Definitionen Was ist bzw. wozu dient die Gemeinsame Geschäftsordnung der Bundesministerien?

Aufgabe der GGO ist die Regelung von Aufbau, Organisation und Zusammenarbeit der deutschen Bundesministerien. Hierzu gehören auch Richtlinien zur Zusammenarbeit mit anderen Institutionen. Für IT und E-Government sieht die GGO besondere Ausschüsse vor, darunter den IT-Rat.

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Die Organisation und Koordination der Arbeit der Bundesministerien sind auf bestimmte Regeln angewiesen. Diese sind in der stets erweiterten GGO festgeschrieben. Die Erstfassung dieser Geschäftsordnung stammt aus den späten 1950er Jahren. Die Gemeinsame Geschäftsordnung der Bundesministerien erfuhr seit dem Jahr 2000 eine mehrfache grundlegende Überarbeitung und Kürzung. Die gegenwärtige Fassung wurde vom Bundeskabinett im Jahr 2011 beschlossen. Darin ist geregelt, wie die Bundesministerien aufgebaut sind. Ebenso sind Richtlinien zur Zusammenarbeit der Bundesministerien untereinander sowie mit anderen Institutionen vorgesehen. In der GGO steht auch, was bei der Erarbeitung neuer Gesetzesentwürfe zu beachten ist.

Aufgaben und Organisation

In der Gemeinsamen Geschäftsordnung ist ein Handlungsspielraum festgeschrieben, der einen Rahmen für die Bestimmung der Aufgabenbereiche der einzelnen Bundesministerien vorgibt. Dabei ist vorgesehen, dass gleichartige Aufgaben vom jeweils zuständigen Ressort beziehungsweise Bundesministerium schwerpunktmäßig wahrgenommen werden. So sind beispielsweise Fragen der Außenpolitik primär vom Auswärtigen Amt zu bearbeiten. Die GGO sieht zudem vor, dass Bundesministerien bei ihren Vorschlägen und Positionen nach außen geschlossen auftreten.

Die Ministerien selbst sind untergliedert in Abteilungen und Referate. Nach Vorschrift der Gemeinsamen Geschäftsordnung der Bundesministerien sind die jeweiligen Organisationspläne dieser Abteilungen zu veröffentlichen. Seit dem Jahr 2000 sieht die Geschäftsordnung hierbei elektronische Abläufe als Standard vor. Die Vorgaben zu Bearbeitung und Aufbewahrung der Dokumente der Bundesministerien sind in der Registraturrichtlinie zusammengefasst.

Bedeutung der GGO für Kommunikation, IT und eGovernment

Im Hinblick auf die Kooperation der Bundesministerien in Organisations- und IT-Fragen sind von der GGO spezielle Ausschüsse vorgesehen. Hierzu gehören der Rat der IT-Beauftragen der Ressorts (kurz IT-Rat) sowie der Ausschuss für Organisationsangelegenheiten.

Unterschiedliche Aufgabenbereiche fallen hierbei verschiedenen Koordinatoren und Beauftragten der Bundesregierung zu. Es ist Pflicht der Ressorts, diese Beauftragten in die Entscheidungsfindung einzubringen, damit sie ihre Belange vortragen können. Umgekehrt ist es Pflicht der Beauftragten, ihre jeweiligen Ressorts zu informieren. Für sämtlichen Fragen, die das Bundeskabinett behandeln soll, ist vorgesehen, dass die Ressorts sie in einer bestimmten Form vorbereiten. Dabei haben sie auszuführen, wer daran beteiligt war.

Im Rahmen der eGovernment-Gesetze nimmt die Aufgabe der Modernisierung und Digitalisierung von Verwaltung und Akten eine immer wichtigere Rolle ein. Kommunikations- und Informationstechnik sowie deren Weiterentwicklung sind auch Gegenstand der Neuregelung der GGO. Die Ordnung sieht etwa in § 12, Absatz 1 GGO vor, dass elektronische Verfahren in den Betriebsabläufen der Ministerien zum Einsatz kommen. Auch sind in der GGO Regelungen über die Behandlung elektronischer Dokumente vorgesehen (§ 13 GGO). Die Förderung der IT-gestützten Zusammenarbeit der Bundesministerien ist in § 5 GGO ebenfalls Gegenstand der Gemeinsamen Geschäftsordnung.

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