Die eAkte und der Faktor Mensch

Anbieter zum Thema

Kodak Alaris Germany GmbH

cit GmbH

GISA GmbH

Xerox GmbH

Lexmark Deutschland GmbH

Zur Archivierung sollten die finalen Daten und Dokumente in ein langzeitspeicherfähiges Format wie etwa das spezielle PDF-Archiv­format PDF/A oder andere Spezial­formate konvertiert werden können. Damit ist im Rahmen der ­Verfahrensdokumentation auch ­jederzeit ein rechtsverwertbarer Nachweis möglich.

Für den Zeitraum der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist werden sie ­revisionssicher – das heißt wieder auffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar und fälschungssicher – aufbewahrt und nach Ablauf der Frist gemäß der gesetzlichen Vorgaben ausgesondert.

Worauf sollten Behörden achten, damit die Umstellung auf die eAkte halbwegs reibungslos abläuft?

Pfeffer: Hier ist der Faktor Mensch entscheidend und darf nicht vernachlässigt werden. Es gilt, auf allen Hierarchieebenen Bereitschaft für das Neue zu wecken, eine konkrete, umsetzbare Strategie festzulegen und diese so auszuführen, dass alle relevanten Mitarbeiter beteiligt werden.

Eine frühzeitige und großflächige Aufklärungsarbeit in der Behörde bereitet die Belegschaft zudem auf die Transformation an ihrem Standort vor, sodass sie dem Wandel von der analogen hin zur digitalen Arbeitsweise offen gegenübersteht. Trainings und Weiterbildungsinitiativen, die individuell dem Kenntnisstand der Belegschaft angepasst sind, fördern die Bereitschaft und kommen auch den Mitarbeitern selbst zugute.

Durch den demografischen Wandel werden viele Bedienstete zudem in den kommenden Jahren in den Ruhestand gehen und nicht ersetzt werden können. Dadurch kann für die verbleibenden Mitarbeiter ohne die Einführung automatisierter Prozesse ein erheblicher Mehraufwand entstehen, um die Arbeitslast aufzufangen.

Das Interview führte Susanne Ehneß.

Wolfram Pfeffer ist Director Large Account Sales bei der Lexmark Deutschland GmbH. Er betreut schwerpunktmäßig Großkunden und Projekte in den Bereichen Behörden und Gesundheitswesen.

(ID:43973822)