Datenaustausch zwischen Behörden Und die Warteschlange auf dem Amt war gestern

Einmal und nie wieder – das ist das Versprechen des Once-Only-Prinzips. Es steht für einen Paradigmenwechsel in der Datenkommunikation der Öffentlichen Verwaltung. In Deutschland wird die Diskussion um Once-Only derzeit durch zwei EU-Projekte vorangetrieben.

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Das Once-Only-Prinzip ist eines der Konzepte, mit dem auf europäischer Ebene schnellere und transparentere Verwaltungsprozesse entstehen sollen. Es beschreibt, dass Bürger und Unternehmen der Verwaltung Angaben nur noch ein einziges Mal übermitteln müssen. Braucht eine andere Behörde diese Information, wird sie innerhalb der Verwaltung ausgetauscht.

In ganz Europa gewinnt Once-­Only an Fahrt. Mehrere europäische Mitgliedsstaaten haben das Prinzip bereits innerstaatlich umgesetzt. Die Europäische Kommission hat es als eines der sieben Prinzipien des eGovernment Action Plans 2016-2020 aufgenommen. Ein politisches Signal geht auch von der estnischen EU-Ratspräsidentschaft aus, die Once-Only zu einem ihrer zentralen Themen kürte. Zudem ist im Verordnungsentwurf der Europäischen Kommission zum Single Digital Gateway das Once-Only-Prinzip bereits für grenzüberschreitende Verwaltungskontakte vorgesehen.

Once-Only-Barrieren in Deutschland

In Deutschland behindern zahlreiche rechtliche, organisatorische und technische Barrieren die Implementierung von Once-Only. Ein Grund dafür ist die deutsche Registerlandschaft, die im europäischen Vergleich stark verteilt und wenig vernetzt ist. So werden für jedes Fachverfahren häufig dieselben Standarddaten wie zum Beispiel Name, Adresse ober Geburtsdatum von den örtlich zuständigen Behörden abgefragt.

Deswegen weisen verschiedene Register teilredundante Daten auf, die Daten sind teilweise veraltet und Datensubjekte und -objekte werden mehrfach mit unterschiedlichen Kennungen geführt. Durch fehlende einheitliche Ordnungsmerkmale können die Register nur schwer miteinander vernetzt werden. Gegen eine registerübergreifende Identifikationsnummer sprechen jedoch auch Datenschutz­regelungen, wie zum Beispiel das Zweckbindungsgebot von Daten.

Dabei wurde eine grundsätzliche Rechtsgrundlage für den übergreifenden Datenaustausch in § 5 des „Gesetzes zur Förderung der elektronischen Verwaltung sowie zur Änderung weiterer Vorschriften“, kurz eGovernment-Gesetz, geschaffen. Die zuständige Behörde kann mit der Einwilligung des Beteiligten die erforderlichen Nachweise direkt bei den ausstellenden öffentlichen Stellen elektronisch einholen.

So könnten etwa Unternehmen im Rahmen einer Ausschreibung der Vergabestelle gestatten, den Handelsregisterauszug direkt vom registerführenden Amtsgericht einzuholen. Oder Eltern könnten der Elterngeldstelle bei einem Antrag auf Elterngeld erlauben, die Geburtsurkunde vom Standesamt zu beziehen.

Aktuell befassen sich zwei europäische Forschungsprojekte unter deutscher Beteiligung mit der Frage, wie Once-Only europaweit realisiert werden kann. Das für alle Interessierten offen stehende Projekt „Stakeholder Community Once-Only Principle for Citizens“ (SCOOP4C) beleuchtet dabei vorrangig die Möglichkeiten und Grenzen, die mit der Implementierung von Once-Only für Bürgerinnen und Bürger entstehen. Experten und Interessierte diskutieren in Workshops und auf der Plattform www.scoop4c.eu, wie sich Barrieren für das Once-Only-Prinzip abbauen lassen, was die Treiber für erfolgreiche Umsetzungen sind und welche erfolgreichen Beispiele Orientierung geben. Das SCOOP4C-Projekt wird von Professor Maria Wimmer von der Universität Koblenz-Landau geleitet. Unter anderem ist als weiterer deutscher Partner auch die ]init[ AG beteiligt.

Das zweite EU-Projekt ist „The Once-Only Principle Project“ (TOOP), das über sich unter www.toop.eu informiert. TOOP pilotiert konkrete Lösungen für den Datenaustausch zwischen Behörden und Unternehmen. 51 Organisationen aus 21 EU-Mitgliedsländern und assoziierten Staaten beteiligen sich unter der Leitung von Professor Robert Krimmer von der Tallinn University of Technology an dem Projekt. Das deutsche Konsortium wird vom Bundesministerium des Innern geleitet.

Am 28. November 2017 findet in Berlin die gemeinsame Once-Only-Konferenz der beiden EU-Forschungsprojekte SCOOP4C und TOOP statt. In den dort diskutierten Best Practices wird auch ein Blick auf europäische Nachbarn fallen. Denn in vielen Staaten wird Once-Only bereits konsequent angewendet und offenbart seine Vorzüge.

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