Auf dem Weg zur lernenden Organisation Kaizen für Kommunen: Lernen in der Amtsstube

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Kaizen ist japanisch und bedeutet Wandel (kai) zum Besseren (zen). Das klingt erstmal schön. Doch Achtung! Es geschieht nicht von selbst, KI und maschinelles Lernen helfen dabei nur bedingt, ebenso wenig wie eine Dienstanweisung.

Dass Deutschlands Verwaltungsleistungen noch Potenzial aufweisen hinsichtlich Digitalisierung, Entbürokratisierung und Nutzerfreundlichkeit, zeigen viele Studien. Umfragen für anstehende Wahlen verdeutlichen ebenfalls, dass noch Luft nach oben besteht, um die Zufriedenheit mit der öffentlichen Verwaltung auch dafür zu nutzen, damit das Vertrauen insgesamt in den Staat wieder gestärkt wird.

Gleichzeitig gilt es, den Blick über den volkswirtschaftlichen Tellerrand zu richten und Deutschland im internationalen Wettbewerb zu betrachten. Wo werden sich Unternehmen ansiedeln, in einem Land mit geringem Digitalisierungsgrad und hoher Bürokratiequote? Oder an einem Standort, der Gewerbeanmeldungen und ­andere Genehmigungen ebenso einfach und bequem ermöglicht wie echte Innovationen? Natürlich ist das eine rhetorische Frage, insbesondere auf kommunaler Ebene ist dieser Wettbewerb spürbar und präsent. Genau dort, an der Basis, findet ein Großteil der Verwaltungsarbeit für Bürgerinnen und Bürger wie auch für Unternehmen statt.

Was hat all dies nun mit einem ­japanischen Konzept zu tun, das zur Mitte des letzten Jahrhunderts im Land der Kirschblüten die Auto­mobilindustrie massiv vorangebracht und sich hierzulande in den 1980er und 1990ern Jahren kurz in Managementhandbüchern gezeigt hatte?

Wir sind hier nicht in der Schule! Oder doch?

In Klassenräumen und jungen Jahren steht das Lernen zwingend im Vordergrund. Lesen, Schreiben, Mathematik, Physik, Chemie und andere neue Dinge sind in dieser Zeit elementare Teile unseres Lebens. Später, nach der Ausbildung oder dem Studium, gibt es noch die ein oder andere fachliche Weiterbildung. Aber bitte, dann will all das Wissen angewendet werden!

Halt, nein, genau dann fängt das Lernen erst richtig an. Jedenfalls sollte es so sein, um sich als berufstätiger Mensch und insgesamt als Organisation ständig zu verbessern. Um Prozesse zu verschlanken, um aus früheren und laufenden Projekten für zukünftige Vorhaben zu lernen. Um Kaizen vollumfänglich zu leben. Doch ­haben wir das Lernen wirklich gelernt? Und erkennen wir den Sinn darin, haben wir womöglich sogar Spaß dabei?

In unserer aktuellen Kurzstudie „Kaizen für Kommunen“ für das Nationale E-Government Kompetenzzentrum (NEGZ) betrachten wir mit transdisziplinärer Perspektive, was es insbesondere auf kommunaler Ebene braucht, um sich als Verwaltung noch mehr hin zu einer Lernenden Organisation zu entwickeln. Das Kaizen-Prinzip mit dem Anspruch, sich als Person und Institution beständig zu verbessern, ist dabei Leitmotiv und berücksichtigt neben Prozessen vor allem das Zusammenspiel der ­Menschen, die in der Organisation arbeiten.

Fehler haben meist ein schlechtes Image

Wer Lernen fördern möchte, braucht „Safe Spaces“ als Erprobungsräume zum Experimentieren, adäquate Führungsstile und eine passende Kultur innerhalb der Organisation. Doch der genauere Blick zeigt: Oft steht hinter diesen Floskeln kein ausreichendes Verständnis darüber, wie Lernen nachhaltig gelingen kann.

In unserer Gesellschaft sind Fehler oder gar Scheitern zumeist nicht gern gesehen. Geschieht in der ­Politik ein Fehler, werden schnell Rücktrittsforderungen laut, wie auch im Spitzensport oder nebenan auf dem Sportplatz bei den Amateuren. Gleichzeitig ist das schulische Rotstiftphänomen immer noch Teil der „Lernkultur“, die uns als Schülerinnen und Schüler fürs spätere Berufsleben erheblich prägt.

„Was würde geschehen, wenn wir nicht mehr danach fragen, was Mitarbeiter falsch machen, sondern danach, was sie richtig machen?” Diese Frage stellte Don Clifton, der US-amerikanische Psychologe, ­Unternehmer und einer der Urväter der Positiven Psychologie, die die Stärken und Talente der Menschen in den Vordergrund stellt. Das ist eine konstruktive Haltung, die Ängsten vor falschen Entscheidungen und eventuellem Scheitern den Schrecken nehmen und stattdessen die Lust am Lernen deutlich steigern kann.

Das Pendant könnte ein „Grünstiftphänomen“ sein. Oder etwas, das radikaler und innovativer in neuseeländischen Schulen zu beobachten ist.

Auf der nächsten Seite: Einblick in die NEGZ-Studie.

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