Die Wirtschaftlichkeit der eVergabe

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Nur eine zentrale Plattform

Eine weitere Besonderheit des Vergabemarktplatzes liegt in der Einbindung der Kommunen. Wie in den meisten Bundesländern laufen auch in NRW zahlreiche kommunale und regionale eGovernment-Aktivitäten.

Viele Kommunen und Regionen arbeiten nicht nur an der ständigen Verbesserung der eigenen Internet-Auftritte, sondern bemühen sich, Unternehmen und Bürgern möglichst umfassende eGovernment-Angebote zu machen – zum Teil in Kooperation mit den kommunalen IT-Dienstleistern. Diese „dezentralen“ Aktivitäten der Kommunen und das Anbieten eigener Dienste sollte nicht beeinträchtigt werden.

Andererseits ist es für die Unternehmen von besonderer Bedeutung, dass sie über ein Portal Zugang zu möglichst vielen Ausschreibungen erhalten. Elektronische Auftragsvergabe findet dann keine Akzeptanz bei den Bietern, wenn schon ein regional tätiges Unternehmen auf 20 oder mehr lokalen Internetplattformen nach geeigneten Ausschreibungen suchen und eventuell für die Kommunikation auch unterschiedliche Software oder Signaturkarten bereithalten muss.

Ein wesentliches Ziel war daher, möglichst vielen Vergabestellen im Land NRW den Zugang zu dieser Plattform zu eröffnen und so die Akzeptanz auf der Bieterseite zu steigern.

Diese beiden Anforderungen scheinen sich auf den ersten Blick zu widersprechen.

Die Lösung dieses Problems wird durch die Architektur des Vergabemarktplatzes erreicht: Kommunen und Regionen können eigene Vergabemarktplätze realisieren, bei dem sie trotzdem auf „zentrale“ Komponenten zugreifen. Auf dem zentralen Modul werden unter anderem alle Bekanntmachungen veröffentlicht, sodass überregional tätige Lieferanten bequem alle aktuellen Ausschreibungen finden. Nach einmaliger Anmeldung können sie mit nur einem Passwort durch das ganze System navigieren und bei Interesse an einer kommunalen Ausschreibung auf einen kommunalen Marktplatz wechseln.

Nur gute Noten für die eVergabe

Aber auch Vergabestellen, die (noch) keine eVergabe-Lösung nutzen wollen oder kommunale Vergabestellen, die sich für die Software anderer Hersteller entschieden haben, sollte die Möglichkeit eingeräumt werden, zumindest die Vergabebekanntmachungen über den Vergabemarktplatz zu veröffentlichen. Hierfür wurden einfache Veröffentlichungsclients sowie eine offene XML-basierende Schnittstelle realisiert, die bereits von zwei Anbietern am Markt unterstützt wird.

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Nutzen und Wirtschaftlichkeit der Lösung

Bereits die bloßen Nutzungszahlen machen den Erfolg dieses Vorgehens deutlich: Heute arbeiten alleine in der Landesverwaltung rund 190 Vergabestellen mit über 1.200 Mitarbeitern und rund 25.000 registrierte Unternehmen auf dem Vergabemarktplatz NRW.

Täglich stehen mehrere hundert laufende Vergabeverfahren über das Modul Vergabemarktplatz interessierten Unternehmen elektronisch zur Verfügung. Alleine die große Zahl an Nutzern auf beiden Seiten macht das Potenzial dieses Dienstes deutlich.

Neben der laufenden Ermittlung der wichtigsten Kennzahlen zum Stand und der Entwicklung des Vergabemarktplatz NRW sollte eine Umfrage unter den Nutzern weitere, umfassende Aufschlüsse für Nutzen, Wirtschaftlichkeit und Weiterentwicklungen bringen.

So wurde im März 2009 eine Umfrage unter allen registrierten Nutzern in den Vergabestellen des Landes Nordrhein-Westfalen zum Vergabemarktplatz und dem Portal „vergabe.NRW“ durchgeführt. Von den 1.273 aufgeforderten Nutzern nahmen insgesamt 300 an der anonymen Online-Umfrage teil.

Dies entspricht einer Quote von 23,5 Prozent, was für eine entsprechende Erhebung eine überdurchschnittlich gute Beteiligung darstellt und die Umfrage unter empirischen Gesichtspunkten repräsentativ erscheinen lässt. Begleitend sollten die ersten Fragen zur Nutzung des Vergabemarktplatzes dazu dienen, die Repräsentativität der Aussagen auch in qualitativer Sicht zu ermitteln.

Im Hinblick auf die Frage, seit wann der Vergabemarktplatz genutzt würde, gaben 80 Prozent der Teilnehmer an, den Vergabemarktplatz bereits länger als sechs Monate zu nutzen, über 60 Prozent sogar länger als ein Jahr.

Rund 75 Prozent der Befragten erklärten, bis zu 25 Vergabeverfahren durchgeführt zu haben.

Etwa 25 Prozent gaben an, 25 oder mehr Vergabeverfahren elektronisch über das System abgewickelt zu haben (Power-User). Die Quote entspricht grob den bisherigen Beobachtungen aus den Nutzungsstatistiken, dass 80 Prozent der über das System abgewickelten Vergabeverfahren durch 20 Prozent der Vergabestellen durchgeführt werden.

Über 40 Prozent der Befragten gaben an, auch beschränkte Ausschreibungen elektronisch abzuwickeln. Der Vergabemarkplatz NRW hat sich seit seiner Einführung zu einem alltäglichen Werkzeug für die Durchführung von Vergaben etabliert, der während der Durchführung von Vergabeverfahren von rund 70 Prozent der Vergabestellen nahezu täglich verwendet wird. Um weitere Erkenntnisse zur Wirtschaftlichkeit des Marktplatzes zu erhalten, wurden die Vergabestellen insbesondere zu den Mehrwerten durch die Einführung der Lösung hin befragt.

Laut der Umfrage liegt in den Augen der Vergabestellen der Hauptnutzen des Vergabemarktplatzes in der allgemeinen Verringerung des Arbeitsaufwandes für die Durchführung einer Vergabe. Besonders die Möglichkeit zur elektronischen Bereitstellung von Verdingungsunterlagen (73 Prozent) wird von den Vergabestellen sehr positiv angenommen. Gut zwei Drittel gaben an ihre Verdingungsunterlagen ausschließlich elektronisch bereitzustellen.

Ähnlich gut wird der Nutzen der elektronischen Kommunikation mit den Bietern (56 Prozent) und die Weiterleitung an die Submissionsanzeiger (61 Prozent) gesehen. Der größte Nutzen wird aus heutiger Sicht also in den erweiterten „technischen Möglichkeiten“ des Produktes gesehen, der den Aufwand für die Durchführung von Vergabeverfahren reduziert.

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