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Dokumente austauschen und bearbeiten Digitales Datenmanagement für Behörden

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Werden Behördenprozesse digitalisiert, steht das bis dato existierende Datenmanagement vor grundlegenden Veränderungen – und neuen Herausforderungen. Digitale Dokumente lassen sich wesentlich einfacher austauschen und bearbeiten als Unterlagen in Papierform, erfordern aber auch Maßnahmen, die einen rechts- und manipulationssicheren Transfer sicherstellen. Dies gilt umso mehr, wenn Behörden auf hybride Arbeitsmodelle setzen.

(© Sikov – stock.adobe.com)

Es geht Schritt für Schritt in Richtung digitale Behörde. Noch ist es ein weiter Weg, aber etliche Meilensteine sind bereits geschafft. Flexible Arbeitsmodelle setzen sich auch im Bereich der Verwaltung mehr und mehr durch. Zahlreiche Gesetze wurden auf den Weg gebracht oder stehen kurz vor Abschluss. Die elektronische Rechnung findet seit mittlerweile zwei Jahren Anwendung im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen und Behörden. Seit Januar bieten Bund und Länder ihre Verwaltungsleistungen im Rahmen des Online-Zugangsgesetzes (OZG) auch elektronisch an. 6000 Leistungen, zusammengefasst in 575 Leistungsbündeln, sollen bis Ende des Jahres digitalisiert sein.

Bedarf nach Schnittstellen und integrativen Systemen steigt

Gelingen können derartige Vorhaben nur auf Basis eines konsequenten, digitalen Datenmanagements. Dabei ist eine durchdachte digitale Transformation nicht allein damit getan, papierbasierte Abläufe papierlos abzubilden. Um durchgängige elektronische Prozesse zu erreichen, müssen die vorhandenen Systeme mit Schnittstellen verbunden oder integrative Systeme und Arbeitsprozesse eingeführt werden. Medien- und Systembrüche sind zu vermeiden.

Derartige Maßnahmen fordern Behörden einiges ab. Dies liegt nicht zuletzt an der für sie typischen, organisch gewachsenen IT-Infrastruktur. Zwar lässt sich in den letzten Jahren ein klarer Trend in Richtung integrierter Lösungen und Systeme erkennen, dies darf aber nicht darüber hinwegtäuschen, dass IT-Lösungen jahrzehntelang rein nach Bedarf und oftmals ohne langfristige Planung angeschafft wurden. Für eine aufeinander abgestimmte IT-Infrastruktur fehlte häufig nicht nur die Zeit, sondern auch das Bewusstsein. Auch die schrittweise Digitalisierung von Teilbereichen hat dazu beigetragen, dass heute verschiedenste Systeme parallel im Einsatz sind.

Die Lage abermals verschärft hat die Pandemie: Um kurzfristig auf die neuen Herausforderungen zu reagieren und alternative Arbeitsmodelle wie Homeoffice zu ermöglichen, musste unweigerlich und ad hoc in entsprechendes Equipment investiert werden. Für eine strategisch sinnvolle, vollständige Integration blieb keine Zeit und das eigentliche Ziel, isolierte IT-Systeme zu reduzieren, wurde vertagt. Stattdessen entstanden vielerorts parallel existierende Insellösungen und Datensilos, welche zu Lasten der Produktivität gehen und Digitalisierungsvorhaben lähmen. Ein weiteres Manko ist die fehlende Interoperabilität der Behörden untereinander. Statt einer einheitlichen Softwarearchitektur sind oft zahlreiche verschiedene Betriebssysteme im Einsatz. Dies führt unter anderem dazu, dass erst Schnittstellen geschaffen werden müssen, bevor Daten von einer Kommune zur anderen übertragen werden können.

Dokumente müssen vollständig digitalisiert sein

Ein behördenübergreifendes digitales Datenmanagement ist ohne funktionierende Schnittstellen und integrative Systeme kaum möglich. Dies wiederum setzt voraus, dass Dokumente vollständig digitalisiert zur Verfügung stehen. Werden diese lediglich digital abgebildet, indem sie beispielsweise gescannt werden, erscheinen sie zwar auf dem Bildschirm, vereinfachen aber nicht die Abläufe. Entscheidend ist, dass die Daten und Metadaten eines Dokuments maschinell ausgelesen und verarbeitet werden können. Nur so lassen sich Prozesse vollständig digitalisieren und auch ortsunabhängig weiterführen.

Eine weitere Herausforderung ist der Datenschutz. Kommunen und Behörden verfügen über große Mengen vertraulicher Informationen und stehen damit in einem enormen Spannungsfeld zwischen Dokumentensicherheit und Bürokratie. Prozesse müssen ausnahmslos mit dem Datenschutzrecht vereinbar sein, zugleich soll deren Ablauf verschlankt werden. Umso wichtiger ist es, dass Dokumente nicht nur digitalisiert, sondern manipulations- und rechtssicher gehandhabt werden – sowohl intern als auch in der Zusammenarbeit mit Drittparteien.

Gebündelte Prozesse dank Unified Communications

Umsetzen lässt sich all das durch den Einsatz intelligenter Unified-Communications-Lösungen. Sie vernetzen sämtliche Kommunikationskanäle auf einer Plattform, lassen sich an Dokumentenmanagement- und BPM-Systeme koppeln und stellen einen manipulationssicheren, DSGVO-konformen Dokumententransfer in IP-Umgebungen sicher. Darüber hinaus unterstützen sie das Aufrechterhalten bestehender Prozesse im Wechsel zwischen Büro und Homeoffice.

Eine entsprechende All-in-one-Lösung liefert der Berliner Hersteller Ferrari electronic mit seiner OfficeMaster Suite. Sie lässt sich nahtlos in bereits vorhandene E-Mail-Systeme integrieren und vernetzt verschiedenste Kommunikationskanäle wie Next Generation Document Exchange (NGDX), Fax, SMS und Voicemail zu einer intelligenten Unified-Communications-Lösung. Versendete Dokumente gehen als PDF und inklusive Metadaten und Schlagworte im E-Mail-Postfach des Empfängers ein.

Den rechts- und manipulationssicheren Dokumentenaustausch realisiert die Lösung über ihren S­tandard NGDX: Dokumente werden im Original, End-to-End, revisions- und rechtssicher sowie DSGVO-konform in das E-Mail-Postfach des Empfängers übertragen. Potenziell schädliche, aktive Inhalte wie Hyperlinks oder Applikationen – über die häufig Schadprogramme eingeschleust werden – sind von der Übertragung ausgeschlossen. Der Datentransfer selbst erfolgt in sehr hoher Geschwindigkeit: Bei reiner IP-Übertragung können die Dokumente bis zu hundertfach schneller als per Fax übermittelt werden – selbst ohne NGDX-Gegenstelle. Quittiert wird der erfolgreiche Transfer mit einem qualifizierten Sendebericht, der auch vor Gericht Bestand hat. Behördenmitarbeitern gibt dies die Möglichkeit, die rechtskonforme und fristgerechte Bearbeitung von Vorgängen vollständig zu belegen und den Inhalt der übertragenen Schriftstücke, Urkunden, Unterlagen und Akten jederzeit zu verifizieren.

Um zu verhindern, dass Inhalte mitgelesen oder abgefangen werden, setzt NGDX auf ein Zusammenspiel aus asymmetrischer und symmetrischer Verschlüsselung. Damit sind sowohl das Dokument selbst als auch sein Transportweg kodiert und die Basis für einen sicheren Dokumentenaustausch im öffentlichen Sektor gelegt. Das Zusammenspiel dieser Mechanismen macht NGDX zur einzigen rechts- und manipulationssicheren E-Mail-Alternative.

Wegbereiter für die papierlose Verwaltung

NGDX ist in der Lage, auch hybride Dokumente zu übertragen. Papiergebundene Prozesse lassen sich so mit digitalen verbinden und das Prinzip der papierlosen Verwaltung vorantreiben. Wird NGDX mit einem BPM-System gekoppelt, können die übermittelten Dokumente automatisch erfasst, Inhalte extrahiert und weitere Prozessschritte, wie das Hinterlegen von Informationen in Datenbanken oder ERP-Systemen, angestoßen werden. Gerade letztere finden bei den Institutionen der öffentlichen Hand großen Zuspruch und kommen laut Bitkom Digital Office Index 2022 mittlerweile in 94 Prozent der befragten Behörden zum Einsatz.

Eine wichtige Rolle spielt die Möglichkeit der hybriden Dokumentenübertragung auch für die Anwendung der elektronischen Rechnung, die im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen und Behörden Pflicht ist. Werden die Rechnungsdaten vollständig digital, manipulationssicher und maschinenlesbar übermittelt, entfällt die manuelle Erfassung und die Daten gehen direkt an das Buchungssystem über. Dies funktioniert in Sekundenschnelle und beinhaltet alle Dokumente, die erfasst und digital verarbeitet werden sollen.

Automatische Texterkennung und Verarbeitung

Noch komfortabler wird das digitale Datenmanagement mit der OfficeMaster Suite 8. Sie bietet noch mehr Möglichkeiten für integrierte digitale Prozesse und den Austausch angereicherter, maschinenlesbarer Dokumente. Umgesetzt wird dies unter anderem durch die Texterkennung von Dokumenten mittels „Optical Character Recognition” (OCR) und einer neuen Web-API-Komponente. Diese wurde direkt in die OfficeMaster Suite 8 integriert und ermöglicht die unkomplizierte Ansteuerung von 3rd-Party-Produkten. Behördenmitarbeiter können bestehende Workflows so auch im Homeoffice aufrechterhalten und nahtlos weiterarbeiten. Ein konkretes Beispiel hierfür ist der Service E-Post der Deutschen Post. Durch dessen Integration in die OfficeMaster Suite 8 lassen sich Briefe und postalische Massenversände wie Infobriefe oder Wahlbenachrichtigungen per hybridem Verfahren direkt aus der Behörde oder dem Homeoffice verschicken. Dafür werden digital erstellte Unterlagen per Schnittstelle zur Deutschen Post weitergeleitet und dort gedruckt, kuvertiert, mit Porto versehen und zugestellt.

Dokumente sind heutzutage vor allem dann wertvoll, wenn sie auch von ERP-Systemen ausgelesen und ohne manuelle Zwischenschritte digital automatisiert werden können. Die OfficeMaster Suite 8 macht dies möglich, indem sie empfangene Dokumente mit einem Textlayer zur Texterkennung versieht, was ein automatisiertes Auslesen und Verarbeiten erlaubt. Auch gescannte oder abfotografierte Texte, wie sie häufig über Upload-Portale eingehen, lassen sich auf diese Weise extrahieren. Fehler können vermieden und Prozesse verschlankt werden, weil manuelle Systemeingaben entfallen. Ebenfalls vollautomatisch läuft die Konvertierung von Rechnungen in die Formate ZUGFeRD und XRechnung ab, die anschließend versendet beziehungsweise über eine Web-Schnittstelle direkt ins Portal der Bundesdruckerei hochgeladen werden können.

Ein datenbasierter Prozess ist erst dann wirklich digital transformiert, wenn möglichst viele Schritte digital ablaufen. Dies setzt voraus, dass alle Daten und Metadaten eines Dokuments automatisiert ausgelesen und verarbeitet werden. Nur so lässt sich ein effizientes Datenmanagement in Behörden erreichen. Intelligente Unified-Communications-Lösungen wie die OfficeMaster Suite leisten einen wichtigen Beitrag bei der Umsetzung.

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