Ganzheitliche Verwaltungsarbeit Die E-Akte von ELO und das neue ELO Meeting Premium

ELO Digital Office konnte 2022 bereits zum dritten Mal in Folge bei den Readers‘ Choice Awards in der Kategorie „E-Akte“ eine Silber-Auszeichnung gewinnen. Auch 2023 sind die Stuttgarter wieder nominiert und haben ihr Angebot für Behörden, öffentliche Verwaltungen, Städte und Kommunen noch einmal ausgebaut.

Neben der speziell auf die Bedürfnisse von Verwaltungen und Behörden ausgelegten ELO E-Akte bietet der ECM-Hersteller mit über 25 Jahren Erfahrung nun auch eine dedizierte Software für Sitzungsmanagement an. Mit der bewährten elektronischen Akte aus dem Hause ELO wird die Effizienz im Alltag gesteigert, gleichzeitig erfüllt sie alle gesetzlichen Anforderungen gemäß des E-Government-Gesetzes (EgovG) und des OZG. Ergänzend unterstützt das Sitzungsmanagement bei der Organisation, Planung, Umsetzung und Nachbereitung von Rats- und Verwaltungssitzungen.

Die E-Akte im Überblick

Viele Städte, Gemeinden und Verwaltungen weltweit arbeiten täglich mit ELO und vertrauen auf die digitale Vorgangsbearbeitung und die elektronische Aktenführung des ECM-Herstellers. Die ELO Software sorgt für Transparenz, stellt die Einhaltung von Richtlinien sicher und ermöglicht rechtssicheres Verwaltungshandeln. Sie bietet Anwendern jederzeit Zugriff auf alle benötigten Informationen und unterstützt die tägliche Arbeit mit praktischen Funktionen.

Die ELO E-Akte integriert sich perfekt in die vorhandenen Aktenstrukturen und die jeweilige Arbeitsumgebung. Anwender haben so die Möglichkeit, elektronische Akten nach bekannter Systematik zu bearbeiten und dabei alle Vorteile digitaler Arbeitsweisen zu nutzen. Dafür stehen unterschiedliche Vorlagen zur Verfügung. Hierzu zählen auch Best-Practices für Posteingangsszenarien, Vertrauensdienste oder projektbezogene E-Zusammenarbeit. So bleiben Vorgänge übersichtlich und Fristen bzw. Bearbeitungszeiten immer im Blick.

Dabei werden Archivierungsvorschriften selbstverständlich problemlos eingehalten und die Verwaltungsarbeit signifikant erleichtert. Gleichzeitig lassen sich die Abläufe optimieren und effizienter gestalten. Auch für die Mitarbeiter bringt der Umstieg viele Vorteile: Die nahtlose Integration in bestehende Systeme vereinfacht die Umstellung auf die elektronische Aktenführung mit ELO. Zudem ermöglicht die abteilungs- und standortübergreifende Verfügbarkeit einen stetigen Zugriff auf benötigte Dokumente sowie eine unmittelbare Auskunftsfähigkeit.

Sitzungsmanagement als sinnvolle Erweiterung

Vorstands- oder Ratssitzungen und Gremientagungen sind nicht vergleichbar mit „gewöhnlichen“ Meetings auf Abteilungs- oder Teamebene. Die Vorbereitung ist zeitintensiv, komplex und an zahlreiche Vorgaben gebunden. Daher hat ELO Digital Office mit ELO Meeting Premium das Komplettpaket für die Planung, Durchführung und Nachbereitung solcher formeller Sitzungen entwickelt. Speziell abgestimmte Tools und Funktionen helfen dabei, Sitzungen gut vorzubereiten und den strukturierten sowie übersichtlichen Ablauf zu gewährleisten. Hierbei werden rechtliche Vorgaben jederzeit eingehalten, bekannte Strukturen aus der bisherigen Sitzungsorganisation übernommen und digital abgebildet. ELO Meeting Premium passt sich durch Customizing ganz individuell an Verwaltungsbedürfnisse an. Mit einer Jahreskalenderfunktion können Termine langfristig geplant, Einladungen sowie Erinnerungen automatisiert verschickt und die Agenda gemeinsam mit allen Teilnehmern erstellt werden. Des Weiteren besteht die Möglichkeit, Zeitfenster einzuplanen, TOPs einzureichen, Notizen anzulegen und diese als „privat“ oder „öffentlich“ zu markieren. Während der Sitzung erfolgt die Protokollierung direkt im Tool, wodurch die Erstellung von Protokollen auf Knopfdruck funktioniert. Darüber hinaus können während einer Sitzung Abstimmungen durchgeführt und die Ergebnisse festgehalten werden.

Eine moderne und übersichtliche Sitzungs-App sorgt dafür, dass die Teilnehmer immer im Bilde sind – egal, ob im Büro, von unterwegs oder im Homeoffice. Auch die Sitzungsmappen sind überall verfügbar, fassen die zentralen Unterlagen digital zusammen und stellen sie dann den Teilnehmern bereit.

Im Zusammenspiel mit der Business Solution ELO Public Sector, der E-Akte aus dem Hause ELO, spielt ELO Meeting Premium seine Stärken voll aus: Medienbrüche werden damit vermieden und Papierberge reduziert – für eine zukunftssichere digitale Verwaltung.

Bitte stimmen Sie für uns bei den eGovernment Readers’ Choice Awards in der Kategorie „E-Akte“ ab.

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