Digitale Rechnungsprozesse eInvoicing im Public Sector

Sechs bis sieben Milliarden Rechnungen sind in Deutschland jährlich im Umlauf, aber nur rund zehn Prozent davon werden elektronisch verarbeitet. Eine Vorreiterrolle kommt den Kommunen zu, die per EU-Richtlinie unmittelbar zum Handeln aufgefordert sind und deren Umstellung auf eInvoicing aufgrund ihrer Geschäftsbeziehungen zu Lieferanten und Dienstleistern das Nachziehen der Privatwirtschaft bedingen würde.

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Die bis heute geringe Marktdurchdringung von eInvoicing ist sicherlich zum Teil auf Sicherheitsbedenken zurückzuführen. Oft sind in der Theorie die Möglichkeiten für ein funktionierendes Zusammenspiel zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger ­gegeben, allerdings fehlt es dann entweder am nötigen Umsetzungswillen oder eben am Glauben in die Zuverlässigkeit digitaler Rechnungsprozesse.

Für eine erfolgreiche Umstellung ist insbesondere die Wahl des richtigen Providers von großer Bedeutung. Unter Provider ist in diesem Zusammenhang ein Dienstleister zu verstehen, der den elektronischen Austausch und die Weiterverarbeitung von Rechnungen zwischen zwei Geschäftspartnern ermöglicht. Dabei sorgt der Provider sowohl für die Übertragung als auch für eine mögliche Anbindung an die lokalen ERP-Systeme auf beiden Seiten. Die Umstellung auf eInvoicing ist keine Frage der Unternehmensgröße oder -struktur.

Vorreiter gesucht

Da Länder und Kommunen bundesweit einer der größten Rechnungssteller und -empfänger sind, kommt ihnen bei der Umstellung auf die elektronische Rechnung ­eine wesentliche Rolle zu. Einsparungen von 6,5 Milliarden Euro pro Jahr könnten allein deutsche Kommunen erzielen, wenn sie von der papierbasierten auf die elek­tronische Rechnung umstiegen. Zum Vergleich: Europaweit wären das mindestens 40 Milliarden Euro, was einer Einsparquote von 60 bis 80 Prozent entspräche.

Eine flächendeckende Umstellung der Kommunen auf eInvoicing ­wäre ein wichtiger Anstoß für die Privatwirtschaft, die im Rahmen ihrer Geschäftsbeziehungen zur Öffentlichen Verwaltung mit der Umstellung nachziehen müsste. 45 bis 64 Prozent aller Unternehmen eines Landes sind Lieferanten des Öffentlichen Sektors, einhundert Prozent aller Unternehmen und Privathaushalte erhalten Rechnungspost von der Öffent­lichen Verwaltung.

Dem Öffentlichen Sektor kommt also eine tragende Rolle für die gesamte volkswirtschaftliche Entwicklung zu.

Trotzdem wird das Potenzial bisher nicht ausgeschöpft, und die Umstellung geht schleppend voran: Eine repräsentative Umfrage von crossinx ergab, dass bisher lediglich acht Prozent der deutschen Kommunen die Dringlichkeit von eInvoicing erkannt und auf elektronische Rechnungsprozesse umgestellt haben. Die Umfrage wurde unter Kämmerern von 126 Kommunen in 14 Bundesländern durchgeführt, um den aktuellen Umsetzungsstand von eInvoicing in deutschen Kommunen zu untersuchen.

Obwohl die meisten Kommunen ohnehin konsequent in einer ungünstigen finanziellen Situation stecken, tun sie sich mit der Umstellung schwer und nutzen das Einsparpotenzial nicht. Neben acht Prozent aktiver eInvoicing-Nutzer, planen immerhin weitere 19 Prozent der Kommunen die Einführung innerhalb der nächsten zwei Jahre. Als Grund für die Einführung der digitalen Rechnungsstellung nannten 18 Prozent der Kommunen Kosteneinsparungen. Mehr als ein Viertel gab politische Gründe an, wie etwa Beschlüsse in der EU und auf Bundesebene.

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