Bessere Integration von Intranet und Collaboration SharePoint 2016 – lieber frühzeitig planen

Öffentliche Verwaltungen haben Vorbehalte, Intranet und Projekte über die Cloud zu organisieren. Microsoft lässt allerdings SharePoint-Verbesserungen dort zuerst einfließen, und auch SharePoint 2016 rückt näher an die Cloud. Die Anwendung wird spätestens zum Jahresende komplett einsatzfähig sein. Es gibt gute Gründe, warum IT-Abteilungen in den Ämtern die Migration vorbereiten sollten.

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Microsoft will mit SharePoint 2016 den Arbeitsplatz weiter modernisieren. In den Fokus für die neue Version rückt der Hersteller moderne Zusammenarbeit, Content Management, personalisierte Einsichten sowie Security und Compliance.

Das müssen auch Behörden berücksichtigen, die eine bessere ­Zusammenarbeit anstreben. Ein integriertes Intranet und Collaboration-Tool sorgen für einen besseren Informationsfluss sowie ­Wissenstransfer und gestalten die Projektarbeit effizienter.

Cloud hat Vorrang

Um die Zusammenarbeit zu verbessern, fokussiert sich Microsoft auf die „Cloud-first“-Strategie. ­Alle Neuerungen erreichen zunächst die Cloud – also SharePoint Online – und kommen erst verzögert (über sogenannte Feature Packs) oder gar nicht bei den On-Premise-­Varianten an.

In deutschen Ämtern ist die Cloud bisher noch keine echte Option. Das könnte sich durch die „deutsche Cloud“ ändern, die Microsoft in Kooperation mit der Deutschen Telekom anbietet. Anwenderdaten werden in diesem Modell ausschließlich in Deutschland gespeichert und die Kontrolle und Entscheidungsgewalt über die Daten hat der Anwender. Die Telekom-Tochter T-Systems tritt als Datentreuhänder auf, der nach deutschem Recht den Zugriff auf Anwenderdaten überwacht.

Durch diese Konstellation ist die Datensicherheit in der Wolke gegeben, die T-Systems befähigt schon heute Bundesanwendungen zu hosten. Warum nicht also auch SharePoint?

Performante Evolution

Stabil läuft die Anwendung erfahrungsgemäß mit dem ersten Service Pack (SP), das Anfang November veröffentlicht wurde. Sich bereits heute mit der Migration von SharePoint 2016 auseinanderzusetzen, macht diese planbar und zeitlich kompakt durchführbar.

Generell läutet die neue Version keine Revolution ein, sondern es findet eine Evolution statt. Diese äußert sich beispielsweise in erweiterten Grenzwerten sowie zusätzlichen, nützlichen Features, die SharePoint 2013 noch nicht aufwies. Die aktuelle vermarktete SharePoint-2016-Version ist schon jetzt sehr stabil. Wie bereits seit dem RTM (Release to Manufactoring) läuft sie also bereits deutlich performanter und fehlerfreier als so mancher Vorgänger vor dem SP1. Daher ist anzunehmen, dass Microsoft seine Cloud-Erfahrungen mit Office365 hat ­einfließen lassen.

Vor dem Umzug ­saubermachen

Die Erfahrung zeigt, dass IT-Abteilungen bei vielen SharePoint-Installationen keine Bereinigen der Altdaten und Archivierung vor­nehmen. Dabei belegen gerade Altdaten unnötig SQL-Speicher. In der Praxis reizen Anwender häufig die sinnvolle Größe für Inhaltsdatenbanken von 200 GB oder die Anzahl von Unterberechtigungen innerhalb einer Website-Sammlung bis zum Maximum aus – oder gehen darüber hinaus.

Werden diese Datenmengen im laufenden Betrieb nicht bereinigt, verzögert das den Fortschritt eines Migrationsprojekts. Die Grenzwerte (zum Beispiel auch von SharePoint 2007 und SharePoint 2010) sowie der Health Analyzer müssen also regelmäßig geprüft werden.

In die Ist-Analyse müssen auch die Programmerweiterungen innerhalb der Farm einbezogen werden – egal ob die Solutions durch Dritt­anbieter erstellt oder selbst entwickelt wurden.

Werden Lösungen oder Code-Erweiterungen wie JavaScript ein­gesetzt, sollte zusätzlich geprüft werden, ob ihre Funktionalität ausreichend dokumentiert ist. Die eine­ oder andere Software, die noch Teil der Farm ist, oder ein komplexes Formular (InfoPath oder ASPX) vom Vorgänger oder eines Dienstleisters lassen sich dabei immer aufspüren und entfernen.

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