Mit neuer IT-Infrastruktur Tausende Förderanträge sicher im Griff

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European IT Consultancy EITCO GmbH

Anforderungsprofil auf 150 Seiten

Die größte Hürde ist genommen. Doch schon die Vorbereitung hatte es in sich. Im Jahr 2006 haben die für Förderanträge und EDV zuständigen Mitarbeiter in Warschau und Potsdam ein umfangreiches Anforderungsprofil entwickelt. Auf 150 Seiten stand am Ende, was das DPJW benötigte. „Das war zwar ein Kraftakt, aber zugleich ein entscheidender Erfolgsfaktor“, sagt Pawel Prokop. „Auch unsere eigenen internen Abläufe standen auf dem Prüfstand, um sie künftig so effizient wie möglich zu organisieren.“

Mehrstufiges Prototyping

Im Frühjahr 2007 schrieb das DPJW das IT-Projekt aus. Den Zuschlag erhielt die European IT Consultancy Eitco GmbH. Der Berliner Dienstleister beschäftigt sich seit über 30 Jahren mit IT-Services im öffentlichen Bereich auf Bundes-, Länder- und kommunaler Ebene sowie für gemeinnützige Organisationen. „Überzeugt hat uns das Angebot von Eitco, weil es sehr detailliert auf unsere Bedürfnisse eingegangen ist. Das Unternehmen hat uns ein ausführliches Prototyping zugesichert, das heißt, eine schrittweise Optimierung des Systems für unsere Bedürfnisse“, erläutert Rita Wolf.

Die künftigen Anwender konnten Einfluss nehmen auf die Einrichtung zusätzlicher Buttons oder Funktionalitäten, beispielsweise die Möglichkeit, zwischen verschiedenen Haushaltsjahren wechseln zu können. Auch auf vermeintliche Detailwünsche wie Bildschirmaufteilung, Schriftgrößen oder die Farbigkeit der jeweiligen Fenster ging der Dienstleister ein.

Was erst einmal nach sehr viel Aufwand klingt, zahlt sich auch aus der Sicht des Dienstleisters aus: „Die künftigen Anwender sind von Beginn an eingebunden und werden für den internen Veränderungsprozess gewonnen“, sagt Wernfried Lengert, Projektleiter DPJW bei Eitco. „So sind die Effizienzsteigerungen unserer Lösung beim Kunden vom ersten Tag der Inbetriebnahme an wirklich spürbar.“

Flexibilität für beide Standorte

Die neue Software für die Vorgangsbearbeitung ist im Kern eine Java-EE-Anwendung, basierend auf EJB 3.0 und Hibernate als JPA-Provider. Der Client für die internen Mitarbeiter ist eine Java-Desktop-Anwendung (Swing), die direkt als EJB-Client arbeitet. Die Standorte Potsdam und Warschau sind gleichberechtigte Niederlassungen des DPJW und bearbeiten dieselben Anträge länderübergreifend.

Damit die Mitarbeiter in Potsdam wie in Warschau komfortabel arbeiten können, betreibt das System die Software an beiden Standorten mit jeweils eigener Datenbankinstanz; dabei müssen sich die beiden Datenbanken synchron replizieren, sodass an beiden Standorten der gleiche Datenstand vorliegt.

Dokumente, die die Mitarbeiter mit der neuen Software erstellen, werden als Word-Dokumente und als PDF erzeugt und archiviert. Auswertungen aus der Datenbank fließen in ein Excel Sheet. Die Anwendung beinhaltet darüber hinaus ein umfangreiches Reporting; hierfür kommt „Jasper Reports“ zum Einsatz.

Aufgrund des gemeinsamen Prototypings konnten die Partner DPJW und Eitco das Schulungsprogramm sehr schlank gestalten. Fünf Tage wurden die acht Mitarbeiter des Förderreferats in Potsdam und Warschau geschult, die EDV-Administratoren des Jugendwerks erhielten drei Tage Einweisung. Der Wartungsvertrag umfasst 15 Stunden pro Quartal.

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