?

Pfeffer: Ein klassisches Anwendungsbeispiel ist der Verteilungsvorgang der täglichen Eingangspost. Hier finden sich manuelle, papierbasierte Prozesse, die sehr zeit- und ressourcenintensiv sind und stets ein gewisses Fehlerrisiko­ bergen.

Durch die Implementierung einer sogenannten ePoststelle kann der Eingang von Papierdokumenten (zum Beispiel Formulare und Anträge) und elektronischen Post­eingängen (etwa eMail-­Anhängen) automatisiert werden. Die ePoststelle liest alle verwaltungsrelevanten Informationen aus Dokumenten aus, klassifiziert die Dokumente und übermittelt sie automatisch an Fachverfahren, Referatspostfächer oder elektronische Akten und Vorgänge. Die Erfassung der Papier­dokumente kann dabei zentral in einer Poststelle (Hochleistungs-Scanner) oder dezentral in einem Referat (Multifunktionsgerät) erfolgen. Das heißt, Behörden können auf eine bereits bestehende IT-Infrastruktur zum Digitalisieren von Dokumenten aufbauen.

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