Elektronische Signatur Ist die Unterschrift bald nichts mehr wert?

Mit der neuen eIDAS-Verordnung soll der Austausch elektronischer Unterschriften ab dem Jahr 2016 EU-weit einheitlich geregelt werden. Was das für die gute alte Unterschrift bedeutet, erklärt Hans-Günter Börgmann, Geschäftsführer des Archivierungsspezialisten Iron Mountain Deutschland.

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Im März eröffnete eine Ausstellung im U.S.-Nationalarchiv in Washington D.C. Sie zeigt unter anderem die Heiratsurkunde von Adolf Hitler, auf der auch Trauzeuge Joseph Goebbels unterschrieben hat. Zu den weiteren Exponaten gehört eine Grußkarte von Saddam Hussein an George Bush sowie die Patentanmeldung von Michael Jacksons berühmten „Smooth Criminal“-Schuhen, mit denen man sich im 45-Grad-Winkel nach vorne lehnen konnte, ohne umzufallen. Die Ausstellung trägt den Namen „Making Their Mark“ und soll zeigen, dass die Weltgeschichte allein durch Unterschriften erzählt werden kann.

Während die Mitarbeiter des U.S.-Nationalarchivs damit beschäftigt waren, Millionen archivierter Dokumente auf deren Relevanz zu sichten, wurde in der EU gerade die Verordnung über die „elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt“ (eIDAS) beschlossen. Mit dem umfangreichen Verordnungspaket, welches am 14. Oktober beschlossen wurde und Mitte 2016 das deutsche Signaturgesetz ersetzen wird, sollen die Vorgaben zur eIdentifikation innerhalb der EU vereinheitlicht werden.

Somit sollen Firmen, Behörden und Bürger in der Lage sein, Dokumente in der gesamten EU elektronisch zu unterzeichnen und zu zertifizieren. In Europa gibt es bereits unterschiedliche eID-Verfahren, in Deutschland kommt dieses etwa bei den De-Mail-Diensten zum Einsatz. Der neue Personalausweis dient hierbei der elektronischen Identifizierung.

Bisherige Gesetzgebung förderte unnötiges Drucken und Scannen

Die Verwendung elektronischer Unterschriften ist in der EU bereits seit 1999 in der Signatur-Richtlinie 1999/93/EG des Europäischen Parlaments und des Rates über gemeinschaftliche Rahmenbedingungen für elektronische Signaturen entsprechend geregelt. Allerdings versagte die Richtlinie in einem entscheidenden Punkt: Sie betrachtete elektronische Signaturen isoliert und nicht, dass sie etwa in Zusammenhang mit verschiedenen Arten von Transaktionen stehen könnten.

Daher musste die Richtlinie ständig angepasst werden, was dazu führte, dass sie in den Mitgliedstaaten oft unterschiedlich ausgelegt wurde, und sich die Gesetzeslage für Unternehmen somit höchst unübersichtlich gestaltete. Dies betraf vor allem Unternehmen, die ihre Geschäfte hauptsächlich online abwickeln und bei der Verifizierung auf umständliche, handgeschriebene Unterschriften setzen mussten.

Vor kurzem hat die Association for Information and Image Management (AIIM) in einer Studie entdeckt, dass rund die Hälfte der Organisationen weltweit Papierdokumente ausdrucken, um eine rechtlich bindende Unterschrift zu erhalten.

In Großbritannien verwendet gar ein Viertel der mittelständischen Unternehmen einen zusätzlichen Arbeitstag im Jahr, nur um Unterschriften zu sammeln und zu ordnen.

Ausdrucken und wieder einscannen

In der Informationsmanagement-Praxis arten solche Vorgehensweisen dann oft in Chaos aus: Rund die Hälfte (49 Prozent) der von der AIIM befragten Unternehmen gab zu, dass sie Dokumente nur ausdrucken und unterzeichnen, um sie anschließend wieder für ihr Dokumenten-Management- beziehungsweise ECM-System einzuscannen. Ein Drittel gibt sogar zu, bei bestimmten Vorgängen, drei zusätzliche Kopien auszudrucken, um alle benötigten Unterschriften einzuholen.

Dass dies ineffizient ist, verwundert nicht und bei vielen Firmen wäre es ratsam, solche althergebrachten Vorgehensweisen auch im Sinne ihrer Business Intelligence (BI) zu überdenken. Denn was nützen Unterschriften, wenn sie nur wieder als Papierdokument in den unendlichen Weiten des Papierarchivs herumschwirren?

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