Startschuss für den ersten produktiven Einsatz Das Bundesamt für Justiz als Masterpilot der E-Akte Bund

Das Jahr 2019 steht ganz im Zeichen der E-Akte Bund: Bereits im Dezember des letzten Jahres unterzeichnete der Präsident des Bundesamts für Justiz (BfJ) Heinz-Josef Friehe den ersten Vorgang in der E-Akte Bund. Das BfJ ist somit der Vorreiter im produktiven Betrieb der Anwendung.

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Dies ist eine ganz besondere Rolle, denn alle Erfahrungen, die das Bundesamt für Justiz (BfJ) als Masterpilot mit der E-Akte Bund macht, kommen den weiteren Pilotbehörden und damit allen nutzenden Behörden zugute. Das BfJ konnte keine vorhandenen Wege beschreiten, sondern begegnete den Herausforderungen der Einführung der E-Akte Bund als Pionier.

Das BfJ ist die zentrale Dienstleistungsbehörde der Justiz in Deutschland. Das Angebot umfasst vielfältige Bürger- und Informationsdienste. Einen Schwerpunkt bildet die Aufgabe als zentrale Kontakt- und Anlaufstelle für den europäischen und internationalen Rechtsverkehr. Ein weiterer Schwerpunkt ergibt sich aus der Zuständigkeit für das Bundeszentralregister und weitere Register.

Zugleich unterstützt das BfJ mit seinen Dienstleistungen das Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz (BMJV), dessen Geschäftsbereich sowie Gerichte und Justizbehörden im In- und Ausland.

Das BfJ brachte sich von Beginn an in die Entwicklung des zentralen E-Akte-Dienstes ein und stellte sich als Pilotbehörde zur Verfügung. Verantwortlich für das E-Akte-Einführungsprojekt ist die Stabsstelle "Elektronische Verwaltungsarbeit". Diese Projektgruppe ist unmittelbar bei der Hausleitung des BfJ angesiedelt.

Am 4. Dezember 2018 begann im BfJ die Pilotierungsphase. Im Rahmen des Pilotbetriebs führte die Bonner Bundesoberbehörde ihre internen Freigabevorgänge für IT-Beschaffungen ausschließlich elektronisch durch.

Martin Reska, Leiter der vorgenannten Projektgruppe im BfJ, sieht die eAkte-Einführung als einen echten Meilenstein auf dem Digitalisierungspfad seiner Behörde. Für diesen Meilenstein arbeiteten alle beteiligten Bereiche des Bundesamtes in enger Abstimmung zusammen. Während der gründlichen Vorbereitungszeit führte die Projektgruppe detaillierte Voruntersuchungen durch und erstellte eine Reihe von Grundlagenkonzepten.

Der Ablauf der Pilotierung zur Einführung der E-Akte

Zu Beginn des Einführungsprojekts ging das BfJ nach dem V-Modell XT vor. Nachdem das Bundesverwaltungsamt (BVA) das Vorgehensmodell zur Einführung der E-Akte Bund initiiert hatte, passte das BfJ sein Vorgehen entsprechend an und half mit seinen Erfahrungen auch bei der Weiterentwicklung des Vorgehensmodells selbst.

Bis zum Abschluss der Pilotierung, an deren Ende eine Abschlussdokumentation vorliegen und das BMI ein Abschlussgespräch mit allen am Gesamtprojekt beteiligten Stellen führen wird, sind drei verschiedene Reifegrade zu durchlaufen.

Reifegrad 1 beinhaltete die Erstellung des Projektauftrags, die Einrichtung des Projektmanagements sowie die Einbindung der verschiedenen Stakeholder (Personalvertretung, Datenschutz, etc.).

Um den Reifegrad 2 zu erreichen, fanden unter anderem erste Abstimmungsgespräche mit dem Hersteller der E-Akte Bund, der Firma Fabasoft, statt. Darin wurden die Anforderungen der Behörde und die bereits vorliegenden Konzepte analysiert, diskutiert und Aufwände für die Umsetzung abgeleitet. Außerdem schuf das BfJ alle notwendigen organisatorischen und technischen Voraussetzungen für die Einführung der E-Akte Bund.

Die technischen Vorbereitungen im BfJ umfassten die Einrichtung der unterschiedlichen Umgebungen (Produktiv-, Test- und später noch Integrationssystem) und die Anpassung des Fachtechnischen Einführungsleitfadens (FTEL) sowie dessen Abstimmung mit Faba­soft. Über Abfragen zu verschiedenen Konfigurationsparametern erfolgte eine Anpassung der E-Akte Bund an die Gegebenheiten im BfJ. Die Konfiguration wurde hierbei auf dem Testsystem initial erstellt und dann für das Produktiv- und Schulungssystem übernommen.

Fachliche Vorbereitung der E-Akte Bund

Zur fachlichen Vorbereitung der Pilotierung erhob das BfJ den Ist-Prozess, definierte den Soll-Prozess und modellierte den internen Freigabeprozess für IT-Beschaffungen in der E-Akte Bund. Ebenso mussten Musterverfügungen, Dokumentvorlagen und Textbausteine erstellt und die notwendigen Fachdaten eingegeben werden. Die Schulung der an den modellierten Prozessen beteiligten Anwender war schließlich auch zentraler Bestandteil der Vorbereitungen. Die Konzeptionsphase war Ende September 2018 abgeschlossen und der Reifegrad 2 somit erreicht. Das Informationstechnikzentrum Bund (ITZBund) und Fabasoft implementierten das System im September und Oktober 2018. Produktiver Nutzungsbeginn im Pilotbetrieb war schließlich der 26. November 2018. Diese Schritte dienten zum Erreichen des Reifegrads 3.

Faktoren für eine erfolgreiche Pilotierung

Durch die Unterstützung des Präsidenten des BfJ konnte eine breite Akzeptanz der E-Akte Bund erreicht werden, ohne die ein solches Projekt schwer vorstellbar ist. Vor allem die Ansiedlung der verantwortlichen Projektgruppe als Stabsstelle beim Präsidenten war ein wichtiger Erfolgsfaktor. Dadurch waren die Entscheidungswege kurz und die Projektgruppe im Gegensatz zu einer Ansiedlung „in der Linie“ durchsetzungsstärker.

Ein weiterer Erfolgsfaktor bei der Pilotierung war die erfolgreiche Kommunikationskultur aller Beteiligten. Für auftauchende Problemstellungen konnten so im direkten Austausch Lösungen gefunden werden. Das BMI fungierte in dieser Position als zentraler Ansprechpartner und Koordinator für die Pilotbehörden sowie als Informationsmanager.

Die Erfahrung bei der technischen Bereitstellung zeigt, dass sowohl konsolidierte als auch nicht-konsolidierte Behörden die gleichen Herausforderungen zu meistern haben.

Zu diesen zählen vor allem die notwendigen Portfreischaltungen beim BSI, die Anbindung an das Active Directory der Behörde, die Harmonisierung von Sicherheitseinstellungen zwischen ITZBund und Pilotbehörde und die Paketierung von Plug-Ins für die E-Akte Bund. Durch ein Controlling des Gesamtprojekts konnte das BMI diese Hindernisse weitgehend aus dem Weg räumen. Das BfJ zeigt, dass die E-Akte Bund auch in nicht-konsolidierten Behörden vollumfänglich genutzt werden kann.

BfJ-intern stand die Akzeptanz der späteren Anwender der elektronischen Akte seit Beginn der Arbeitsaufnahme der Projektgruppe „Elektronische Verwaltungsarbeit“ besonders im Fokus. Im Rahmen der Voruntersuchung befragte die Projektgruppe alle Referate und Stabsstellen in einer Vielzahl von Workshops. Die Ergebnisse dieser Voruntersuchung bildeten eine valide Datengrundlage für die Erstellung eines Bebauungsplans. In diesem ist zu ersehen, wann welche Arbeitseinheit auf die elektronische Verwaltungsarbeit mit der E-Akte Bund umstellt.

„Wir haben uns darum bemüht, alle Arbeitsergebnisse auf unserer Intranet-Seite zeitnah nach der Finalisierung zu veröffentlichen, damit sich die Kolleginnen und Kollegen ein Bild über die Arbeit der Projektgruppe machen können“ sagt Martin Reska zum Anspruch des Veränderungsmanagements im BfJ. Für die Zukunft plant die Projektgruppe, einen „Show Room“ einzurichten, um interessierten Kolleginnen und Kollegen die E-Akte Bund noch besser zu präsentieren. Außerdem sollen im Rahmen von monatlichen Anwendertreffen Erfahrungen ausgetauscht und Verbesserungsvorschläge mit der Projektgruppe diskutiert werden können.

Fazit

Auch außerhalb des eigenen Hauses bleibt das BfJ mit den Akteuren der Maßnahme, der AG DG I 5 im BMI, dem ITZBund, dem BVA, dem Bundesarchiv und auch der Firma Fabasoft in enger Abstimmung. Erkenntnisse und Erfahrungen aus der ersten produktiven Nutzung innerhalb der Bundesverwaltung fließen somit auch weiterhin in die Entwicklung der E-Akte Bund ein. Weitere Handlungsfelder sind zum Beispiel die Anbindung der eRechnung, des Digitalen Zwischenarchivs des Bundes und des Formular-Management-Systems. Neben den vielen fachlichen Erkenntnissen aus der Pilotierung des Masterpiloten BfJ, die den anderen Behörden nach und nach zur Verfügung gestellt werden, steht bereits jetzt fest, dass alle folgenden Behörden ihr Einführungsprojekt frühzeitig planen und die organisatorischen Unterstützungsleistungen durch das Gesamtprojekt wahrnehmen sollten.

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