Effiziente Verwaltungsdigitalisierung Potenziale heben ohne Gesetzesänderungen

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Im Zentrum der Diskussion über langwierige und unpraktische Verwaltungsabläufe steht der Bürokratieabbau. Bund und Länder verfolgen diverse Initiativen, und der Normenkontrollrat sowie verschiedene Verbände bringen öffentlich ihre Vorschläge ein. Doch jenseits dieser prominenten Debatte gibt es wertvolle Maßnahmen, die die öffentliche Verwaltung sowie die Haushalte von Bund, Ländern und Kommunen entlasten könnten – und das ganz ohne Gesetzesänderungen.

Obwohl häufig Kritik an der deutschen Bürokratie geübt wird, gibt es auch Aspekte, auf die wir stolz sein können. Unsere Gesetze, Verordnungen und Richtlinien haben zum Ziel, diskriminierungsfrei zu sein und für nahezu jede denkbare Situation eine Regel parat zu haben. In dem Dickicht gibt es zudem wirkungsvolle Regelungen und Möglichkeiten, die es bei der Verwaltungsoptimierung richtig zu nutzen gilt. Beispiele hierfür sind die E-Government-Gesetze, die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes nach dem Einer-für-Alle-Prinzip, die Gründung der FITKO (Föderale IT-Kooperation) und die Pflicht zu Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen.

Aufgabenkritik als verpasste Chance

Das E-Government-Gesetz des Bundes und die entsprechenden Gesetze der Länder schreiben eine Aufgabenkritik bei der Digitalisierung von Verwaltungsleistungen vor. Dabei gilt es, jeden Prozessschritt zu hinterfragen:

• Auf welcher Grundlage erfolgt ein Handlungsschritt?

• Mit welchem Ziel?

• Und kann dieses Ziel effizienter erreicht werden?

Die Erfahrung zeigt, dass hier Potenzial ungenutzt bleibt. Hauptgründe sind zum einen, dass die erforderliche Moderation und Reflektion bei der Aufgabenkritik zu wenig berücksichtigt wird und damit den Projektmitarbeitenden in der Verwaltung die Hilfestellung fehlt. Zum anderen besteht kein Anreizsystem. Eine Nichtbeachtung der gesetzlichen Vorgabe zur Optimierung von Verwaltungsabläufen hat keine Konsequenzen. Eine Umsetzung und damit einhergehende Verbesserung hinsichtlich Kosten und personellen Aufwänden bringt der jeweiligen Behörde aufgrund der Haushaltsregeln keinen Vorteil.

Standardisierungen als Beschleuniger der Digitalisierung

Sowohl das E-Government-Gesetz als auch das Onlinezugangsgesetz haben einen Fokus auf Standardisierungen, die einen Wildwuchs an Systemen und ausufernde Kosten verhindern sollen. Identitätsnachweise, Interoperabilität, Portalverbund und Vorgaben zum IT-Planungsrat sind nur einige Schlagwörter. Diese gesetzlichen Vorgaben sind wertvoll. Sie sind alles andere als Bremsklötze. Das Wissen ist breit zu streuen und die Vorgaben in die Praxis zu übertragen. Dann können sie die Verwaltungsdigitalisierung beschleunigen und Hindernisse abbauen.

Das „Einer-für-Alle“-Prinzip: Ein Kraftakt mit Hindernissen

In die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes nach dem Einer-für-Alle Prinzip ist viel Energie geflossen. Es gibt umfangreiche Anleitungen und Vorgaben, Checklisten und eine enge Begleitung durch den IT-Planungsrat, der zudem die priorisierten Verwaltungsleistungen bestimmt hat. Das Vorgehen nach dem Einer-für-Alle (EfA) – und in vergleichbarer Form landesweit zur Nachnutzung für Gesetzgebungen auf Landesebene – bringt eine Fülle von Erleichterungen und Einsparungen an Ressourcen. Anforderungsmanagement, Ausschreibungen, Begleitung eines IT-Projektes, Tests, Implementierung, Betriebskonzeption, Sicherstellung der Barrierefreiheit, Abnahme usw. sind nur einmal erforderlich. Dennoch ist dieser Ansatz in der Praxis aufgrund der seit Jahrzehnten gelebten Struktur des Föderalismus und der kommunalen Selbstverwaltung selbst bei bundeseinheitlichen Gesetzen nur schwer aufrechtzuerhalten. Das Loslassen von individuellen Anpassungen fällt vielen Behörden schwer, obwohl diese beim EfA-Prinzip nicht erforderlich sein sollten. Jede Abweichung verursacht unnötige Zusatzkosten und widerspricht den Haushaltsgrundsätzen.

FITKO: Eine oft unterschätzte Möglichkeit zur Kostenreduktion

Mit der Gründung der FITKO hat die öffentliche Verwaltung ein starkes Instrument erhalten, um Softwarebeschaffungen ohne Ausschreibung im Einklang mit dem Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen vorzunehmen. Die Basis hierzu legte der IT-Planungsrat, auf dessen Initiative die FITKO als Anstalt des öffentlichen Rechts in der Trägerschaft von Bund und Ländern gegründet wurde. Die FITKO ermöglicht damit Inhouse-Geschäfte zwischen den Ländern untereinander und dem Bund zur Bereitstellung und zur Nachnutzung von digitalisierten Verwaltungsleistungen.

Kommunen können die Möglichkeit des Inhouse-Geschäfts entweder indirekt über ihr Bundesland oder als Genossenschaftsmitglied von govdigital nutzen. Gemeinsames Dach für alle Software-as-a-Serviceangebote von FITKO und govdigital eG ist der vom IT-Planungsrat bei govdigital beauftragte Marktplatz. Die Beschaffungsvariante ist oftmals unbekannt oder mit derart großen Unsicherheiten verbunden, dass der ressourcenintensive Beschaffungsweg über eine Ausschreibung und das eigene IT-Projekt mit den oben genannten Erfordernissen zu Anforderungsmanagement, Tests, Betrieb, Abnahme usw. häufiger beschritten wird als erforderlich.

Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen als Schlüssel zur Effizienz

Die Haushaltsordnungen von Bund und Land schreiben Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen vor, die Varianten und Optionen miteinander vergleichen sollen. Das Problem: Diese Untersuchungen erfordern ein tiefes Verständnis des Marktes und technischer Möglichkeiten. Je besser der Überblick über bestehende Lösungen – wie Angebote von FITKO oder govdigital – desto erfolgreicher kann die Wirtschaftlichkeitsuntersuchung ihren Zweck erfüllen und die wirklich wirtschaftlichste Lösung identifizieren und den Haushaltsmittelbedarf begründen. Auch hier zeigt sich: Unsere Bürokratie ist besser als ihr Ruf. Das Wissen darüber und den Umgang damit, liegt noch zu häufig im Verborgenen. Daran gilt es zu arbeiten.

Ein Hindernis in der praktischen Umsetzung liegt allerdings an den zeitlichen Abläufen von Digitalisierungsprojekten insbesondere von Bund und Ländern. Die Abfrage in den Referaten, welche finanziellen Bedarfe für die Haushaltsaufstellung benötigt werden, erfolgt mit großem Vorlauf. Für die mittelfristige Finanzplanung sind das ein Zeitraum von fünf Jahren.

Die Angaben werden meist sehr grob getroffen. Technische Entwicklungen sind über einen solch langen Zeitraum nur mit Abstrichen einzukalkulieren. Eine echte Wirtschaftlichkeitsuntersuchung erfolgt in der Regel erst im Projektverlauf nach Zuweisung der Haushaltsmittel. Und hier liegt ein Nachteil. Es gibt nach Aufstellung des Haushaltsplans und Festlegung der Haushaltsmittel im Haushaltsgesetz keinen Anreiz, eine kostengünstigere Lösung zu suchen. Der Haushaltsgrundsatz der sachlichen Spezialisierung, der sicherstellen soll, dass bewilligte Gelder nicht zweckentfremdet werden, wird an dieser Stelle zum Hindernis. Nicht benötigtes, weil sinnvoll eingespartes Geld, kann auch nicht anderweitig verwendet werden. Für die Handelnden gibt es keinen Vorteil.

Fazit: Effizienzsteigerung durch Wissenstransfer und Haushaltsrecht

Für eine effiziente und effektive Verwaltungsdigitalisierung kommt es sowohl auf die Kosten als auch auf die bestmögliche Lösung an. Ein besseres Verständnis der bestehenden Regelungen und die Berücksichtigung von Standardlösungen könnten erhebliche Fortschritte bringen. Der Schlüssel liegt im Haushaltsrecht und der Wissensvermittlung – nur so können die gut durchdachten Regelungen zur Verwaltungsdigitalisierung ihre volle Wirkung entfalten.

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