Ministerpräsident Horst Seehofer macht eAkte zur Chefsache

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Natürlich stelle – so das Innenministerium – der Paradigmenwechsel von der papiergebundenen auf die elektronische Akte immer eine große Herausforderung dar und erklärt sehr diplomatisch:

Einführung der eAkte ist und bleibt Ziel der Staatsregierung

„Die Herausforderung für die einführenden Behörden liegt in der Umstellung der bisherigen Arbeitsweise mit Akten und Vorgängen in Papier auf eine elektronische Aktenführung und gegebenenfalls elektronischen Workflow. Das setzt zunächst nicht unerhebliche organisatorische Veränderungen auch in den Arbeitsabläufen innerhalb der Behörden voraus und erfordert eine intensive Schulung und Betreuung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter während der Einführungsphase. Dabei müssen sich alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit den neuen Arbeitsweisen und -techniken vertraut machen. Im Anschluss hieran zeigen sich die Vorteile und Synergien des DMS und VBS deutlich.“

An der Software jedenfalls liegen die Probleme offenbar nicht. „Die Einführung der Software ist nicht gescheitert“, versichert das bayerische Innenministerium auf Anfrage von eGovernment Computing und beziffert die bisherigen Kosten wie folgt: „Für den Erwerb der Landeslizenz sind 2,2 Millionen Euro angefallen. Darüber hinaus fallen Kosten für die Softwarepflege, den Erwerb von Hardware, für Schulungen, verwaltungsinternen Kompetenzaufbau etc. an, die jedoch zu einem Großteil vom eingesetzten Produkt unabhängig sind.“

Und ein Ministeriumssprecher bekräftigt: „Die Einführung der elektronischen Akte in der staatlichen Verwaltung ist und bleibt Ziel der Staatsregierung.“

Sind die neuen Arbeitsweisen und
-techniken das Problem für die Mitarbeiter? Und was wird durch die elektronische Akte anders?

Dr. Margit Ksoll-Marcon, Generaldirektorin der Staatlichen Archive Bayerns, hat das 2005 so beschrieben: „Im Bayern-Standard werden eingehende Dokumente sei es per eMail oder gescannte Papiereingänge im Rahmen der Eingangsbehandlung keine Geschäftszeichen mehr erhalten. Sie tragen ein Dokumentenkennzeichen bestehend aus Aktenzeichen, Vorgangsnummer und Dokumentennummer. Erst das auslaufende Schreiben erhält vom Sachbearbeiter ein Geschäftszeichen, bei dem zu dem genannten Dokumentenkennzeichen das bearbeitende Sachgebiet hinzugefügt wird. Die Metadaten zu den einzelnen Dokumenten werden automatisiert gegebenenfalls bei gescannten Schriftstücken mittels OCR ausgelesen.“

Und: „Bei ausgehenden Schreiben, wie auch bei amtsinternen Vermerken erfolgt die Schlusszeichnung der Dokumente über eine sogenannte elektronische Unterschrift mittels Passwort, da die digitale Signatur derzeit in Bayern nicht eingeführt wird.“

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