Mit neuer IT-Infrastruktur Tausende Förderanträge sicher im Griff

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Nutznießer der DPJW-Anwendung

Derzeit absolvieren DPJW und Eitco gerade die zweite Etappe ihres Weges zu einem vollständig digitalisierten Fördermittelvergabesystem. Ziel ist die Einbindung der 120 Zentralstellen. Diese sollen schon die Antragsdaten via PC in das Softwaresystem eingeben können. „Damit beschleunigen wir das ganze Antragsverfahren und erhöhen nun auch zwischen DPJW und Zentralstellen die Transparenz in der Kommunikation“, sagt Rita Wolf. Eitco entwickelt über der EJB-Schicht die notwendige Webservices-Schnittstelle, an der die Online-Anwendung andocken kann.

Bis Ende 2010 folgt die dritte und letzte Etappe: Eine Online-Plattform soll in Form eines Assistenten Einzelantragstellern wie Schulen die Abgabe eines Online-Antrages ermöglichen. „Antragsteller können dann unabhängig von Bürozeiten ihre Anträge einreichen. Den Postverkehr benötigen wir lediglich noch zur Sicherstellung der Rechtsverbindlichkeit“, sagt Pawel Prokop.

Online-Antragsteller sollen über das Portal jederzeit den Bearbeitungsstand ihres Antrags verfolgen können. Die Mitarbeiter werden damit weiter entlastet. „Mit dieser Funktion können sich die Antragsteller ihre Nachfragen bei uns sparen. Dann können wir uns mehr um neue Impulsprojekte für den deutsch-polnischen Austausch kümmern“, sagt Rita Wolf.

Fazit

Schon die erste Etappe hat das DPJW in ein neues IT-Zeitalter gebracht. Denn das intelligente, grenzüberschreitende Netzwerk ist die Grundlage dafür, dass heute alle Dokumente und der jeweilige Stand der Förderanträge für jeden Mitarbeiter des DPJW am PC einsehbar sind – auf Deutsch und auf Polnisch. Von der Registrierung des Antrags über Zwischenstände, die darüber informieren, welche Dokumente gegebenenfalls noch für die Bewilligung eines Förderantrages fehlen, bis hin zur Verfolgung des Projektstandes und der finanziellen Abrechnung: Alle Details gibt es heute per Mausklick. DPJW-Mitarbeiter können telefonische Anfragen von Antragstellern einfacher und damit schneller beantworten.

Zwar gehen die Anträge heute in der Regel nach wie vor konventionell mit der Post beim DPJW ein. Aber mit den von der Fördersoftware generierten digitalen Dokumenten lässt sich der Kommunikationsprozess zwischen DPJW, Zentralstellen und einzelnen Antragstellern heute schon via eMail-Kommunikation enorm beschleunigen. Zudem sind die Arbeitsprozesse innerhalb des DPJW standardisiert und alle Daten hinterlegt und abrufbar.

Die Java-basierende IT-Infrastruktur hat nur Gewinner: neben dem DPJW die Partnerorganisationen und Dachverbände aus Bereichen wie Sport, Musik, Kultur, Soziales und Bildung, Schulen sowie Vereine und Einrichtungen beiderseits der Oder, die deutsch-polnische Jugendbegegnungen organisieren wollen. Für sie wird es künftig einen sehr schnellen Zugang zum DPJW geben. Die Bewilligungszeiten der Anträge werden deutlich verkürzt.

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