Dokumentenmanagement DMS-Einführung in der Verwaltung – Teil 2

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Warum und wofür ein DMS geeignet bzw. nicht so gut geeignet ist, wurde im ersten Teil des Artikels behandelt. Auch einheitliche Begriffsdefinitionen im DMS-Umfeld, die bereitzustellenden personellen Ressourcen und DMS-Bestandsaufnahmen wurden thematisiert. Im zweiten Teil runden Tipps zur DMS-Auswahl, zur DMS-Umsetzung und zur DMS-Strategie das Gesamtbild ab.

Nach der Anforderungsanalyse bzw. Evaluierungsphase folgt in der Regel die Auswahl bzw. Beschaffung einer verwaltungsweit tauglichen DMS-Lösung. Nicht immer muss eine DMS-Auswahl mit einem formellen Vergabeverfahren verbunden sein. Wird während der DMS-Bestandsaufnahme festgestellt, dass in der Verwaltung bereits eine DMS-Lösung (z. B. als Archivlösung) eingesetzt wird, kann anhand einer Marktrecherche und einer damit verbundenen Funktionsüberprüfung festgestellt werden, ob lediglich eine Nachbeschaffung ausreichend ist. Ist die Verwaltung beispielsweise in einem Dachverband bzw. Zweck­verband organisiert, kann geprüft werden, ob die DMS-Lösung ohne formelle Ausschreibung über den Dach-/Zweckverband bezogen werden kann.

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DMS-Einführung in der Verwaltung – Teil 1

Ist keine dieser Möglichkeiten gegeben, dann ist eine öffentliche Ausschreibung unumgänglich. Ein DMS-Auswahlverfahren ist grundsätzlich abhängig von der Art des Betreibermodells und gestaltet sich daher unterschiedlich. Neben dem klassischen Eigenbetrieb einer Lösung im eigenen Rechenzentrum der Verwaltung (On-Premises-Lösung) gibt es mittlerweile alternative Betreibermodelle z. B. in den kommunalen Rechenzentren oder über die DMS-Lösungsanbieter selbst. Typischerweise handelt es sich um Managed Services bzw. Cloud-Lösungen. Der technische Betrieb der DMS-Lösungen erfolgt hierbei nicht mehr über die Verwaltung selbst, sondern in einem externen Rechenzentrum. Erfahrungsgemäß wird nicht nur die Hardware vom Service-Anbieter bereitgestellt, sondern auch Zusatzleistungen wie das Betriebsmanagement, die präventive Wartung und auch das Einspielen von Software-Updates.

Ist der Eigenbetrieb der DMS-Lösung im Rechenzentrum der Verwaltung geplant, sind das zentrale Kriterium bei der Bestimmung der Vergabeform die zu erwartenden Gesamtkosten. Wird die aktuelle Wertgrenze von 215.000 Euro netto, also die Gesamtkosten für Lizenzen, Wartung und Dienstleistungen, kumuliert auf 48 Monate, überschritten, wird eine EU-weite Ausschreibung notwendig. Für kleine Kommunen mit wenig DMS-Arbeitsplätzen ist meist ein nationales Vergabeverfahren ausreichend.

Als EU-weites Vergabeverfahren hat sich das „Verhandlungsverfahren“ mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb und bei einer nationalen Vergabe die „beschränkte Ausschreibung“ mit oder ohne Teilnahmewettbewerb bewährt.

Da öffentliche Auswahlverfahren formell sehr anspruchsvoll sind und nachvollziehbar gestaltet werden müssen, ist es ratsam, hier auf vorhandene Werkzeuge zurückzugreifen und nicht von „Null an“ zu beginnen. Es hat sich bewährt, bereits während der Anforderungserhebung zumindest drei wesentliche Dokumente zu erstellen, die für eine eventuelle Markterkundung, aber spätestens für das DMS-Auswahlverfahren direkt genutzt werden können:

• Die Projekt-/Leistungsbeschreibung: In der Projekt-/Leistungsbeschreibung werden die funktionalen und nicht-funktionalen Anforderungen des Kunden beschrieben. Auch erste Umsetzungsprojekte (in der Regel 2-3 Umsetzungsprojekte) sind mit möglichst hohem Detaillierungsgrad beschrieben, sodass ein DMS-Anbieter die Umsetzungsvorhaben genau versteht und diese auch preislich im Auswahlverfahren fixieren kann.

• Die Preisabfrage: Basierend auf den in der oben genannten Leistungs-/Projektbeschreibung dokumentierten Anforderungen wird ein strukturiertes und detailliertes Preisabfragedokument erstellt. Hier werden zum einen die notwendigen Software-Lizenzen inklusive Wartungskosten und zum anderen die Dienstleistungen erfragt.

• Der Anforderungskatalog: Der Anforderungskatalog ist ein Dokument, in dem ein Großteil der für das Projekt relevanten Informationen zum angebotenen System abgefragt wird. Bei den abgefragten Informationen handelt es sich um Angaben zur technischen Basis des Systems und zu den Anwendungsfunktionen. Die Art der Fragen ist hier entscheidend, um Unterschiede der verschiedenen Lösungen zu identifizieren. Sind Fragestellungen zu oberflächlich, dann sind nachher alle Systeme gleich und wesentliche Unterschiede nicht erkennbar.

Zusätzlich ist ein schlüssiges Bewertungsschema notwendig, um das Ausschreibungsverfahren transparent und nachvollziehbar zu gestalten. Hier sind die Art der Bewertung und die prozentuale Gewichtung der einzelnen Bewertungskategorien von großer Bedeutung.

Bei einem vorgeschalteten Teilnahmewettbewerb wird zusätzlich ein Dokument zur Überprüfung der Leistungsfähigkeit des DMS-Anbieters notwendig. Auch hier muss auf die Fragestellungen und die Gewichtung der Ergebnisse ein besonderes Augenmerk geworfen werden, um im Verfahren nicht angreifbar zu werden.

DMS-Strategie und ­Umsetzungsplanung

Bereits während der Auswahlphase, besser noch früher, sollte sich das Projektteam Gedanken über die eigentliche Umsetzungsplanung der DMS-Lösung machen. Eine zumindest grobe Gesamtumsetzungsstrategie sollte der Verwaltung vorliegen, um eine verwaltungsweite DMS-Einführung nicht zu einem Endlosprojekt werden zu lassen. Folgende Merksätze sollten zum Thema Strategie beachtet werden:

• Eine DMS-Strategie ist eine langfristig gültige Orientierungshilfe.

• Sie definiert übergeordnete Ziele und Zeitvorgaben.

• Sie ist keine Ausformulierung von Fachkonzepten für Einzelprojekte in den Ämtern und kein taktischer Maßnahmenkatalog.

• Ziele der Strategie müssen erreichbar sein, innerhalb der wirtschaftlichen Rahmenbedingungen (finanzielle und personelle Ressourcen) sowie innerhalb ­realistischer Zeitvorgaben/-planungen.

DMS-Strategieziele sind daher:

• Die Abdeckung der unterschiedlichen Anforderungen in den einzelnen Organisationsbereichen der Verwaltung im Sinne der Verwaltungsziele (Nutzen-/Erfolgsorientierung, Fach-/Funktionsanforderungen, IT-Rahmenbedingungen…).

• Eine vorgeplante Einführungsreihenfolge einzelner Teilprojekte für eine verwaltungsweite DMS-Einführung (Roadmap).

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