eRechnung So gelingt Kommunen die Umstellung auf eInvoicing

Elektronische Rechnungen sind für die Öffentliche Verwaltung ab 2018 Pflicht. Damit die Umstellung auf den elektronischen Rechnungsempfang gelingt, müssen Kommunen technische und rechtliche Anforderungen beachten.

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Zu langwierig, zu komplex, zu teuer: Kommunen haben gegenüber der Digitalisierung ihrer Rechnungsprozesse viele Vorbehalte. Doch die elektronische Rechnung wird laut des im Juli 2016 verabschiedeten E-Rechnungsgesetzes Pflicht. Ab 2018 muss daher jede Kommune in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.

„Weiterer Meilenstein in der E-Government-Strategie“

Bundeskabinett beschließt Gesetz zur elektronischen Rechnung

Obwohl die Zeit immer knapper wird, geht die Umstellung nur sehr schleppend voran. Damit eine Umstellung zeitnah gelingt, sollten Kommunen sich rechtzeitig über den Prozess informieren und vier zentrale Punkte beachten.

Analyse – Die nötigen Grundlagen schaffen

Zunächst sollten Kommunen wichtige Fragen klären:

• Wird die IT inhouse oder extern über ein Kommunales Rechenzentrum betrieben?

• Welche technische Infrastruktur liegt vor?

• Gibt es bereits einen elektronischen Workflow?

• Welche Schnittstellen müssen geschaffen werden?

• Welche fachliche Expertise ist intern vorhanden, welche braucht es zusätzlich?

• Soll die Umstellung eigenständig oder mit Hilfe eines Providers umgesetzt werden?

Die Umstellung auf eInvoicing bedarf einer Analyse des Status quo und der Festlegung eines konkreten Zeitplans für die Umstellung. Nur so kann die reibungslose Abwicklung elektronischer Rechnungsprozesse sichergestellt werden.

Formalitäten – Rechnungsformat und steuerrechtliche Anforderungen

Grundsätzlich muss jede elektronische Rechnung die gleichen gesetzlichen Voraussetzungen erfüllen wie eine Papierrechnung, vor allem die Kriterien des §14 (4) UStG. Auch digital braucht es eine „ordentliche“ Rechnung, um – sofern dies die jeweilige Kommunenstruktur ermöglicht – hieraus die Vorsteuer abziehen zu dürfen.

Ein Vorsteuerabzug ist also auch beim eInvoicing nur möglich, wenn gewisse Bedingungen erfüllt sind, darunter:

• Echtheit der Herkunft

• Unversehrtheit des Rechnungsinhalts

• Lesbarkeit der Rechnung

• Erfüllung sämtlicher gesetzlicher Voraussetzungen für eine Rechnung in umsatzsteuerlichem Sinne

Für den Austausch von elektronischen Rechnungen (und hier sprechen wir von echten elektronischen Rechnungen mit Strukturdaten und nicht reinen Bilddateien wie PDF!) ist ein einheitliches Format obligatorisch, beispielsweise die X-Rechnung. Ob die Rechnungen als Anhang per eMail erhalten oder online heruntergeladen werden, steht jedem Rechnungsempfänger frei.

Neben der technischen Umstellung ist die Einrichtung einer zentralen Mail-Adresse für den Rechnungseingang (z. B. rechnung@kommune.de) optional. Für eine automatisierte Verarbeitung der elektronischen Rechnungen müssen zudem Informationen wie Bestell- oder Lieferantennummer ergänzt werden.

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