„TR RESISCAN“ Der Teufel steckt wie immer im Detail

Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) hat mit der technischen Richtlinie „TR 03138 RESISCAN“ Vorgaben für das ersetzende Scannen festgeschrieben. Das vor zwei Jahren veröffentlichte Dokument bedarf laut Ulrich Gerke dringend einer Überarbeitung.

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Mit der „TR-03138 RESISCAN – Ersetzendes Scannen“ hat das BSI am 20. März 2013 eine technische Richtlinie veröffentlicht, die Anwendern bei Einhaltung der Vorgaben eine erhöhte Rechtssicherheit beim sogenannten ersetzenden Scannen bieten soll. Unter ersetzendem Scannen versteht diese technische Richtlinie das Scannen von Unterlagen mit (zeitnaher) anschließender Vernichtung der Scanvorlage („Original“).

Die TR Resiscan hat ausschließlich empfehlenden Charakter und ist keine Pflicht, wie die Entstehung des eGovernment-Gesetzes (EGovG) verdeutlicht. Wurde noch im Referentenentwurf des EGovG auf die TR Resiscan verwiesen, so wurde diese in der gültigen EGovG-Version in die Anlagen verwiesen.

Grundsätzlich besteht die befürchtete Rechtsunsicherheit darin, dass Organisationen beziehungsweise Verwaltungen mit der Vernichtung von Scanvorlagen Unterlagen beziehungsweise Urkunden verlieren und daher eine Beweisführung ausschließlich auf Basis elektronischer Kopien durchführen müssen, deren Beweiswert allerdings angezweifelt werden könnte. Anwender von DMS-Lösungen (in jeder Branche) scannen bereits seit mehr als 20 Jahren Papierunterlagen (ersetzend) und vernichten „zeitnah“ die entsprechenden Vorlagen (Originale).

Juristische Betrachtung

Dem Autor ist genau ein Gerichtsprozess bekannt, bei dem dieses Vorgehen dem Anwender juristisch zum Nachteil gereichte – allerdings nicht aufgrund eines unzureichend sicheren Vorgehens beim Scannen, sondern aufgrund der Tatsache, dass er Originale – Mietnebenkostenbelege – gescannt hatte, die zum damaligen Zeitpunkt auf Verlangen des Mieters zwingend im Original vorzulegen waren.

Bislang gibt es also keine dem Autor bekannten nachteiligen Prozessurteile, die bei ersetzendem Scannen bei den Nutzern von DMS-Lösungen zu entsprechenden Rechtsnachteilen geführt haben. Erst recht sind keine Rechtsurteile bekannt, die mit einer Breitenwirkung Rechtsunsicherheit verursachen könnten.

Das hohe Vertrauen kommt nicht von ungefähr: In Deutschland ist das ersetzende Scannen aus handels- und steuerrechtlicher Sicht seit 1995 gesetzlich zulässig und etabliert. Voraussetzung für die Zulässigkeit ist lediglich die Einhaltung der GoBD (vor dem 1. Januar 2015 die GOBS) im Scanverfahren. Hierfür ist es notwendig, die übliche Sorgfalt im kaufmännischen Handeln anzuwenden, ein ordnungsgemäßes elektronisches Aufbewahrungsverfahren anzuwenden (typischerweise ein DMS mit Archivfunktionen), die Verfahren zu organisieren und in einer Verfahrensdokumentation festzuhalten – und sonst nichts! Und diese Haltung wurde im Herbst 2013 in den bei der Datev durchgeführten Simulationsprozessen zum wiederholten Male bestätigt.

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