Elektronische Bestellplattform Flüchtlings-Grundversorgung leicht gemacht

Das Angebot der Einkaufgemeinschaft KoPart, die den elektronischen Katalogeinkauf von TEK nutzt, verhilft den Kommunen zu mehr Struktur und einer verbesserten Effizienz im Umgang mit der Unterbringung und Versorgung der Flüchtlinge.

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Oft müssen Behördenangestellte, die keine ausgebildeten Einkäufer sind, sich um die Bestellung von Grundversorgungsgütern für Flüchtlinge kümmern. Mit dem Einholen von Angeboten und der korrekten Abgabe von Verpflichtungserklärungen sind sie jedoch überfordert. Immer wieder neue rechtliche Anforderungen an Ausschreibungen erschweren die Tätigkeit zusätzlich.

Die TEK Service AG, lieferantenunabhängiger Anbieter einer webbasierenden Einkaufslösung für öffentliche Verwaltungen, entwickelte und katalogisierte spezifische Bedarfe für Flüchtlingsunterkünfte. Der Katalog wird ständig aktualisiert. Die zu entwickelnden Sortimente wiesen dabei eine Reihe funktionaler, aber auch qualitativer Besonderheiten auf beziehungsweise wichen zum Teil komplett von den üblichen Artikeln ab, die sonst für die öffentliche Verwaltung beschafft wurden.

Monika Schmidt, Vorsitzende des Aufsichtsrates der TEK

„Zu Beginn fehlte es an allem: angefangen beim Mobiliar – wie Betten, Tische, Stühle und Schränke – über einen Bodenschutz, um diese beispielsweise in Turnhallen aufstellen zu können ohne den Boden zu beschädigen, bis hin zu Hausrat – einschließlich Geschirr Besteck, Töpfen, Handtüchern, Bettwäsche, Sanitäts- und Hygieneprodukten sowie Weißer Ware“, erläutert die Vorsitzende des Aufsichtsrats der TEK, Monika Schmidt, die Ausgangssituation in vielen Kommunen.

KoPart nutzt Beschaffungsplattform von TEK

Die kommunale Einkaufsgemeinschaft für Nordrhein-Westfalen, KoPart eG, die bereits seit Ende 2014 den elektronischen Katalogeinkauf von TEK zur Beschaffung von C-Artikeln nutzt, hat diese Sortimente aufgegriffen, im Kreise seiner Mitglieder abgestimmt, ausgeschrieben und seit Frühjahr 2016 freigeschaltet.

Die Einkaufsgemeinschaft für NRW bündelt die Bedarfe der beteiligten Mitglieder, um günstige Konditionen aushandeln zu können, und führt elektronisch die periodische Ausschreibung und Vergabe durch. Dabei können auch Präferenzen in Hinblick auf regionale oder lokale Anbieter berücksichtigt werden. Bestehende Beschaffungs- beziehungsweise Genehmigungsstrukturen können dabei weitestgehend in das System integriert werden. Artikelanfragen und Reklamationen werden individuell entgegengenommen und bearbeitet. Zusatzfunktionen und Steuerungsmöglichkeiten sowie ein aussagekräftiges Berichtswesen geben darüber hinaus die Möglichkeit, verwaltungsinterne Prozesse und Abläufe zu optimieren.

Online-Shopping

Wie bei anderen Bestellplattformen auch, legt der Benutzer die gewünschten Artikel in einen digitalen Warenkorb. Der Auftrag wird an den jeweiligen Lieferanten weitergeleitet, der die Bestellung vollständig automatisiert verarbeitet und schließlich die Waren versendet. Dadurch dass die Kataloge bereits rechtssicher und bedarfsgerecht zusammengestellt sind, gewinnen die Mitarbeiter der Kommunen Zeit für ihre eigentlichen Aufgaben zurück und die Kommunen werden finanziell und personell entlastet. Darüber hinaus lässt sich durch die Digitalisierung nachvollziehen, wer wann was geordert hat.

André Siedenberg, Projektverantwortlicher bei KoPart

„Die Waren müssen innerhalb kürzester Zeit zu beschaffen sein, eine menschenwürdige Ausstattung darstellen, gleichzeitig langlebig und günstig sein, das heißt nicht über den sonstigen Standards für Bedürftige, etwa für Obdachlose, liegen, da sonst Akzeptanzprobleme drohen“, erläutert André Siedenberg, der Projektverantwortliche bei KoPart. Denn das politisch und medial aufgeladene Spannungsfeld, in dem die Beschaffung für Flüchtlinge erfolgt, dürfe nicht außer Acht gelassen werden.

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