Die eAkte und der Faktor Mensch

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Wolfram Pfeffer, Director Large Account Sales bei der Lexmark Deutschland GmbH

Welche Tipps können Sie Behörden für die Erfassung und ­Archivierung von Papier­dokumenten geben?

Pfeffer: Für eine standardkonforme und normgerechte Verwaltungsarbeit sollte eine intelligente Erfassungslösung mit automatischer Klassifizierung implementiert werden, die ein Dokument bereits direkt beim Scannen korrekt zuordnet und in den entsprechenden Vorgang überführt.

So erkennt eine intelligente Erfassungslösung eine Rechnung und ordnet sie automatisch dem korrekten Prozess zu. Durch eine Extrahierung auf ­Zeilenebene werden bestimmte Daten in einer gescannten Rechnung automatisch erkannt, extrahiert und gegen das führende ERP-System (in der Regel SAP) validiert, sodass die Rechnung automatisch gebucht wird.

Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) beschreibt in zwei Richtlinien die technischen und organisatorischen Anforderungen für ersetzendes Scannen (TR RESISCAN 03138) und eine beweiswerterhaltende Langzeitarchivierung (TR ESOR 03125) – dem nächsten logischen Schritt nach dem ersetzenden Scannen.

Die von der Verwaltung genutzte Scan-Lösung benötigt die Möglichkeit einer digitalen Signierung, damit die Gültigkeit des Dokuments auch in ihrer digitalen Form erhalten bleibt. Dies betrifft insbesondere jene Anwendungen, in denen gesetzliche oder anders begründete Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten ­bestehen, die eine besondere Handhabung digitalisierter Dokumente nach sich ziehen, wenn das Original vernichtet werden soll.

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