Dokumentenmanagement Region Hannover soll zu 100 Prozent digital werden

Hannoversche Informationstechnologien und Optimal Systems unterstützen die Effizienz in der Verwaltung.

Die Hannoversche Informationstechnologien (hannIT) ist der IT-Partner für Städte, Gemeinden und kommunale Unternehmen in der Region Hannover. Als Anstalt ­öffentlichen Rechts bietet sie für alle Kommunen in Niedersachsen ein Rechenzentrum und Dienstleistungen rund um Digitalisierungsfragen. Seit 2008 ist Optimal Systems ihr strategischer Partner.

Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) enaio des Berliner ECM-Software-Spezialisten steuert die Erstellung und Verwaltung von Dokumenten und Informationen unterschiedlichster Art sowie deren Bearbeitung, Zugriff und Austausch. ­Prozesse lassen sich so effizienter managen, überwachen und weiterentwickeln. „Zusammen mit der hannIT etablieren wir enaio nach und nach in den jeweiligen Fachbereichen, um einen Digitalisierungsgrad von annähernd 100 Prozent zu erreichen“, erläutert Mirko­ Schwellenbach, Senior Account Manager bei Optimal Systems, die Zielsetzung.

„Angefangen hat es mit dem Fachbereich für Umwelt. Ein DMS sollte die Prozesse strukturieren und unterstützen“, erinnert sich Peter Sperling, Kompetenzcenter Manager bei der hannIT. Im Zuge dessen­ löste enaio zunächst das bestehende DMS ab; nach und nach folgten andere Fachbereiche wie zum Beispiel KFZ-Stelle, Führerschein und Ordnungswidrigkeiten oder auch die Etablierung eines Workflows für Rechnungseingang und -ausgang. Insgesamt bietet Optimal Systems über 100 Fachlösungen für fast jeden Geschäftsbereich.

In diesem Jahr steht für die hannIT unter anderem die Einführung der Allgemeinen Schriftgutverwaltung an. Sie versetzt Mitarbeiter in die Lage, voll digital und bei Bedarf von zu Hause aus zu arbeiten – dies ist vor allem in Zeiten von Corona ein großer Vorteil. Allgemein ist Sperling mit der DMS-Lösung von Optimal Systems sehr zufrieden: „enaio ist ein sehr anpass­bares Produkt und die vielen Schnittstellen zu den verschiedenen Fachverfahren sind ein hoher Mehrwert“.

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