Digitale Verwaltungsarbeit im Mittelpunkt der Betrachtung Von der E-Akte zur ­digitalen Verwaltung

Die digitale Transformation macht auch vor der Verwaltung nicht Halt: Bis 2020 sollen Bürger und Wirtschaft ein Recht darauf haben, mit Behörden medienbruchfrei elektronisch zu kommunizieren. ­Darauf müssen sich Behörden einstellen. Gleichzeitig müssen sie in Zeiten knapper Budgets ihre Effizienz und Produktivität steigern. Dabei ist die IT ein Schlüssel zur Entwicklung hin zu einer modernen, effizienten und bürgernahen Verwaltung.

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Das Ziel ist gesteckt, die Digitalisierung der Verwaltung ist besiegelt – jetzt gilt es, die Umsetzung voranzutreiben. Dabei ist noch viel zu tun, wie der aktuelle „Branchenkompass Public Services“ von Sopra­ Steria Consulting bestätigt. Der größte Nachholbedarf besteht demnach bei der Digitalisierung von Verwaltungsprozessen, der Evaluierung der Digitalisierungsziele und digitalisierten Workflows für die E-Akte. Woran liegt es, dass diese Prozesse nur schleppend in Gang geraten?

Grundsatzdiskussionen bremsen Digitalisierung

Vielleicht sind es die langjährigen Diskussionen um die Einführung elektronischer Vorgangsbearbeitung und Schriftgutverwaltung. Schlagworte wie Dokumenten­management, E-Akte, Input- und Output-Management, E-Zusammenarbeit, E-Vorgangsbearbeitung und digitale Langzeitspeicherung entpuppten sich als komplexe Projekte, die man nicht „out of the box“ einkaufen und einführen kann. Die Folge dieser Erkenntnis sind Grundsatzdiskussionen über den richtigen Weg zur Digitalisierung der Verwaltungsarbeit – besonders nach dem Wechsel vom DOMEA-Konzept zum Organisationskonzept E-Verwaltungsarbeit. Und viel zu oft konzentriert sich die Diskussion auf die Beschaffungsstrategie von „All-in-one“-Produkten versus „Best-of-Breed“-Lösungen: Hier das wenig modularisierte „All-in-one“-Konzept eines „applikationslastigen“ Vorgehens, dort das modulare „Von-allem-das-Beste“-Konzept einer „projektlastigen“ Herangehens­weise. Interessant dabei: Meist werden weder eine wirtschaftliche Vergleichsrechnung noch Modernitäts-, Flexibilitäts- und Optimierungsaspekte in diesen Diskussionen berücksichtigt.

Hürde Nr. 2: Silodenken

Aufgehalten wird der Prozess der Digitalisierung auch durch das Ping-Pong-Spiel um die Verantwortlichkeiten. Richtig ist, dass ein so zentrales Projekt wie die Einführung der elektronischen Schriftgutverwaltung und Vorgangsbearbeitung nicht nur ein IT- sondern auch ein Organisationsprojekt ist. Es geht allerdings nicht um die Reihenfolge – „erst die Organisation, dann die IT-Lösung oder umgekehrt“. Vielmehr müssen die Organisationsbemühungen mit der digitalen Unterstützung Hand in Hand gehen. Das haben auch schon andere Branchen gelernt, beispielsweise die Industrie bei der Einführung von MRP (Manufacturing Resource Planning)-Sys­temen: Der Streit, ob sich die ­Produktion der Software oder die Software der Produktion zu „unterwerfen“ habe, hat sich als überflüssig erwiesen.

Doch bisher existieren Silos wie die Softwareentwicklung oder die Organisation – und Diskussionen zwischen den Referaten von Organisation und IT über unterschiedliche Sichtweisen und Prioritäten sind in vielen Behörden bekannt. Dazu kommen andere Interessensgruppen – beispielsweise Anwender oder Kunden mit ihren Anforderungen sowie weitere Silos wie das Rechenzentrum mit der Verpflichtung zum effizienten, sicheren ­Betrieb. Spätestens seit Festschreibung der Verpflichtung zur E-Akte­ wurde deutlich, dass zusätzlich Fachverfahren auf den Plan treten und nicht nur der klassische Geschäftsgang definiert, wie die E-Akte in der IT zu funktionieren hat. Es kommen also noch mehr Silos in Form der jeweiligen Fachverfahren hinzu. Um den Prozess der Digitalisierung der Verwaltung in Schwung zu bringen, gilt es diese doch sehr unterschiedlichen ­Silos zu überwinden. Das Silodenken muss abgelöst werden durch eine Vorgehensweise, die das Ziel in den Mittelpunkt stellt. Dafür müssen neue Wege der Zusammenarbeit eingeschlagen werden.

Heterogene, hierarchie­arme Teams bilden

Flache Hierarchien und Vernetzung in Transformationsprojekten können hier große Hilfe leisten. Hierarchiearme, agil organisierte Arbeitsgruppen, an denen Entwickler, Anwender, Betreiber sowie­ Produkt- und Budgeteigentümer beteiligt sind, sind der Schlüssel. Von solchen heterogenen Arbeitsgruppen erarbeitete Lösungen haben das Potenzial, allseits anerkannt zu werden und Mehrwert zu schaffen. Der zunächst aufwändige Prozess wird schnell kompensiert durch die Einsparung aufwän­diger Pflichten- und Lastenhefte sowie langwieriger Abstimmungsprozesse und Zeitverluste zwischen den Schnittstellen der Beteiligten – weil sich die Beteiligten nicht mehr wie Kunden und Lieferanten verhalten, sondern wie Teammitglieder.

Transformation in den Mittelpunkt rücken

Grundlage aller Aktivitäten ist es, die Transformation zur digitalen Verwaltungsarbeit in den Mittelpunkt der Betrachtung zu rücken. Dazu gehört auch, die eigentliche Wortbedeutung zu verstehen – dass sich Transformation über Zeiträume hinzieht und nicht zu einem Zeitpunkt „passiert“. Und, dass operative Umsetzung und strategische Planung sich gegenseitig ergänzen und entwickeln müssen. Der langfristige und rahmensetzende Charakter einer strategischen Ausrichtung steht dabei außer Frage – ohne ihn würde die operative Umsetzung von Anwendungslösungen im Chaos, zumindest aber in ineffizientem Betrieb enden. Wichtig ist aber auch das Ausformulieren und aufmerksame Anpassen der Strategie, um nicht von völlig neuen Technologieentwicklungen aus der operativen Umsetzung überrascht zu werden. Bestes Beispiel hierfür sind mobile Apps, die der Privatanwender schon weit vor der Anpassung der IT-Policy seines Arbeitgebers nutzte, die dies längst noch nicht vorsah. Ist der „Blick für das große Ganze“ in einer Architektur erst einmal formuliert, lassen sich ­Bebauungspläne erstellen und kontinuierlich versionieren. Ein wichtiger Aspekt für den Transformationsprozess zur digitalen Verwaltung.

Schritt für Schritt zu digitalen Prozessen

Am Ende einer erfolgreichen Transformation steht der medienbruchfreie Geschäfts­prozess. Gelingt es, ihn erfolgreich mit IT zu unterstützen, effizient und kostenwirksam zu organisieren und der Nachvollziehbarkeit des Verwaltungshandelns gerecht zu werden, dann ist die Transformation zur Digitalisierung der Verwaltungsarbeit gelungen – Schritt für Schritt, Geschäftsprozess für Geschäftsprozess. In welcher Reihenfolge (Fach-) Verfahren digitalisiert werden, lässt sich anhand von Kriterien wie Modernisierungsbedarf, Budgetbereitstellung, Rationalisierungseffekt, Durchlaufzeitverkürzung oder Höhe der Kostenersparnis entscheiden. Hier mag es die E-Rechnung sein, dort die E-Gesetzgebung, an anderer Stelle wiederum der BaföG-Antrag – zu Beginn der Veränderung kann es durchaus unterschiedliche Schwerpunkte im Bedarf an digitalen Basisdiensten geben. Im nächsten Schritt werden weitere Dienste digitalisiert bereitgestellt. Am Ende steht die digitale Unterstützung der gesamten Lebenszyklen der Geschäftsprozesse in medienbruchfreier Form.

Das Ziel immer vor Augen

In der Umsetzung bedeutet das, dass alle Beteiligten die veränderten Bedingungen und neuen Regeln anerkennen, die digitale Geschäftsprozesse vorgeben. In agiler Organisation werden Lösungen zwischen Anwender, Entwickler und Betrieb gestaltet, dokumentiert und „betriebsfertig“ gemacht. Es entstehen standardisierte Basisdienste, die – gegebenenfalls vom Rechenzentrum betrieben – je nach Bedarf in die einzelnen ­Geschäftsprozesse eingebunden werden. Moderne Technologien machen die individuelle Zusammenstellung Arbeitsplatz- oder Rollen-bezogener Arbeitsoberflächen ohne ressourcenfressenden Aufwand möglich. DevOps, Continuous Delivery, entsprechende Qualitätssicherungsmaßnahmen und responsive Design ermöglichen Geschäftsprozessen Flexibilität und Bereitstellungsgeschwindigkeit.

(Erweiterungs-) Versionen von Geschäftsprozessen zur schrittweisen Einführung werden, wenn nötig, durch punktuellen Support entlang eines Betreuungsprofils beim Anwender eingeführt. Spätere Anpassungen an veränderte Anforderungen sind wohlorganisiert und hoch automatisiert möglich.

• Lösungen werden aus modularen Applikationen – egal ob von einem einzelnen Lieferanten oder von mehreren – mit standardisierten Diensten zusammengestellt, betrieben und dem Benutzer zur Verfügung gestellt.

• Die Dienste (eServices) werden zunehmend in einer Cloud-Umgebung des behördlichen IT-Dienstleisters kostengünstig und automatisiert betrieben.

• Objekttechnologie ermöglicht die mandantengerechte Bewältigung großer, schnell wachsender Mengen an Dokumenten und Akten.

Geschäftsprozesslösung bedeutet damit nicht mehr „Standard-Clients für alle“, sondern ergonomische Kombination von eServices zu einer Lösung, die auf die Bedürfnisse des Anwenders zugeschnitten ist. Sie soll Mitarbeiter von Verwaltungen dabei unterstützen, effizient und effektiv zu arbeiten und den Bürgern gleichzeitig den bestmöglichen Service zu bieten. Von der strategischen Beratung, über die Einführung und den Betrieb von Lösungen wie der E-Akte bis hin zu mobilen Lösungen für zeitgemäßes Arbeiten – Computacenter begleitet Verwaltungen als herstellerübergreifender Partner dabei, ihre IT-Umgebung anzupassen und stetig weiterzuentwickeln und unterstützt sie damit bei der Transformation zur digitalen Verwaltungsarbeit.

* Dr. Carsten Jürgens, Direktor Geschäftsfeldentwicklung Öffentliche Auftraggeber, Computacenter AG & Co oHG

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