Registermodernisierung – ein Überblick Europäische Perspektive inklusive

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Das Onlinezugangsgesetz (OZG) soll bis Ende des Jahres sicherstellen, dass ein Großteil der Verwaltungsleistungen online abrufbar ist. Um dem ehrgeizigen Ziel möglichst nahe zu kommen, b­eschloss der IT-Planungsrat im Mai den OZG-Booster für 35 EfA- („Einer-für-Alle“) Leistungen.

eGovernment Computing sprach mit dem Präsidenten des Bundesverwaltungsamtes, Christoph Verenkotte, warum darüber hinaus auch eine umfassende Modernisierung der Register und eine Anpassung der OZG-Prozesse erforderlich ist.

Herr Verenkotte, warum ist nach der OZG-Umsetzung noch eine Registermodernisierung erforderlich, um die deutsche Verwaltung zu digitalisieren?

Verenkotte: Beim OZG geht es um effiziente, einfache und datenschutzkonforme digitale Verwaltungsleistungen. Insbesondere soll die Verwaltung in der Stufe 4 des OZG-Reifegradmodells bei der Stellung von Anträgen auf Wunsch auf bereits vorhandene, auch bei anderen öffentlichen Stellen liegende Daten zurückgreifen, statt sie von den Antragstellenden erneut anzufordern. Voraussetzung dafür ist eine moderne Registerlandschaft, die Verwaltungsdaten zeitnah in hoher Qualität bereitstellt kann. Dabei muss unter anderem eine eineindeutige Identifizierung von Personen gewährleistet sein, um Fehler bei der Zuordnung von Daten zu Personen auszuschließen.

Das Registermodernisierungsgesetz, dessen Kern das Identifikationsnummerngesetz ist, schafft hierfür eine rechtliche Grundlage und setzt dabei auf vorhandene Verwaltungsstrukturen auf. So wird die durch das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) bereits vergebene Identifikationsnummer (IDNr) als übergreifendes Ordnungsmerkmal in 51 für die Umsetzung des OZG besonders relevante Register (etwa das Personalausweis- und Passregister, die Personenstandsregister oder das zentrale Fahrzeugregister) eingeführt. Dies ist eine wichtige Voraussetzung für die Automatisierung von Prozessen und das Erreichen des OZG-Reifegrads 4.

Sie sprachen das Identifikationsnummerngesetz als Kern des Registermodernisierungsgesetzes an. Wann kann es in Kraft treten und welche Voraussetzungen sind dafür notwendig?

Verenkotte: Das Identifikationsnummerngesetz tritt in Kraft, wenn das Bundesministerium des Innern und für Heimat (BMI) im Bundesgesetzblatt bekannt gibt, dass die technischen Voraussetzungen für den Betrieb nach dem Identi­fikationsnummerngesetz gegeben sind. Dies wird voraussichtlich im ersten Quartal 2023 der Fall sein, wenn neben dem Verfahren zum Abruf der Identifikationsnummer beim BVA auch das Datenschutzcockpit umgesetzt ist.

Ein Frage zur Technik. Wie funktioniert der Identitätsdatenabruf?

Verenkotte: Die berechtigten öffentlichen Stellen übermitteln aus den bei ihnen gespeicherten Daten mindestens den Familiennamen, den Wohnort, die Postleitzahl sowie das Geburtsdatum der Person in einem automatisierten Verfahren unter Nutzung des Standards XBasisdaten an das BVA. Nach Überprüfung der Abrufvoraussetzungen wird die Anfrage zur Beantwortung an das BZSt weitergeleitet. Die Antwort erfolgt wiederum über das BVA an die abrufende Stelle. Sie kann neben der Identifikationsnummer auch andere Daten zur Person umfassen, zum Beispiel die aktuelle Meldeadresse. Liegt den Registern die Identifikationsnummer bereits vor, können auch nur die weiteren Daten zur Person abgerufen werden – insbesondere bei der späteren Datenaktualisierung.

Die Anbindung an den Identitätsdatenabruf hat mehrere Vorteile: Zum einen wird die Datenqualität in den Registern durch Abruf aktueller und qualitätsgesicherter Daten erhöht. Des Weiteren wird die eindeutige Identifikation von Personen deutlich vereinfacht.

Wie werden die Bürgerinnen und Bürger über die Nutzung der Identifikationsnummer informiert?

Verenkotte: Zunächst besteht schon durch das Identifikationsnummerngesetz Klarheit darüber, in welchen Datenbeständen die Identifikationsnummer nach und nach gespeichert wird. Es soll aber auch zu jeder Einzelnutzung ein Informationsangebot über ein Datenschutzcockpit (DSC) geben.

Das DSC soll auf Anforderung der Bürgerinnen und Bürger alle sie betreffenden Datenübermittlungen zwischen öffentlichen Stellen unter Verwendung der Identifikationsnummer nachvollziehbar machen. Die anzuzeigenden Protokoll- und Inhaltsdaten der Datenübermittlungen sowie künftig auch von Bestandsdaten der Register werden bei der Nutzung des DSC nur temporär von den zuständigen Stellen abgerufen, während im DSC selbst keine Datenspeicherung erfolgt.

Öffentliche Stellen, die die Identifikationsnummer verwenden, müssen sich daher nicht nur an den Identitätsdatenabruf (IDA) des BVA, sondern auch an das DSC anschließen. Das BVA und die Freie Hansestadt Bremen, die das DSC im Auftrag des BMI umsetzen, arbeiten deshalb eng zusammen. Unter anderem ist eine gemeinsame technische Erprobung mit einem Register geplant, bei der schon die erstmalige Übermittlung der Identifikationsnummer über das DSC angezeigt werden kann.

Noch einmal zurück zur technischen Umsetzung, wie sollen künftig vorhandene Daten und Nachweise aus Registern abgerufen werden?

Verenkotte: Das ist die große Herausforderung, vor allem wenn man bedenkt, dass dies in Zukunft auch von überall in der EU möglich sein soll. In Deutschland existieren zahlreiche Register, in denen Daten gespeichert sind, die als Nachweise in Antragsverfahren benötigt werden. In die wichtigsten Register wird in den kommenden Jahren sukzessiv die Identifikationsnummer eingeführt, um den Abruf der Nachweise zu erleichtern. Gerade bei dezentralen Datenbeständen, etwa kommunalen Registern, ist dies schon wegen der großen Zahl von beteiligten Stellen eine Herausforderung.

Für die technische Kommunikation soll zudem ein neues System geschaffen werden, das sowohl einen übergreifenden Datenaustausch mit einheitlichen Mechanismen und einem gemeinsamen Datenstandard innerhalb der deutschen Verwaltung als auch europaweite Nachweisabrufe und -übermittlungen im Sinne der SDG-Verordnung ermöglicht. Dabei ist – insbesondere bei dezentralen Datenbeständen – von besonderer Bedeutung, dass die Nachweisabrufe an die richtigen Stellen übermittelt werden. Herzstück des Systems ist daher eine Lösung, die die vorhandenen Register, die enthaltenen Nachweise und technische Informationen für den Nachweisabruf verwaltet, die Registerdatennavigation. In einem durch die EU-Verordnung angeregten Evidence Survey (Nachweisumfrage) wurde zudem festgestellt, welche Nachweise in den Behörden aller EU-Länder verbreitet sind.

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