Best Practice: Enterprise Content Management ECM funktioniert nur, wenn alle mitziehen

Auf das Umweltinformationssystem im Kreis Coesfeld kamen nach der Kommunalisierung von Aufgaben des Umweltrechts ganz neue Aufgaben zu. Verbunden damit war ein stark erhöhtes Dokumentenaufkommen – für die Kreisverwaltung gab dies den Startschuss zur Einführung eines ECM-Systems.

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Simon Wilmer aus dem Fachdienst Organisation und GPO in der Abteilung Zentrale Dienste des Kreises Coesfeld erklärt zum Thema ECM-System: „Uns ist es wichtig, das ECM-System auf eine breite Basis zu stellen und jeden bei der Einführung mitzunehmen.“ Entsprechend gehörten zur ECM-Einführung auch permanente Besprechungen oder Infoveranstaltungen mit Personalrat und Datenschutzbeauftragten.

„Damit ein solches Projekt Erfolg hat, müssen alle Beteiligten eng eingebunden und ihre Anregungen aufgenommen werden“, erklärt Wilmer. In Coesfeld pflegt man überdies den interkommunalen Austausch mit anderen Behörden. Mit Kreisdirektor Joachim L. Gilbeau weiß Simon Wilmer in der Verwaltungsleitung zudem einen vehementen Befürworter des ECM-Projektes hinter sich, der das Vorhaben in jeder Hinsicht unterstützt: In Kooperation mit Codia Software GmbH und der Dvelop AG entstand eine Schnittstelle von „d.3“ zu „Komvor“.

Sach- und Fallakten

Wie andere Kommunalverwaltungen, so unterscheidet auch der Kreis Coesfeld zwischen zwei grundsätzlichen Einsatzbereichen des ECM-Systems. Zum einen geht es um Sachakten, also die allgemeine Schriftgutverwaltung nach KGSt-Aktenplan, zum anderen um Fallakten, also das Ausstatten von Fachanwendungen mit ECM-Funktionalitäten. Rainer Lonsing vom Fachdienst EDV in Coesfeld erklärt: „Wir widmeten uns zunächst den Sachakten, um das vielfältige Schriftgut in den Griff zu bekommen: allgemeine Verwaltungsangelegenheiten, Bürgersprechstunden, Stellenbewertungen, Vorschlagswesen, Dienst- und Geschäftsanweisungen und vieles mehr.“

Büro-Beispiele

Drei Beispiele aus dem Büro des Landrates zeigen die Vorteile einer elektronischen Verwaltung von Sachakten: In wöchentlichen Konferenzen bespricht Landrat Konrad Püning mit den Fachbereichsleitern wichtige Entscheidungen; diese Sitzungen werden protokolliert. Die Inhalte der Protokolle, im ECM-System „d.3“ abgelegt, stehen nun schnell und mit einfacher Suche bis zurückgehend auf das Jahr 2002 im Zugriff.

Der Landrat erhält außerdem zahlreiche Einladungen zu Veranstaltungen. Der damit verbundene Schriftverkehr, aber auch Redemanuskripte und Bildmaterial, sind mit dem ECM-System zügig abgelegt und bei Bedarf schnell wieder zur Hand.

Zudem hält Püning monatliche Bürgersprechstunden an verschiedenen Standorten im Kreis ab. Aus jedem Anliegen entstand früher sofort ein Verwaltungsvorgang in Papier: Eine Akte mit Schriftwechsel und Gesprächsnotizen zu den Bürgeranfragen wurde angelegt. Auch hier hat „d.3“ einen Wechsel in der Ablage in die Wege geleitet.

Nach den Sachakten will das ECM-Team in Coesfeld künftig die digitalen Fallakten stärker ausbauen, denn „darin liegt unglaublich viel Potenzial“, so Wilmer. Auf einer Konferenz wurden die Abteilungsleiter über die ECM-Strategie und Best-Practice-Beispiele des Kreises Coesfeld informiert. In zwei Workshops wurden der konkrete „d.3“-Arbeitsplatz vor- sowie die Vorzüge gegenüber konventioneller Aktenverwaltung herausgestellt. Es folgten Gespräche in allen Abteilungen der Kreisverwaltung, um systematisch Anwendungsmöglichkeiten für den Einsatz des ECM-Systems zu ermitteln.

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Neues Projekt

Ein weiteres wichtiges Projekt in Coesfeld ist die digitale Rechnungseingangsbearbeitung, mit der der bisherige Prozess workflowbasiert abgewickelt werden soll. Der Freigabeworkflow wurde im Frühjahr 2014 getestet. Auch hier beschäftigt sich eine interdisziplinäre Projektgruppe, bestehend aus Vertretern aus den Bereichen Organisation, EDV, Kasse, Geschäftsbuchhaltung und Fachabteilungen, mit der Einführung der digitalen Rechnungseingangsbearbeitung.

Knapp 50.000 Eingangsrechnungen zählt die Kreisverwaltung pro Jahr. Sie werden künftig gescannt und die Rechnungsdaten automatisch ermittelt und erfasst. Somit muss niemand mehr Daten per Hand eingeben, und der Freigabeworkflow mit Anordnung findet ausschließlich auf elektronischem Wege im ECM-System und dadurch viel schneller statt. Die Durchlaufzeit einer Rechnung vom Eingang bis zur Auszahlung soll sich durch den elektronischen Transport erheblich verkürzen, so die Prognose von Simon Wilmer.

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