Verwaltung der Zukunft Wie KI den Weg zur digitalen Transformation ebnet

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Die digitale Transformation der öffentlichen Verwaltung steht an einem Wendepunkt: Künstliche Intelligenz bietet große Chancen zur Effizienzsteigerung und Entlastung von Mitarbeitenden. Erfahren Sie, wie innovative KI-Lösungen die Verwaltung revolutionieren und welche Herausforderungen es noch zu überwinden gilt.

Nicht nur in der freien Wirtschaft, auch im Public Sector ist das Thema Künstliche Intelligenz bereits angekommen – und birgt das Potenzial, die Arbeitsweise in der öffentlichen Verwaltung grundlegend zu verändern. Sie verspricht neben Effizienzsteigerungen eine Entlastung der Mitarbeitenden sowie Verbesserung bei Bürgerinteraktionen. Studien zeigen jedoch, dass der Einsatz von KI im öffentlichen Sektor im Vergleich zur Privatwirtschaft noch am Anfang steht. Welche Möglichkeiten bietet KI und wie kann sie sinnvoll implementiert werden?

Herausforderungen und langsamer Fortschritt

Trotz des großen Potenzials bleibt die Einführung von KI in der öffentlichen Verwaltung noch hinter den Erwartungen zurück. Während in der Privatwirtschaft KI-Technologien regelmäßig genutzt werden, hinkt der öffentliche Sektor hinterher. Der Anteil der Beschäftigten in der Verwaltung, die KI aktiv einsetzen, liegt bis zu 18 Prozentpunkte niedriger als in der Privatwirtschaft.

Bundesländer im Vergleich

KI-Strategie: Wie geht’s richtig?

Ein Hindernis ist der langsame Fortschritt der Digitalisierung in der Verwaltung. Deutschland belegt im europäischen eGovernment-Index derzeit nur den 20. Platz. Um das Potenzial von KI auszuschöpfen, muss der öffentliche Sektor in die digitale Infrastruktur investieren und eine klare Strategie für den Einsatz von KI entwickeln.

Fortschritt oder Hype?

Laut einer Studie der IW Consult würden bis zu 82 Prozent der Beschäftigten im öffentlichen Sektor von KI profitieren, indem diese repetitive Aufgaben wie das Ausfüllen von Anträgen oder die Beantwortung von Bürgeranfragen übernimmt. Dies könnte die Produktivität der Verwaltung um bis zu 1,7 Prozent pro Jahr steigern, was einer zusätzlichen Wertschöpfung von rund 23,9 Milliarden Euro entspricht.

Ein Beispiel für die erfolgreiche Anwendung von KI in der Praxis ist das Projekt ADEST bei der Bundesagentur für Arbeit. Hier wird KI genutzt, um Stellenanzeigen effizienter zu verarbeiten. Ein Machine-Learning-gestütztes Entscheidungssystem extrahiert relevante Informationen aus Stellenangeboten, die in unstrukturierten Dateiformaten vorliegen, und bereitet diese für die Veröffentlichung auf. Dadurch reduziert sich die Bearbeitungszeit erheblich und die Mitarbeitenden werden entlastet.

Mensch und Maschine: Ergänzung statt Ersatz

Die Rolle von KI sollte nicht darin bestehen, den Menschen zu ersetzen, sondern ihn gezielt zu unterstützen. Die Kontrolle über Technik und ihre Wirkung muss beim Menschen bleiben. Besonders bei Prozessen, die Ermessensspielräume erfordern, wie Widerspruchsverfahren im Straßenverkehr, bleibt der Mensch unverzichtbar.

Ein weiteres Anwendungsgebiet von KI ist die Analyse großer Datenmengen. So nutzt die Verwaltung Drohnenbildanalysen, um beispielsweise Umweltschäden in Wäldern schneller zu erkennen. KI-Lösungen können Schäden wie Borkenkäferbefall präzise identifizieren und so die Grundlage für zielgerichtete Maßnahmen liefern, die weniger direkte Auswirkungen auf Einzelpersonen haben.

Datenqualität als Grundvoraussetzung

Die Qualität der Daten ist entscheidend für den Erfolg von KI-Projekten, das gilt auch für die Verwaltung. Ohne strukturierte und robuste Datensätze können selbst modernste KI-Modelle keine zuverlässigen Ergebnisse liefern. Eine klare Datenstrategie ist daher unerlässlich.

E-Government und die Rolle der Digitalisierung

Die Digitalisierung der Verwaltung ist eine zentrale Voraussetzung für den Einsatz von KI. Gesetze wie das E-Government-Gesetz (EGovG) und das Onlinezugangsgesetz (OZG) sowie dessen Erweiterung durch das OZG 2.0 sollen sicherstellen, dass alle Bürgerinnen und Bürger Zugang zu digitalen Verwaltungsdienstleistungen erhalten. Das OZG 2.0 sieht unter anderem vor, dass durch das „Once-Only“-Prinzip Bürger Daten nur einmal bereitstellen müssen, während Behörden diese Informationen eigenständig abrufen können.

Das Informationstechnikzentrum Bund (ITZBund) hat dazu eine umfassende Strategie vorgelegt, die den Rahmen für KI-gestützte Digitalisierung absteckt. Neben der Konzeption von IT-Lösungen stehen dabei auch Standards und klare Handlungsfelder im Fokus, um KI in der Bundesverwaltung nachhaltig und effizient einzusetzen.

Potenzial zur Effizienzsteigerung und Vertrauensbildung

Neben dem Aspekt der Effizienzsteigerung bietet KI zudem die Chance, das Vertrauen der Bürgerinnen und Bürger in den Staat zu stärken. Studien zeigen, dass digitale Verwaltungsdienste, die schnell und transparent sind, das Vertrauen in die Leistungsfähigkeit und Kompetenz der Behörden erhöhen. Laut Michael Hüther, Direktor des Instituts der deutschen Wirtschaft, minimiert die Automatisierung von Routineaufgaben den Aufwand in der Verwaltung und beschleunigt zeitkritische Prozesse wie Genehmigungsverfahren.

So zeigt sich, dass KI nicht nur ein Instrument zur Optimierung ist, sondern auch zur Stärkung der Beziehung zwischen Staat und Bürger beitragen kann. Bürgerinnen und Bürger, die eine effiziente Bearbeitung ihrer Anliegen erleben, fühlen sich besser betreut und entwickeln ein größeres Vertrauen in die Behörden.

Fachkräftemangel als Treiber für KI-Einsatz

Ein weiterer wichtiger Faktor für die Einführung von KI ist der Fachkräftemangel im öffentlichen Sektor. Laut der genannten IW-Consult-Studie könnten bis 2030 rund 840.000 Fachkräfte fehlen, darunter allein 140.000 IT-Spezialisten. KI kann auch in diesem Fall dazu beitragen, diese Lücke zu verringern, indem sie Routineaufgaben übernimmt und die verbleibenden Mitarbeitenden entlastet.

Die Stadtwerke Essen zeigen, wie dies in der Praxis aussehen kann. In diesem Fall unterstützt KI dabei, Daten aus Wiegekarten von Entsorgern effizient auszulesen und weiterzuverarbeiten. Mithilfe von optischer Zeichenerkennung (Optical Character Recognition, OCR) und Large Language Models werden die Daten extrahiert, strukturiert und auf Plausibilität geprüft. Unstimmigkeiten werden automatisch markiert, sodass sich die Mitarbeitenden auf deren Analyse und komplexere Aufgaben konzentrieren können.

KI als Schlüssel zur modernen Verwaltung

KI bietet der öffentlichen Verwaltung enorme Chancen: Effizienzsteigerungen, Entlastung der Mitarbeitenden und eine verbesserte Bürgerinteraktion. Projekte wie ADEST zeigen, dass KI bereits erfolgreich in der Praxis eingesetzt wird. Robuste Daten, transparente Prozesse und eine klare strategische Ausrichtung sind essenziell, um die Technologie sinnvoll zu nutzen.

Kolumne

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