Kolumne Drucken: leider geil!

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Die Digitalisierung schreitet voran, aber der Papierdrucker bleibt. Warum können wir nicht loslassen? Professor Niehaves wagt einen Blick auf die Psychologie des Druckens, den Traum vom papierlosen Büro und die Zukunft der digitalisierten Verwaltung.

Was ist schöner als eine Bäckertüte mit frischen, warmen Brötchen in den Händen zu halten? Richtig! 30 Seiten frisch gedrucktes, warmes DINA4-Papier gefüllt mit dem x-ten Entwurf einer Ratsvorlage. Einseitig bedruckt, weil’s geht. Der geschäftig ratternde Printer, der unter dem Auswurf von Unmengen Ozon und Feinstaub sein filigranes Druckwerk vollendet. Die alte, tausend Mal totgesagte Welt des Papiers, sie lebt!

Klar, wir kennen sie doch alle, diese nervigen eMail-Footer, die uns belehren wollen: „Bitte überlegen Sie, ob das Ausdrucken dieser E-Mail notwendig ist!“ Klar, wir alle wissen, dass auf Papier zu drucken massiv Ressourcen verschlingt, 7,5 kg Holz, 26,8 kWh Energie, über 130 Liter Wasser und 2,6 kg CO₂-Emissionen werden in die Luft gepustet. Und das je Paket Druckerpapier (500 Blatt)! Klar wissen wir das. Und dann die viel beschworene Digitalisierung. Wir wissen, dass jedes aus dem digitalen Kreislauf herausgezogene und bearbeitete gedruckte Papierdokument eine Informationslücke ist, die allen anderen – außer eben sich selbst – massiv viel Extraarbeit machen kann. Mit dem gütevollen Hinweis „Liegt bei mir im Leitz-Ordner“ ernten wir dann vielleicht ungläubige Blicke, gefallen uns aber in der Gewissheit, dass wir dem Kollegen – irgendwie ja doch – viel Arbeit gespart haben. Oder nicht?

Das papierlose Büro in der Verwaltung ist eine Illusion. Ein Märchen, erzählt von Technik-Gurus, die scheinbar noch nie das befriedigende Gefühl erlebt haben, mit einem Rotstift durch ein physisches Dokument zu gehen. Oder zu stempeln. Sie sprechen von Effizienz, von Umweltfreundlichkeit, von der Zukunft. Aber haben sie jemals versucht, eine wichtige E-Mail in einem Meer von SPAM zu finden? Das gute alte Papier lässt uns nicht im Stich. Es flackert nicht, es benötigt keinen Akku und es sendet keine Benachrichtigungen, die uns aus unseren Gedanken reißen. Und während manche von einem „papierlosen Paradies“ träumen, klammern sich andere an ihre vertrauten Aktenordner, wohlwissend, dass ein gut sortierter Schreibtisch mehr wert ist als irgendein Cloud-Speicher. Oder nicht?

Die Psychologie hat versucht, gut gemeintes und bisweilen auch pathologisches Gedrucke zu verstehen. Menschen, die gar nicht mal so einsam gegen die Papierlosigkeit kämpfen. Hier, was die Wissenschaft u.a. über die Beweggründe ausdruckender Menschen weiß:

• Taktiles Erlebnis: Das physische Halten und Durchblättern von Papierdokumenten bietet ein taktiles Erlebnis, das für viele Menschen befriedigend ist. Es gibt Studien, die zeigen, dass taktile Erfahrungen das Gedächtnis und das Verständnis verbessern können.

• Bedürfnis nach Ruhe: In einer Zeit, in der jeder Tweet, jede Nachricht und jedes Pop-up um unsere Aufmerksamkeit buhlt, kann das Lesen oder Arbeiten mit einem Stück Papier eine willkommene Ablenkung bzw. Fokussierung sein. Keine Benachrichtigungen, kein endloses Scrollen, nur Du und das Papier.

• Sicherheitsbedenken: In einer Welt voller Datenlecks und Cyberangriffe haben Menschen Bedenken hinsichtlich der Sicherheit digitaler Dokumente. Das Drucken von Dokumenten kann als sicherer empfunden werden, ein physischer Schutzschild gegen die Unsicherheiten des digitalen Zeitalters. Ob dies so ist, lasse ich mal dahingestellt.

• Individualisierung: In einer Zeit der Einheitsgröße und Massenproduktion gibt das handschriftliche Annotieren und Markieren von Texten auf Papier eine persönliche Note. Es ist, als würde man dem Dokument seinen eigenen Stempel aufdrücken.

• Überforderung und Kontrolle: Wer hat nicht schon einmal den Überblick verloren, als er durch ein endloses digitales Dokument gescrollt hat? Ein physisches Dokument hat klare Grenzen und ein Ende. Es gibt kein endloses Scrollen, keine Hyperlinks, die einen in den digitalen Kaninchenbau führen.

• Wunsch nach Beständigkeit: Physische Dokumente bieten ein Gefühl der Beständigkeit und Sicherheit, das digitale Dateien oft nicht bieten können.

• Emotionale Bindung: Und schließlich gibt es diese emotionale und nostalgische Bindung an das physische Medium. Es erinnert uns an Zeiten, in denen alles ein bisschen langsamer und greifbarer war. Es ist, als würde man einen Schritt zurück in die Vergangenheit machen, in eine Zeit, in der die Dinge einfacher waren.

Doch genau hier liegt der Knackpunkt: Wenn wir diese tief verwurzelten Bedürfnisse in der Mensch-Technik-Interaktion (MTI) und der Gestaltung von Informationssystemen ignorieren, führt dies zu Akzeptanzproblemen. Die Einführung von eAkte und Dokumentenmanagementsystemen (DMS) ist zweifellos ein notwendiger Schritt, ohne ein tiefes Verständnis dafür, was die Menschen wirklich wollen und brauchen, riskieren wir jedoch, dass diese Bemühungen (abermals) ins Leere laufen. Ein weiteres unerfülltes Versprechen des papierlosen Büros. Es ist nicht nur eine Frage der Technik, sondern auch der Psychologie und des Designs (z.B. haptische Feedbacks in digitalen Anwendungen, intuitivere Benutzeroberflächen, nachvollziehbar sichere und transparente Datenspeicherung, personalisierbare Annotationstools, die das individuelle und private Markieren und Kommentieren ermöglichen, klare und begrenzte Informationsdarstellungen, die kognitive Überforderung (cognitive overload) vermeiden, langfristige und stabile Archivierungsmöglichkeiten in der Cloud, ablenkungsfreie Modi sowie emotionales Design). Nur wenn wir dies berücksichtigen, können wir – eventuell – eine durchgängige Digitalisierung und den weitestgehenden Abschied von Druck & Papier erreichen. In einer Verwaltung, die nicht nur effizient, sondern menschenfreundlich ist und uns Menschen auch in unseren Eigenarten – gerade in den komischen und vielleicht unerwünschten – ehrlich ernst nimmt.

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