Vom Datensilo zum Datenfluss Online-Register als digitales Rückgrat

Anbieter zum Thema

adesso SE

Materna Information & Communications SE

Governikus GmbH & Co. KG

Mein Videotermin Suite | Voigtmann GmbH

Bürgerinnen und Bürger erwarten digitale Services, doch fragmentierte Register halten Daten in Silos und sorgen für Medienbrüche. Daher braucht es Plattformen, die Register verbinden, den Datenaustausch steuern und die Verwaltungen entlasten.

Die Registerlandschaft in Deutschland ist historisch gewachsen, fachlich segmentiert und technisch häufig heterogen, sodass Daten vielerorts weiterhin in getrennten Beständen („Datensilos“) liegen. Für die digitale Verwaltung ist das ein struktureller Engpass: Ohne einfach nutzbare Registerdaten können sie End-to-End-Prozesse kaum medienbruchfrei umsetzen, weil Nachweise und Stammdaten entlang der Prozesskette nicht zuverlässig automatisiert bereitgestellt werden.

Entsprechend verknüpft die Registermodernisierung das Ziel vernetzter Register mit dem Once-Only-Prinzip. Die Idee: Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen müssen erforderliche Angaben nicht mehrfach machen und Verwaltungsleistungen laufen einfacher, schneller und sicherer im digitalen Raum ab. In der Praxis muss sich dieser Anspruch jedoch nicht allein an der Infrastruktur messen lassen. Es geht auch um die Frage, ob Register selbst anschlussfähig sind, ob ihre Datenstrukturen konsistent beschrieben werden können und ob Qualität, Nachvollziehbarkeit und rechtssichere Nachnutzung organisatorisch wie technisch abgesichert sind.

Damit wird aus einem Modernisierungsprogramm eine Skalierungsaufgabe und eine Frage der digitalen Souveränität: Nur mit offenen Schnittstellen und verbindlichen Standards bleibt die Verwaltung langfristig handlungsfähig und kann ihre Lösungen selbstbestimmt weiterentwickeln.

Diese Skalierungslogik wird auch politisch ausdrücklich adressiert: Im Beschluss der 4. Digitalministerkonferenz (DMK) vom 24.11.2025 (TOP 3.9) wird darauf hingewiesen, dass eine konsequente Once-Only-Umsetzung voraussichtlich nicht allein über die priorisierten Registertypen nach Anlage zum IDNrG erreicht werden kann und der Anschluss weiterer Datenbestände erforderlich ist. Gleichzeitig werden cloudbasierte Online-Registerplattformen beziehungsweise die durch den IT-Planungsrat bereitgestellten technischen und rechtlichen Konzepte von „Register-as-a-Service“ als Ansatz zur Entlastung der Kommunen genannt.

Darüber hinaus bittet die DMK den IT-Planungsrat, bestehende technische Lösungen und rechtliche RaaS-Konzepte – vorbehaltlich der Bewertung – zu einem „Produkt des Planungsrates“ weiterzuentwickeln und Fachressorts, Ländern und Kommunen als Cloud Service zur Verfügung zu stellen.

Fokus auf Nachnutzung und digitale Souveränität

Aus der Produktlogik folgt ein klarer Anspruch: Das entstehende Produkt muss als nachnutzbarer Standardbaustein allen föderalen Ebenen zur Verfügung stehen – nicht als getrennte Einzellösungen je Land oder Kommune. Es sollte zudem konsequent quelloffen umgesetzt werden, damit Weiterentwicklung, Sicherheitsprüfung und Nachnutzung gemeinschaftlich über Verwaltungsgrenzen hinweg möglich werden und digitale Souveränität nicht nur postuliert wird, sondern erreichbar ist.

Vor diesem Hintergrund drängt sich die nächste Frage auf: Was wäre, wenn Register nicht mehr als langwierige Einzelvorhaben entstehen müssten, sondern sich – innerhalb klarer Regeln – schnell und standardisiert aufsetzen ließen? Dann würde ein wesentlicher Teil der Umsetzungsarbeit von „jedes Mal neu bauen“ hin zu „wiederverwendbar konfigurieren“ verschoben. Der Mehrwert wäre unmittelbar in der Prozesslogik sichtbar: Wenn Registerdaten über definierte Schnittstellen ansprechbar sind, können Online-Dienste Datensätze gezielt abfragen, Informationen vorab bereitstellen, Nachweise automatisiert über das NOOTS einholen oder Statusinformationen zurückspielen – und damit Bürgerinnen und Bürger in der Interaktion tatsächlich entlasten.

„Register-Baukasten“: Self‑Service‑Ansatz mit klaren Leitplanken

Das Projekt „Register-as-a-Service“ zeigt, dass standardisierte Registerbereitstellung als Service technisch und organisatorisch denkbar ist und dafür bereits Referenzarchitekturen sowie nachnutzbare Ergebnisse vorliegen. Der nächste Schritt sollte jedoch ein niedrigschwelliger, generischer Ansatz sein, der Register jenseits der priorisierten Liste schnell und standardkonform abbildet – und damit die tatsächliche Registerrealität in der Fläche adressiert. Das Zielbild ist ein „Register-Baukasten“: Neue Register werden nicht mehr als Individualentwicklung umgesetzt, sondern regelgeleitet konfiguriert, geprüft, versioniert und standardisiert bereitgestellt – als Self‑Service‑Ansatz mit klaren Leitplanken (Standards, Freigabeprozesse, Security-by-Governance), der kommunale Umsetzungskapazitäten schont und Skalierung ermöglicht.

Ein Weg aus der Skalierungsfalle ist der Plattformgedanke: Basiskomponenten werden einmal bereitgestellt und über standardisierte Schnittstellen so nutzbar gemacht, dass Fachverfahren und Online-Dienste darauf aufbauen können. Die Registerstrukturen werden übergreifend als Schemata beschrieben und versioniert weiterentwickelt (z. B. Gruppen/Felder, Datentypen, Pflichtlogik, Validierungen, Versionierung). Ein solcher Ansatz kann über einen Editor im Frontend niedrigschwellig umgesetzt werden und gleichzeitig Datenqualität systematisch verbessern, weil Validierungen und konsistente Felddefinitionen von Beginn an Bestandteil der Registerdefinition sind.

Die Plattform würde mit Hilfe des Editors dabei nicht nur die Registerstruktur definieren, sondern auch die laufende Datenpflege für Register ohne zuständiges Fachverfahren unterstützen. Damit können Register stärker als eigenständige Datenkomponente gedacht werden, die über definierte Schnittstellen genutzt wird, während die fachliche Geschäftslogik im Fachverfahren verbleibt. Diese Entkopplung reduziert Abhängigkeiten zwischen Fachverfahren und Datenhaltung: Änderungen an Datenstruktur und Datenqualität lassen sich kontrollierter ausrollen, mehrere Fachverfahren können dieselbe Registerbasis nachnutzen, und die Integration neuer Dienste wird eher zur Konfigurations- als zur Neubauaufgabe.

Aus einem Datensilo wird ein Datenfluss

Damit Harmonisierung und spätere Nachnutzbarkeit nicht fallweise „nachgezogen“ werden müssen, ist es zentral, die Spezifikation der Datenstrukturen an etablierten Standardisierungsansätzen auszurichten – insbesondere am Föderalen Informationsmanagement (FIM) und an den XÖV-Standards.

Ergänzend braucht es auf der Plattform Governance-Funktionen, die in der Registerpraxis entscheidend sind: Rollen- und Rechtekonzepte, geregelte Freigaben, Protokollierung sowie eine standardisierte Bereitstellung der Daten über Schnittstellen. Der gesamte Ansatz wird mit der „Online Register Plattform“ (ORP) in Schleswig-Holstein bereits verprobt. Sie ist als Open-Source-basierte, wiederverwendbare Architektur- und Softwarebasis angelegt, um den Aufbau und Betrieb moderner Register zu vereinfachen und zu beschleunigen. Kern des Plattformgedankens ist die Nachnutzung: Vorlagen werden einmal erstellt, versioniert bereitgestellt und können von vielen Stellen als Grundlage für eigene Register verwendet werden.

Damit entsteht ein pragmatischer Weg, medienbruchfreie Prozesse schneller umzusetzen: Ein Online-Dienst kann – nach klarer Berechtigungsprüfung, Protokollierung und zweckgebundener Nutzung – benötigte Registerdaten direkt abfragen und verarbeiten, statt Bürgerinnen und Bürger erneut um Eingaben oder Dokumente zu bitten. Im Ergebnis wird aus einem Datensilo ein Datenfluss, der Fachverfahren und Online-Dienste Ende-zu-Ende verbindet und den Anspruch an digitale Verwaltungsservices erreichbar macht, ohne die föderale Verantwortung für Registerführung und Datenhoheit aufzugeben.

Bürger und Unternehmen im Kontakt mit dem Staat entlasten

Eine verlässlich verfügbare, standardisiert nutzbare Registerdatenbasis verbessert die Entscheidungsfähigkeit der Verwaltung in der Fallbearbeitung: Wenn benötigte Informationen digital abrufbar, aktuell und konsistent vorliegen, können Prüf- und Freigabeentscheidungen schneller getroffen werden, weil Nachforderungen, Nachreichungen und erneute Prüfschleifen deutlich seltener werden. Gleichzeitig entsteht die Grundlage für eine stärker datengetriebene Verwaltung (Data Driven Government), weil Registerdaten – über den Einzelfall hinaus – ausgewertet und für evidenzbasierte Steuerung und Planung genutzt werden können. Damit wird zugleich der Weg frei für den Einsatz agentenbasierter KI, die auf verlässlichen, aktuellen und konsistenten Registerdaten aufsetzen kann.

Eine moderne Registerplattform ist kein fernes Zukunftsbild mehr, sondern lässt sich sehr konkret an den im Artikel beschriebenen Bausteinen festmachen – und genau daran muss sich die nächste Umsetzungsphase messen lassen. Damit der Effekt unmittelbar eintritt, ist es unabdingbar, dass diese Bausteine jetzt zügig zusammenkommen: weniger Medienbrüche, weniger Nachforderungen und weniger Doppelarbeit – spürbar im Alltag der Bürgerinnen und Bürger und im Arbeitsalltag der Verwaltung. Als eines der größten Vorhaben zur Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung entscheidet die erfolgreiche Umsetzung damit wesentlich darüber, ob Deutschland seine Verwaltung dauerhaft leistungsfähig, sicher und digital souverän gestaltet.

Transformation der Verwaltung

Die Pläne von DMK und IT-Planungsrat 2026

(ID:50693061)