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Die Strategie ist abhängig von Rahmenbedingungen, die in der Verwaltung vorherrschen. Es gibt nicht DIE eine Einführungsstrategie. Sie variiert in der Regel aufgrund folgender Einflüsse:

• Größe und geografische Verteilung der Gesamtverwaltung; wie viele Organisationseinheiten (zum Beispiel Ämter oder Sachgebiete) müssen verwaltungsweit in unterschiedlichen Lokationen an das DMS angebunden werden?

• Wie viele Personen sind in diesen Organisationseinheiten von der DMS-Einführung betroffen?

• Wie positioniert sich das DMS zu Fachverfahren, die evtl. selbst ein eAkten-Modul besitzen?

• Welche Aktenarten sind in einer Organisationseinheit vorhanden (Sach-/Fallakten) und wie viele?

• Wie und welche Akten bzw. Dokumente werden heute unter den Organisationseinheiten ausgetauscht?

• Welche Workflows sind innerhalb der DMS-Lösung sinnvoll?

• Welche Aufgaben liegen in den Organisationseinheiten zu welchem Zeitpunkt an; wie hoch ist also die personelle Auslastung in diesen Bereichen (haben die überhaupt Zeit für das DMS-Projekt)?

• Unvorhergesehene Faktoren (z. B. die Flüchtlingskrise, die in den Sozialämtern zu Verschiebungen von DMS-Einführungsprojekten geführt hat).

• Der zu erzielende Nutzeneffekt mit Einführung einer DMS-Lösung in den Organisationsbereichen.

Es ist auch nicht untypisch, dass die Verwaltungsleitung die Strategie mitbestimmt und evtl. eine Zielvorgabe für eine verwaltungsweite DMS-Einführung vorgibt, nach dem Motto „in 5 Jahren sollen alle Organisationseinheiten mit dem DMS ausgestattet sein“. In diesem Fall bleibt dem DMS-Projektteam häufig nur die Wahl:

• die Anzahl der anzubindenden Organisationseinheiten zu ermitteln,

• daraus schließend, die Anzahl der Umsetzungsprojekte in einem Zeitraum (z. B. in einem halben Jahr) zu identifizieren,

• die fachlichen Anforderungen, also die Komplexität der Umsetzung, zu verstehen (z. B. sind Projekte zur Einführung einer standardisierten Sachakte schneller und einfacher umzusetzen als Projekte mit einer tiefen Fachverfahrensintegration),

• die notwendige Anzahl der Projektbeteiligten zu ermitteln, mit der die verwaltungsweite DMS-Einführung im vorgegebenen Zeitraum überhaupt machbar ist.

Zugegebenermaßen ist das kein einfaches Unterfangen, welches aber für Gesamtumsetzung und Zielsetzung notwendig wird.

Blaupause für die Umsetzungsprojekte entwickeln

Zur DMS-Einführungsstrategie wird die Entwicklung einer „Blaupause“ zur Planung und Umsetzung der einzelnen DMS-Teilprojekte empfohlen. Es beginnt damit, ein einheitliches Projektvorgehen für jedes Teilprojekt zu definieren, wie beispielsweise in der Abbildung zu sehen ist.

Die entwickelten bzw. eingesetzten Projektwerkzeuge für die einzelnen Arbeitspakete in den Umsetzungsprojekten sollten wiederverwendbar gestaltet werden. Beispiel aus der Praxis hierfür sind u. a. Projektpläne, Vorlagen für Fach-/Feinkonzepte, Testfälle-/dokumentationen, Schulungsunterlagen für verschiedene Anwendergruppen, Anwenderdokumentationen, Dienstanweisungen und auch technische Vorlagen zur Verschlagwortung und zu Berechtigungen.

Change-Management

Nicht nur über Teilprojekte hinweg muss sich das DMS-Projektteam auch mit Aufgaben wie dem Change-Management, Risikoanalysen (was wäre, wenn folgendes im Projekt eintritt), der Dokumentation für das Gesamt-/Teilprojekt und auch der verwaltungsweiten Projektkommunikation beschäftigen.

Häufig wird der Aufwand für das Thema Change-Management, also die Überführung alter, gewohnter Abläufe in die digitalisierten Prozesse, unterschätzt. Es ist nicht sinnvoll und in einigen Fällen nur schwer möglich, aktuelle Papierprozesse 1:1 in elektronische Prozesse zu übernehmen (z. B. eine persönliche Paraphe mit grüner Tinte auf dem Papier).

Das Abschneiden „alter Zöpfe“ von papiergebundenen Prozessen im Verwaltungsalltag ist typischer­weise notwendig, um das volle ­Potential einer modernen DMS-Lösung auszuschöpfen.

Kommunikation

Internes Marketing für die verwaltungsweite DMS-Einführung fällt unter das Thema Kommunikation. Das Projektteam sollte verwaltungsweit aufklären und aktives Marketing zum Thema DMS betreiben: Wozu ist das System gut, welche Probleme werden gelöst, wo sind die Grenzen, was ändert sich in der Organisation, was kommt Neues auf die Verwaltung zu? Auch kann es nur von Vorteil sein, wenn dem Verwaltungspersonal aktuelle Projektfortschritte und die nächsten geplanten Aktivitäten offen kommuniziert werden.

Neue Ideen, Rückkopplungen und Verbesserungsvorschläge durch die betroffenen Verwaltungs­einheiten an das DMS-Umsetzungsteam sollten aufgegriffen werden, um die Verwaltungsaufgaben der einzelnen Organisationseinheiten optimal mit der DMS-Lösung zu unterstützen.

Der Autor: Ulrich Gerke, Zöller & Partner GmbH

Dokumentenmanagement

DMS-Einführung in der Verwaltung – Teil 1

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