Kolumne Genug rumgespielt! Vom KI-Hype zur KI-Transformation

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Viele Verwaltungen nutzen KI – aber oberflächlich. Professor Niehaves macht deutlich: Wer nur promptet, schöpft das Potenzial nicht aus. Es wird Zeit, ernst zu machen mit echter KI-Wertschöpfung.

Künstliche Intelligenz (KI) ist da. Und bleibt. Demografischer Wandel, Fachkräftemangel, Personalmangel, knappe Kassen und so weiter und so fort. Alles Wasser auf die Mühlen der KI. Doch wie heben wir die potenziellen (Mehr)Werte, die KI uns verspricht? ChatGPT, Prompting Workshops, Dienstanweisungen, Chatbot, war's das schon? Und was an Wertschöpfung ist mit KI denn überhaupt möglich?

Werkzeuge nutzen (KI-Level 1): Häufig beginnt der Einsatz von KI in der Verwaltung mit der Nutzung bestehender KI-Werkzeuge. ChatGPT, Prompting Workshops, Chatbots etc. Kommt Ihnen bekannt vor? Damit sind Sie in guter Gesellschaft, denn viele Verwaltungen befinden sich genau auf diesem Level. Ein guter Einstieg, denn – sofern richtig eingesetzt – lassen sich im Rahmen einer solchen einfachen Tool-Nutzung bereits stattliche Produktivitätsgewinne erzielen (15,5 % schnellere Aufgabenbearbeitung sowie 18 % bessere Ergebnisqualität durch KI-Nutzung; siehe eGovernment Kolumne 02/2025). Doch es ist und bleibt ein Einstieg.

Prozessoptimierung und -innovation mit KI (KI-Level 2): Bei allen anderen Technologien haben wir es verinnerlicht: Echte Mehrwerte entstehen dann, wenn sich mit der Nutzung der Technologie auch die Verwaltungsprozesse verändern. Wir haben es wir alle gelernt: Wenn Sie einen Sch*** … schlechten Prozess digitalisieren, dann haben Sie einen schlechten digitalen Prozess. Und das gilt auch heute noch: KI muss in gute angepasste Prozesse eingebettet sein, damit sie ihr Wertschöpfungspotenzial wirklich entfalten kann. Leider sieht man eine KI-getriebene Prozessoptimierung und -innovation heute viel seltener als die oberflächliche Nutzung von KI-Werkzeugen.

Eigene KI entwickeln (KI-Level 3): Man muss nicht, um selbst KI zu entwickeln, alles von Grund auf neu erfinden. Man kann bestehende KI-Modelle und KI-Frameworks (z. B. PyTorch und TensorFlow) nutzen, um die Modelle mit eigenen Daten zu füttern und sehr wertschöpfenden eigene KI-Lösungen zu entwickeln. Demnach auch ein Stück weit Emanzipation vom Markt, indem man eigene und passgenaue KI-Lösungen bauen kann, schnell, einfach, flexibel, kostengünstig. KI als das neue Excel? Noch nicht. Aber durch technische Entwicklungen, z. B. „Low Code AI“, rücken diese KI-Wertschöpfungsmöglichkeiten auch für die Breite der Verwaltungen in greifbare Nähe.

Foundation Models (KI-Level 4): Der Vollständigkeit halber soll auch die Entwicklung von KI-Basismodellen, sogenannten Foun­dation Models, erwähnt werden. Dies sind Modelle, „die auf breiten Daten trainiert werden (in der Regel mit Selbstüberwachung im großen Maßstab) und die an eine Vielzahl von nachgelagerten Aufgaben angepasst werden können“ (Definition Stanford University), z. B. ChatGPT selbst. Und auch wenn man durchaus schon öffentliche IT-Dienstleister sieht, die sich ­hieran versuchen, wird die Breite der Verwaltungen diese Art der KI-Wertschöpfung – mindestens mal in den kommenden Jahren – nicht in Angriff nehmen.

Überblick:

Schatten-KI

Schaut man sich den Einsatz von Verwaltungs-KI in der Republik an, gerade in Kommunen, sehen wir zu einem allergrößten Teil den Einsatz von KI-Werkzeugen (KI-Level 1), also einen relativ oberflächlichen Einsatz, der die wesentlichen Wertschöpfungspotenziale von KI ungenutzt lässt.

Warum ist das so? Sehr nachvollziehbar liegt es sicherlich daran, dass KI-Werkzeuge einen einfachen und naheliegenden Einstieg ins Thema KI bieten. Man fängt „klein“ an und natürlich auch dort, wo der größte Druck ist: Eine Vielzahl der Verwaltungsbeschäftigten nutzt frei verfügbare Werkzeuge wie ChatGPT bereits, und das mit und auch ohne Erlaubnis (Schatten-KI). Das muss natürlich durch die Verwaltungen bekümmert ­werden, auch im Lichte der KI-Verordnung der EU.

Ein ganz anderer Grund liegt da­rin, dass es für tiefergehende KI-Wertschöpfung Voraussetzungen braucht, die leider vielfach nicht gegeben sind. KI-getriebene Optimierung und Innovation von Prozessen (KI-Level 2) benötigt eben genau das: ein funktionierendes Prozessmanagement und Change Management. Und darüber verfügt heute leider (immer noch) nicht jede öffentliche Verwaltung.

Die Entwicklung eigener KI-­Lösungen (KI-Level 3) setzt offensichtlich die entsprechenden KI-Entwicklungsfähigkeiten voraus, aber noch mehr: Daten. Daten, die eben nicht verteilt und fragmentiert in proprietären Datenbanken diverser Fachverfahren schlummern. Nein, ein aktives und professionelles Datenmanagement, und das ist aktuell (noch) Mangelware.

KI ist kein Spielzeug

Kurz, der Einstieg ins Thema KI ist trügerischerweise recht leicht gemacht. Der wirklich wertschöpfende Einsatz künstlicher Intelligenz erfordert jedoch, dass Verwaltungen weitere Fähigkeiten aufbauen müssen bzw. eigentlich hätten bereits aufgebaut haben ­sollen, vor allem ein funktionierenden Prozess- und Datenmanagement.

KI ist kein Spielzeug! Wer echte Mehrwerte heben will, muss raus aus der Komfortzone der Tool-Tests und rein in die professionalisierte strukturelle Erneuerung – von Prozessen, Datenstrukturen und Kompetenzen. Das ist herausfordernd, keine Frage! Aber genau hier liegt die (einzige) Chance, dem Fachkräftemangel nicht nur hinterherzulaufen, sondern mit KI wirklich produktiv zu begegnen und die geschürten Erwartungen auch zu erfüllen. Klar, ChatGPT ist nett. Aber wenn wir in zehn Jahren noch immer nur „besser prompten“, haben wir was falsch gemacht. Verwaltungs-KI? Da geht mehr. Da muss mehr gehen. Und wir ­wissen es auch!

Kolumne

Produktiv oder problematisch? KI im Praxistest der Verwaltung

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