Standards und Interoperabilität Die Hebelwirkung zur IT-Konsolidierung

Ganzheitlich, verwaltungsspezifisch, strategisch – Wer nach diesen drei Prinzipien handelt, konsolidiert seine IT erfolgreich. Welche Rolle Standards spielen, erläutert Rico Apitz, Senior Consultant bei Init und Teamleiter im einschlägigen Berater-Rahmenvertrag des Drei-Partner-Modells des Bundesverwaltungsamtes.

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IT-Konsolidierung rückt immer stärker in den Fokus der IT-Verantwortlichen. Erst Ende Mai hat die Bundesregierung einen Beschluss zur weiteren Konsolidierung der Informationstechnik der Bundesverwaltung gefasst. Kein Wunder – in bedarfsgetrieben gewachsenen Organisationsstrukturen und parallel entwickelten IT-Systemen steckt jede Menge Optimierungspotenzial. Laufende Betriebskosten für Infrastruktur und Software lässt sich senken, die Qualität der Dienste und Anwendungen verbessern.

Bundeskabinett beschließt IT-Konsolidierung

Die Bundesverwaltung geht mit ihrer Informationstechnologie in die Cloud

Ganzheitliche Herangehensweise

Wie eine Verwaltung räumlich, personell und technisch ausgestattet ist, sollte nicht mehr von Kostenplänen für jedes einzelne IT-Verfahren bestimmt werden. Bedarfe werden reduziert, wenn die Verantwortlichen die gesamte IT-Landschaft in den Blick nehmen und organisationsübergreifend zusammenarbeiten.

Die Rechnung ist einfach: Eine gemeinsame Nutzung von Standorten, Personal, Hard- und Software sowie Lizenzen senkt die Gesamtkosten. Einheitliche Standards für die IT- und Datensicherheit sowie das IT-Service-Management erhöhen die Qualität der Dienste. Werden auch Kommunikationsprotokolle und Datenformate harmonisiert, lassen sich Anwendungen einfacher integrieren, vernetzen und bei Bedarf austauschen.

Rahmenbedingungen respektieren

Die IT-Konsolidierung in der Öffentlichen Verwaltung unterscheidet sich in wesentlichen Punkten vom Vorgehen der Wirtschaft. Folgende Rahmenbedingungen gilt es zu beachten:

• IT-Konsolidierung erfolgt nicht schlagartig, sondern schrittweise, sobald Mittel bereitstehen.

• Einmal beschaffte IT-Systeme haben meistens eine sehr lange Lebensdauer. Technologie­entscheidungen wirken deshalb für viele Jahre in die Zukunft.

• Die Zuständigkeit für die IT ist wegen der Ressorthoheit oft dezentral organisiert. Das Durchsetzen zentraler Vorgaben wird dadurch erschwert.

• Die fachliche Verantwortung und der IT-Betrieb sind meist voneinander entkoppelt. Fachabteilungen brauchen Unterstützung in ihrer täglichen Arbeit, zum Beispiel durch bessere Vernetzung von Fachanwendungen und eine leichtere Bedienbarkeit. Der IT-Betrieb möchte für alle Anwendungen die Anzahl unterstützter Plattformen und Produktversionen reduzieren. Angebotene Lösungen folgen oft nur den einen oder den anderen Zielen.

• Für Behörden mit steuerfinanzierten Haushalten geht Investitionssicherheit vor Vorreitertum.

Strategisch agieren

In allen Handlungsfeldern der IT-Konsolidierung können Methoden und Standards angewandt werden, die sich in der öffentlichen Verwaltung bewährt haben – zum Beispiel Interoperabilitätsrahmenwerke, Lebenszyklusmodelle für Standards und Produkte oder Code-Listen.

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