Online-Antrag – Best Practice beim Deutsch-Polnischen Jugendwerk Mit neuer IT-Infrastruktur Tausende Förderanträge sicher im Griff

Die Access-basierende IT-Lösung für die Antragsbearbeitung beim Deutsch-Polnischen Jugendwerk hielt nicht mehr Schritt mit Tausenden Förderanträgen, die jedes Jahr eingehen. Heute arbeiten 24 Mitarbeiter in Warschau und Potsdam mit einer Java-basierenden Infrastruktur, die von der European IT Consultancy Eitco GmbH implementiert wurde. Sie schafft mehr Informationstransparenz und entlastet die Mitarbeiter.

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EITCO GmbH European IT Consultancy

Das Deutsch-Polnische Jugendwerk (DPJW) ist eine binationale Organisation mit Standorten in Warschau und Potsdam. Seit 1991 fördert es Begegnungen zwischen deutschen und polnischen Jugendlichen. Das beginnt beim klassischen Schulaustausch und reicht bis zu Projekten zwischen Musikschulen, Sportvereinen, Theatergruppen oder Umweltverbänden. Das DPJW betreut jährlich rund 4.000 Einzelantragsteller – Schulen, Jugendorganisationen und Verbände.

Gleichzeitig arbeitet das Jugendwerk bei der Förderung der Jugendbegegnungen mit rund 120 Zentralstellen in Deutschland und Polen zusammen – Dachverbände, Fachstellen und Partnerorganisationen, die in Kooperation mit dem Jugendwerk die Antragsbearbeitung nach dem Subsidiaritätsprinzip übernehmen.

Zwischen dem DPJW und seinen Trägern und Zentralstellen besteht ein sehr intensiver Austausch. Das DPJW und seine Zentralstellen erhalten Einzelanträge für Jugendprojekte. Die Zentralenstellen reichen sie gebündelt als Sammelantrag beim DPJW ein. Das Jugendwerk und die zuständigen Zentralstellen befinden gemäß der in den Anträgen beschriebenen Begegnungskonzepte über die Finanzfördermittel. In der Folgezeit betreut das DPJW die Projekte bis zu deren Abschlussbericht und finanzieller Abrechnung.

Heute gehen beim DPJW jährlich rund 3.500 Förderanträge ein. „Es gab Tage, da kam ein Kurier mit mehreren Kisten voller Anträge vorgefahren“, sagt Pawel Prokop, Mitarbeiter im Förderreferat, der das IT-Projekt von Beginn an begleitet hat. „Wir kamen an einen Punkt, an dem wir erkannten, so geht es nicht weiter“, ergänzt die Projektleiterin für die Einführung der neuen IT-Infrastruktur, Rita Wolf. Die Access-basierende Infrastruktur zur Bearbeitung der Anträge stieß an ihre Grenzen.

Statusabfragen per Telefon

Die steigende Zahl der Anträge und Projekte machte die Ineffizienz einiger Kommunikationswege sowohl innerhalb des DPJW als auch im Austausch zwischen dem DPJW, den Zentralstellen und einzelnen Antragstellern deutlich. „Wenn Antragsteller bei uns anriefen, um den Stand ihrer Anträge abzufragen, bedeutete das für unsere Mitarbeiter einen enormen Rechercheaufwand“, berichtet Rita Wolf.

Das IT-System bildete den Vorgang nur rudimentär und vor allem nicht standortübergreifend ab. Mitarbeiter mussten bisweilen regelrecht nach den Akten „fahnden“: Welcher Mitarbeiter hatte sie bearbeitet? Oder lag sie vielleicht noch bei einer Zentralstelle, die den Antrag des einzelnen Vereins noch nicht an das DPJW weitergereicht hatte? „Die telefonischen Anfragen und die Archivierung der großen Anzahl an Akten haben einen Großteil unserer Zeit beansprucht“, sagt Pawel Prokop.

Seit den ersten Ideen für eine neue technische Lösung sind etwa drei Jahre vergangen. Heute haben das DPJW und der Berliner IT-Dienstleister European IT Consultancy Eitco GmbH die erste und entscheidende der drei Projektstufen erfolgreich absolviert.

Das DPJW arbeitet jetzt mit einem Vorgangsbearbeitungssystem, das auf Java basiert. Es bildet die Geschäftsprozesslogik für die Bearbeitung der Förderanträge und die Begleitung der Projekte bis zu deren Abrechnung ab.

Im nächsten Schritt sollen die 120 Zentralstellen eingebunden werden, sodass schon mit dem Eingang der Förderanträge bei den Zentralstellen der digitalisierte Workflow beginnt. Die Zeit der kistenweisen Anlieferung von Anträgen wird dann der Vergangenheit angehören. „Wir benötigen perspektivisch die Post nur noch wegen der rechtsverbindlichen Unterschriften“, sagt Rita Wolf. Bis Ende 2010 wird das Projekt insgesamt abgeschlossen. Dann soll auch der dritte Schritt, das Modul Online-Antrag, zur Verfügung stehen. „Wir werden dann einen effizienten Ablauf haben, beginnend vom Antragsteller über die Zentralstellen bis hin zu uns“, sagt Rita Wolf.

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