Digitalisierung trotz knapper Etats Öffentliche Verwaltung setzt auf Business Intelligence

Geschäftliche Analysen wie Managementcockpits und Balanced Scorecards sind in Wirtschaftsunternehmen schon seit Jahren Standard – im Öffentlichen Sektor hapert der Einsatz dagegen noch. Dem Branchenkompass von Steria Mummert Consulting zufolge soll sich das bis 2016 durch vermehrte Investitionen in Business-Intelligence-Werkzeuge und Hervorstellung der Vorteile ändern.

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In jeder dritten Einrichtung der Öffentlichen Verwaltung in Deutschland erstellen Mitarbeiter Analysen und Berichte überwiegend manuell und über Excel-Tabellen. Das erschwert eine verlässliche Berichterstattung und in der Folge eine effektive Steuerung der Behörden. Durch Investitionen in Business Intelligence wollen sich viele Verwaltungen in den kommenden drei Jahren verbessern. Das ergab die Studie „Branchenkompass 2013 Public Services“ von Steria Mummert Consulting in Zusammenarbeit mit dem F.A.Z.-Institut.

So sehen 55 Prozent der befragten Entscheider im Einsatz von Business-Intelligence-Werkzeugen einen Mehrwert. Nötige Budgets und Mitarbeiter sollen exakter geplant, böse Überraschungen durch Fehlkalkulationen drastisch reduziert werden können. Zusätzliche externe Informationsquellen, zum Beispiel Geo- und Demografiedaten, sollen, mit Bestandsdaten verknüpft, Verwaltungsmaßnahmen planbarer machen.

Interne Vorteile

Auch intern, beispielsweise beim Berichtswesen, versprechen sich die Verwaltungen Vorteile. 93 Prozent der Entscheider bei Bund, Ländern und Kommunen wollen einen schnelleren Zugriff auf zentral verfügbare Daten und eine verbesserte Qualität erreichen. Mehr als 80 Prozent der Verwaltungsentscheider setzen auf mehr Effizienz durch den Aufbau standardisierter Kennzahlensysteme. Informationen liegen in einem einheitlichen Format vor und müssen nicht mühsam zusammengesucht und umgewandelt werden.

„Das Maß an Komplexität ist gerade auf Landes- und Bundesebene mit herkömmlichen Excel-Tabellen nicht zu bewältigen. Je größer eine Organisation ist und je mehr Fachbereiche es gibt, desto stärker ist der Bedarf an konsolidierten Informationen“, sagt Peter Krolle, Experte für Finanzen und Verwaltungssteuerung von Steria Mummert Consulting.

Hürden bei der Einführung

Gebremst wird die Einführung von Business-Intelligence-Systemen durch die Kosten für die Anschaffung sowie die Scheu vor zusätzlichem Aufwand. Aufklärung über den Nutzen könnte hier einen Umschwung fördern. „Öffentliche Verwaltungen können bei der IT-Modernisierung von den Erfahrungen der privaten Unternehmen profitieren. Dort werden heute zum Beispiel eher logisch zusammengehörende Dateninseln geschaffen als unternehmensweite Data Warehouses. Auf diese Weise lassen sich Komplexität und Aufwand verringern“, so Krolle.

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