Elektronisches Pilotprojekt im Bauwesen Digitalisierung von Bauanträgen für Werbeanlagen

Die Bauaufsicht Frankfurt/Main leistet Pionierarbeit zur digitalen Organisation baurechtlicher Prozesse. Auf diese Weise soll die Kommunikation zwischen Antragsteller und Behörde sowie das Einreichen umfangreicher Unterlagen nun auch online ermöglicht werden.

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Die cit GmbH, ein Anbieter für formular- und dokumentbasierte Software, hat in Zusammen­arbeit mit der OTS Informationstechnologie AG einen Online-Formularassistenten zur elektronischen Bauantragstellung für Werbeanlagen für die Bauaufsicht der Stadt Frankfurt am Main entwickelt, um so das Bauantragsverfahren komplett medienbruchfrei digital abwickeln zu können. Zu den weiteren Anforderungen gehörten die Möglichkeit zur vollständigen elektronischen Einreichung der umfangreichen Daten und Bauvorlagen über den Formular­assistenten sowie die darauf folgende kontrollierte Übernahme in das Fachverfahren, das von der OTS Informationstechnologie geliefert wird.

„Wichtig war uns außerdem, dass während des Baugenehmigungsverfahrens über eine Kommunikationsplattform mit der vom Bauherrn bevollmächtigten und verantwortlichen Person effizient papierlos kommuniziert werden kann“, erläutert Berthold Reinke, ehemaliger Leiter der Informationstechnik bei der Bauaufsicht Frankfurt die weiteren Vorhaben, die die Behörde im Rahmen des Projektes umsetzen wollte. „Darüber hinaus sollten die Bauvorlagen als eAkte sicher in einem DMS-System archiviert werden.“

Auch die Möglichkeit zur Unterbrechung des Ausfüllprozesses sollte gegeben sein. Dazu können die eingegebenen Daten auf jeder Seite zwischengespeichert werden. Die Ablage erfolgt automatisch lokal. Ein Klick auf die gespeicherte HTML-Datei ruft den Formularassistenten mit den bis dahin eingegebenen Daten wieder auf, so dass der Antrag weiter ausgefüllt werden kann. Als besondere Herausforderung mussten Übergänge geschaffen werden, die die heterogene und komplexe Softwarelandschaft bestehend aus der Fachanwendung, der elektronischen Akte, dem Formularassistenten, der Expertenauskunft (Kommunikationsplattform) und verschiedenen Office-Anwendungen erfolgreich und reibungslos funktionieren lassen.

Eine weitere Hürde stellte die Unterschrifts- und Schriftformerfordernis dar: Da es in Hessen derzeit noch keine Regelungen für eine digitale Unterschrift als gültige Willenserklärung bei der Antragstellung gibt, entschlossen sich die Projektbeteiligten dazu, dem digitalen Antrag einen Mantelbogen als Hilfsmittel der Rechtssicherheit beizufügen. Dieser wird ausgedruckt, unterschrieben und parallel zum digitalen Antrag abgegeben. Mit dessen Unterzeichnung bestätigen Bauherr und Entwurfsverfasser die Inhalte des digitalen Antrags und der digital eingereichten Unterlagen. Auch die Baugenehmigung muss aufgrund der gegenwärtigen Rechtslage derzeit noch in Papierform erteilt werden.

Mit dem Ergebnis des elektronischen Bauantrags ist Berthold Reinke sehr zufrieden: „Die Anwendungen ‚Formularassistent’ und ‚Expertenauskunft’, die von externen Beteiligten genutzt werden, sind webbasiert und ausgesprochen benutzerfreundlich gestaltet. Intern freuen wir uns über die verbesserte Qualität der Antragsunterlagen, die papierlose, zeit- und wegesparende Antragseinreichung und -bearbeitung und die Vermeidung von Doppelarbeiten bei der Datenerfassung.“

Peter Lechner von der OTS betont besonders die Möglichkeiten des Austauschs zwischen den an der Antragstellung und -bearbeitung Beteiligten als Fortschritt: „Von der Antragstellung über die Unterlagennachlieferung bis zur Dokumentenbereitstellung durch die Bauaufsicht können Behörde und Antragsteller bürozeitenunabhängig über eine Plattform sicher miteinander kommunizieren und auf alle Unterlagen zugreifen.”

„Der eingesetzte moderne Formularassistent führt den Benutzer durch den Antrag und prüft bereits während des Ausfüllens die Plausibilität der Daten“, ergänzt Thilo Schuster, Geschäftsführer bei der cit. „Der rechtlich notwendige Mantelbogen ergibt sich aus den gemachten Angaben und erfordert keine gesonderte Erstellung.“

Nach rund einem Jahr im Einsatz können die Frankfurter bereits deutlich steigende Fallzahlen verzeichnen. Mit der Novellierung der Hessischen Bauordnung sollen die rechtlichen Voraussetzungen für eine vereinfachte und vollständig medienbruchfreie elektronische Abwicklung geschaffen werden, bei welcher schließelich auch der Mantelbogen wieder entfallen soll.

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