Modulares Vorgehen als Schlüsselstrategie

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cit GmbH

Ceyoniq Technology GmbH

JCC Software GmbH

Vorteile des Online-Meldeverfahrens

Auch Funktionsbausteine wie beispielsweise ePayment oder eID müssen nicht für jedes Verfahren separat eingekauft und implementiert werden. Das spart nicht nur Kosten, sondern macht auch den Pflegeaufwand überschaubar.

Kostensparend ist zudem, dass einfache, neue Anwendungen selbstständig von den Mitarbeitern in Erfurt in Betrieb genommen werden können. „Vieles machen wir selbst. Wir kaufen einzelne Komponenten und organisieren dann die Schnittstellen zwischen den Komponenten”, so Roth. Lediglich für den Fall, dass keine Standardschnittstellen vorhanden sind, wird die Programmierleistung des Softwareanbieters in Anspruch genommen, die eine Brücke zwischen ­Formularserver und Kernverfahren errichtet.

Ein weiterer Vorteil des modularen Vorgehens ist die Möglichkeit, die Sachbearbeiter in den Behörden bereits bei der Implementierung der Lösung einzubinden. „Die Fachleute, also die Sachbearbeiter, wissen am ehesten, was tatsächlich gebraucht wird und wie das Verfahren aussehen sollte, um effizient arbeiten zu können”, weiß Roth. „Die Bereitschaft, ein neues Verfahren in Betrieb zu nehmen, ist wesentlich höher, wenn man Einfluss nehmen und mitreden konnte. Aus diesem Grund sind das Interesse und die Mitarbeit der Sachbearbeiter in Erfurt hoch. Die Kollegen unterstützen die Projekte und sind auf unserer Seite. Das erleichtert unsere Arbeit natürlich ungemein.”

Online-Angebot wird gerne genutzt

Heute verzeichnet die Webseite der rund 210.000-Einwohner-Stadt monatlich etwa 193.000 ­Besucher und 646.000 Page Impressions. Die medienbruchfreie Anwendung „Reservierung eines Wunschkennzeichens” wurde 2016 mit 162.000 Aufrufen am häufigsten unter den aktuell 14 verfügbaren Online-Diensten genutzt. Auch Urkundenbestellungen oder Anmeldungen zu VHS-Kursen wurden gern genutzt.

Besonders stolz ist man auf die Umsetzung des Online-Verfahrens für die Vergabe von Kindergartenplätzen, dem größten Projekt in diesem Jahr. Alle freien Träger waren in das Projekt einzubeziehen. Durch die Integration des kurz ­vorher online gestellten Erfurter Geoportales basieren die Zuordnungen auf realen Geodaten. „Da es sich hier um ein sehr emotionales Thema für die Bürger handelt, dürfen wir uns erst recht keine Fehler bezüglich Datensicherheit und Datenschutz erlauben. Aber auch hier greift das bewährte Prinzip: der cit-Assistent tauscht die Daten mit dem Fachverfahren aus, aber niemand hat von außerhalb Zugriff auf das Kindergartenprogramm”, berichtet Roth. Seit August 2016 wurden bereits mehr als 700 Reservierungen eines Betreuungsplatzes online vorgenommen.

Als nächste Anwendung geht die aktualisierte Melderegisterauskunft in Betrieb. Zudem wird den Erfurtern die Möglichkeit zur Online-Terminvergabe eröffnet, und bis zur Bundestagswahl im kommenden Jahr soll die Beantragung von Briefwahlunterlagen mit Anbindung an das Einwohnermeldeverfahren umgesetzt sein.

Tipp für Kommunen

„Als wir damals mit der noch recht außergewöhnlichen und teuer klingenden Idee kamen, nur mit Schnittstellen arbeiten zu wollen, hat man uns bei der cit angehört und ernst genommen“, erklärt Roth. Die Erfahrung hat den Leiter der Abteilung Datenverarbeitung gelehrt, dass es bei der Umsetzung einer eGovernment-Strategie stets darauf ankommt, die Kosten-Nutzen-Analyse im Blick zu haben.

Deshalb rät er anderen Kommunen, die gerade vor der Entscheidung stehen, welchen Weg sie bei der Umsetzung ihrer eGovernment-Strategie gehen wollen, sich von Anfang an eine Komplettstrategie zu überlegen: „eGovernment sollte niemals zum Selbstzweck und nie als schnelle Lösung umgesetzt werden”, so Roth.

Stattdessen empfiehlt er ein modulares Vorgehen, das sich in den letzten Jahren allmählich auch in anderen Kommunen durchzusetzen scheint. „Damit sparen Städte und Gemeinden nicht nur Geld, sondern auch Pflegeaufwand.” Auch die Hersteller haben erkannt, dass die Kunden sich diesen Weg immer häufiger wünschen und ­bieten entsprechende Schnittstellen an.

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