SharePoint 2016 – lieber frühzeitig planen

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Datenschutz und das neue App-Modell

Der Autor: Jürgen Slaar

Die Grundidee hinter dem Collaboration-Tool von Microsoft ist folgende: Die Abteilungen bekommen Rechte, um grundsätzliche Strukturen und Berechtigungen innerhalb ihres Bereichs anzulegen und anzupassen.

Sind solche Rahmenbedingungen nicht explizit festgehalten, sollte ein Governance-Konzept etabliert werden. Mit diesem Konzept lassen sich konkrete Vorgaben und Entwicklungsgrundsätze für die Nutzung innerhalb der SharePoint Farm definieren.

Zugleich setzt man den notwendigen Datenschutz um, weil nur Berechtigte auf bestimmte Konfigurationen zugreifen können. Eine zentrale Neuerung in SharePoint 2016 ist die Forcierung auf das Add-In-Modell. Das bedeutet: Code wird möglichst autark zum SharePoint-System gehalten.

Vor diesem Hintergrund lohnt es sich zu überprüfen, ob die aktuelle Art Lösungen einzusetzen zukunftsfähig, sprich migrierbar ist. Die Wahrscheinlichkeit, eine Lösung wieder verwenden zu können, erhöht sich durch bestimmte Anpassungen im Entwicklungs­vorgehen deutlich. Daher lohnt es sich, statt auf Solutions auf die Entwicklung von Add-Ins zu setzen.

Strukturen auf dem Prüfstand

Das wohl größte Risiko während einer Migration stellt die eventuell notwendige Strukturanpassung von SharePoint dar. Gründe hierfür gibt es unterschiedliche:

• Die Struktur von SharePoint ­bildet nicht mehr sinnvoll die Themen oder Abteilungsstruktur in der Behörde ab (es empfiehlt sich immer eine Themen-basierte Struktur).

• Durch Nicht-Beachtung der ­Skalierungsgrößen von Microsoft (Inhaltsdatenbanken, Berechtigungen) müssen zusammengehörige Daten in unterschiedliche SiteCollections/Web-Anwendungen geteilt werden.

Teilt man die Inhalte auf, ergibt sich aus einer technischen Migration schnell ein Organisationsprojekt – dann gilt es zusätzlich die Befindlichkeiten von allen Nutzern zu berücksichtigen, deren Inhalte betroffen sind. Eine solch konkrete Lösungsfindung kostet viel Zeit und braucht eine individuelle Analyse.

Oft sind diese Bereiche allerdings durch die interne IT oder den unterstützenden Dienstleister schon vor einer Migration identifiziert worden. Es lohnt sich, diese Bereiche vor der Migration umzustrukturieren, sollte die neue SharePoint-Version beispielsweise das Grenzwertproblem nicht lösen.

Daneben gibt es noch weitere Themen, die auf der Agenda für eine Migration stehen sollten.

Weitere wichtige ­Betrachtungen

• Klärung Lizenzsituation, Klärung des Aufbaus neuer Server

• Notwendigkeit eines Staging der Umgebung: Test-, Qualitäts- und Produktivsystem

• Abstimmung der Durchführung der Migration (automatisiert, teil­automatisiert, manuell z. B. komplett neue Strukturen, ohne Übernahme von Altdaten)

• Definition, ob ein kompletter Umzug oder ein schrittweiser Umzug zielführend sind; Bewertung von bestehenden Applikationen innerhalb der SharePoint-Umgebung; die Migration stark frequentierter Bereiche erfolgt zuerst

• Bewertung von SharePoint Online oder einem Hybridmodell als alternative Umsetzungsplattform

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