Definition Was versteht man unter eForms?

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Ab einer gewissen Auftragshöhe müssen Aufträge laut Gesetz in EU-weiten Vergabeverfahren ausgeschrieben werden. Hierzu waren lange Jahre Standardformulare im Einsatz. Mit der Einführung der eForms gestaltet sich der Prozess einfacher und individueller.

Unter dem Begriff eForms versteht man die neu entwickelten, elektronischen Standardformulare, die im Rahmen von EU-weiten Vergabeverfahren eingesetzt werden, um Informationen zur Bekanntmachung öffentlicher Aufträge zu kommunizieren. Hierbei geht man mit den eForms weg von EU-weit einheitlichen Standardformularen im PDF-Format bzw. in Papierform. Die Durchführungsverordnung (EU) 2015/1986 wird dabei durch die eForm-Durchführungsverordnung ersetzt.

Hierbei ermöglichen die eForms eine detaillierte technische Beschreibung der Informationen zum Vergabeverfahren. Dabei ist es viel besser als bisher möglich, nationale Besonderheiten der Mitgliedsstaaten zu berücksichtigen und entsprechende nationale Vergabeplattformen zu integrieren. Der große Unterschied besteht darin, dass sich die Formulare nicht mehr aus festen, universellen Feldern zusammensetzen.

Stattdessen bestehen sie aus den vom jeweiligen Auftraggeber notwendigerweise gewählten Datenfeldern. Dem Anhang der Durchführungsverordnung für die neuen eForms ist zu entnehmen, dass rund 300 Datenfelder aus verschiedenen Kategorien zur Verfügung stehen, von denen wiederum einige verpflichtend und andere optional sind.

eForms im Zusammenhang mit den EU-Schwellenwerten

Nach aktuellem Stand soll eine Regelung der eForms hierzulande nach § 10 a Vergabeverorndung (VGV) geregelt werden. Laut der vorgesehenen Formulierung wird die Anwendung der neuen eForms somit oberhalb der von der EU festgelegten Schwellenwerte für Auftraggeber verpflichtend.

Eine weitere Besonderheit im Hinblick auf die Anwendung ist Deutschland ist die Verpflichtung zum Ausfüllen einiger Datenfelder, die laut EU-Recht lediglich optional zu verwenden sind. Darüber hinaus hat das Bundesministerium für Wirtschaft und Klima (BMWK) vor, die eForms auch unterhalb der EU-Schwellenwert als Basis für Vergabeverfahren zu etablieren. Hierzu ist allerdings noch eine enge Verzahnung mit den Ländern notwendig.

Ziele und Vorteile gegenüber dem bisherigen Standard

• Leichtere Auffindbarkeit öffentlicher Aufträge für Unternehmen

• Transparentere Gestaltung von Vergabeverfahren für EU-Bürger

• Deutliche Verringerung des Verwaltungsaufwands

• Verbesserung datengeschützter Vergabevergabeverfahren

• Schnellere Auftragsvergabe durch EU-weite Digitalisierung und Harmonisierung

• Flexible Anpassung an nationale Vorgaben und Vergabeplattformen

Was sich für Auftraggeber verändert

Mit der Einführung kommt es für die Nutzer des deutschen Vergabeportals zu tiefgreifenden Änderungen. Dies betrifft sowohl die technischen Wege der Datenübermittlung als auch die Einführung eines neuen Bekanntmachungsdienstes des Bundes zur Übermittlung. Die bereits ab November 2022 freiwillig für öffentliche Auftraggeber verwendbaren eForms werden ab dem 25. Oktober 2023 zur Pflicht in Vergabeverfahren. Bei Anträgen, die später eingereicht werden, wird keine andere Art und Weise der Veröffentlichung mehr akzeptiert.

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