gesponsertInnovative Behörden Resilienz durch intelligente Automatisierungen

Mitarbeitende entlasten, Zeit sparen und die Servicequalität verbessern: Mit der Unterstützung von innovativen Technologien kann die öffentliche Verwaltung Potenziale ausschöpfen und auf aktuelle Entwicklungen am Arbeitsmarkt reagieren.

Eine effizient funktionierende und resiliente öffentliche Verwaltung spielt eine zentrale Rolle für unsere Gesellschaft – besonders in Anbetracht der Herausforderungen der vergangenen Jahre. Aktuell ist der im Zuge des demografischen Wandels entstehende Fachkräftemangel auch in der Verwaltung zu spüren: Weniger Mitarbeitende müssen de facto mehr Leistung erbringen. Hinzu kommen alternative Arbeitszeitmodelle, Teilzeitbeschäftigung und ähnliche Tendenzen am Stellenmarkt. Die Automatisierung verschiedener Verwaltungsprozesse stellt ein wirksames Mittel dar, diesem Mehraufwand entgegenzuwirken und Potenziale auszuschöpfen. Die öffentliche Verwaltung kann Angestellte von repetitiven Aktivitäten entlasten, wodurch mehr Zeit für wesentliche inhaltliche Aufgaben bleibt.

Geeignete Tätigkeiten für die Automatisierung sind all jene rund um die Datenerfassung und -verarbeitung – also eine korrekte Übernahme der Daten ins System und in weiterer Folge eine entsprechende Klassifizierung und Zuweisung zu einer Adressatin oder einem Adressaten. „Die Automatisierung von Fabasoft Done! unterstützt Angestellte, indem sie beispielsweise Metadaten selbstständig extrahiert und übernimmt sowie einen Vorschlag für eine bestimmte Kategorisierung liefert. Das spart den Mitarbeitenden Zeit, da sie vorausgewählte Bearbeitungsoptionen nur noch kontrollieren und nicht mehr selbst eingeben müssen“, so Matthias Wodniok, Vorstandsmitglied bei Fabasoft. Maschinelles Lernen und Algorithmen ermöglichen eine kontinuierliche Anpassung des Systems und eine automatische Verbesserung durch manuelles Feedback.

Mehr Servicequalität durch Automatisierung

Die öffentliche Verwaltung ist durch den Einsatz von intelligenten Technologien in der Lage, enorme Potenziale zu heben: Wenn beispielsweise eine Landesverwaltung jährlich etwa zwei Millionen Posteingänge verzeichnet und effiziente Beschäftigte pro zu bearbeitendem Eingang rund eine Minute brauchen, lassen sich schon bei der Automatisierung der Hälfte dieser Eingänge mehr als neun Angestellte pro Jahr freispielen, die ihre gewonnenen Kapazitäten für zentrale Tätigkeiten einsetzen können. Durch die verkürzte Laufzeit im Hintergrund erhöht sich die Servicequalität gegenüber Bürgerinnen und Bürgern sowie Unternehmen. Das steigert auch die Attraktivität der öffentlichen Verwaltung als Arbeitgeber. Digital transformierte Behörden relativieren das häufig noch vorherrschende „verstaubte“ Image und zeigen, dass dahinter zahlreiche fachlich fordernde Jobs stecken.

Wenn die öffentliche Verwaltung weniger Ressourcen in die Datenverarbeitung stecken muss, bleibt mehr Zeit und Geld für die wesentlichen Anforderungen. „Besonders wichtig ist ein niederschwelliger Zugang zu intelligenten Technologien – Behörden können die Automatisierung prinzipiell von heute auf morgen, ohne großen personellen oder zeitlichen Aufwand einsetzen. Das System lernt selbstständig und schnell, weshalb es nur wenig Begleitung benötigt“, erklärt Matthias Wodniok. Um den Wohlstand der Gesellschaft zu erhalten, braucht es zukunftsfitte Behörden, die die Potenziale der digitalen Transformation für sich nutzen – etwa in Form von intelligenten Automatisierungen.

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