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Dataport AöR

Abstimmung der Leistungsanforderungen

Auf Vorschlag der Koordinierungsgruppe wurde mit der Rolle der DCS-Verantwortlichen in den beteiligten Ländern eine zweite Ebene für die kontinuierliche Abstimmung der Leistungsanforderungen und des Auftragsmanagements der vier Auftraggeber geschaffen. Die DCS-Verantwortlichen, die aus Sicht der betrieblichen Organisation die Serviceprozesse an der Schnittstelle zum DCS gestalten, bilden dazu ein länderübergreifendes Gremium, das die Umsetzung der Aufgabenwahrnehmung im Rahmen des operativen Tagesgeschäftes gewährleistet und harmonisiert.

Für die Umsetzung des Projektes wurden Teilprojekte initiiert, die den Auftrag hatten, zu sehr effizienten Lösungen zu kommen.

Im Teilprojekt Nachverarbeitung erfolgte der Ressourcenaufbau für den dezentralen Entwicklerdruck, den kompletten zentralen Druck sowie die komplette Nachverarbeitung für alle vier Länder. Eine Vereinheitlichung der Bedruckerzeugnisse wurde erreicht, mit der die Aufwendungen in Bezug auf die Lagerhaltung vermindert und der Gebrauch der spezifischen Papier- und Formulararten vereinfacht wurde.

Im Teilprojekt Aufbau- und Ablauforganisation wurden die Rollen in den Steuerverwaltungen der beteiligten Länder als Auftraggeber (AG) im Zusammenhang mit der Auftragsdatenverarbeitung bei Dataport definiert. Die mit der jeweiligen Rolle verbundene Verantwortung oder Funktion und die zugehörigen Aufgabencluster wurden soweit spezifiziert, dass auf dieser Basis in den Ländern die notwendige Personalauswahl und Aufgabenzuweisung aufgesetzt wurde. Das Teilprojekt legte hinsichtlich Aufbau- und Ablauforganisation folgende Ergebnisse vor:

• Spezifikation der Leistungen des AN gegenüber dem AG und der Mitwirkungspflichten der AG-Seite bei der Leistungserbringung in einer messbaren Qualität über die Service Level Agreements (SLA) nach ITIL-Grundsätzen,
• Postulierung des Grundsatzes, dass das DCS nur auf Auftrag tätig wird,
• Verabredung eines entsprechenden Berichtswesens,
• Beschreibung der diversen Rollen – insbesondere auf AG-Seite,
• Bestimmung der Rolle der DCS-Verantwortlichen in einem gemeinsamen Gremium auf Auftraggeberseite unter Beteiligung von Dataport/DCS,
• Skizzierung der Aufbauorganisation auf AG-Seite,
• Abstimmung des Fehlerhandlings sowie der getrennten Verantwortlichkeiten,
• Definition der Anforderungen an den Helpdesk für den HOST-Betrieb,
• Erarbeitung von Regularien für die künftige Kundenbetreuungsstruktur.

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