gesponsertDie elektronische Signatur Der fehlende Baustein in digitalen Prozessen

Bereits 2017 verpflichtete das Onlinezugangsgesetz (OZG) Bund, Länder und Kommunen dazu, ihre Verwaltungsleistungen online anzubieten. Während etwa Bürger in Spanien oder Dänemark Behördenangelegenheiten längst online erledigen können, ist der Digitalisierungsfortschritt in deutschen Ämtern auch sechs Jahre später überschaubar.

Digitale Signaturen als Prozesstreiber

„Dabei sind digitale Prozesse in der öffentlichen Verwaltung – Stichwort IT-Fachverfahren – durchaus gängige Praxis“, so Anke Nienhoff, Produktmanagerin bei der Ceyoniq Technology GmbH. „Doch die Integration manch elementarer Bausteine zur Prozessoptimierung lässt nach wie vor auf sich warten.“ Ein solches Beispiel ist die elektronische Unterschrift. Sie kann in deutschen Behörden die handschriftliche Signatur ersetzen – und bietet darüber hinaus weitere Vorteile:

• Optimierung bestehender Prozesse und Workflows

• Digitales Prozessmanagement ohne Medienbrüche

• Einsparung von Druck- und Versandkosten und Minimierung von Prozesszeiten

• Verbesserung der Bürger- und Mitarbeiterzufriedenheit durch digitale Dokumentenverwaltung

• Hohe Sicherheits- und Datenschutzlevel bei digitalen Prozessen

Die drei Signaturlevel digitaler Unterschriften

Die seit 2014 europaweit geltende eIDAS-Verordnung (electronic IDentification, Authentication and trust Services) klassifiziert drei verschiedene Signaturlevel. „Diese unterscheiden sich hinsichtlich ihrer Einsatzgebiete, Sicherheit und Beweiskraft“, so Anke Nienhoff.

Die einfache elektronische Signatur (EES) eignet sich nur sehr eingeschränkt für den Einsatz in der öffentlichen Verwaltung und sollte nur dort zur Anwendung kommen, wo die Unterschrift keine Bedeutung für ein eventuelles Gerichtsverfahren hat. Denn sie stellt keinerlei Anforderungen an die Identifizierung des Unterzeichners, bietet keine Fälschungssicherheit und unterliegt der freien richterlichen Beweiswürdigung.

Die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) zeichnet sich durch ein höheres Sicherheitslevel aus: Sie ist dem Unterzeichner eindeutig zuzuordnen, ermöglicht seine Identifizierung und ist fälschungssicher. Mit der klassischen analogen Unterschrift ist sie aber nicht gleichzusetzen, in juristischen Verfahren liegt ihre Beweiskraft im Ermessen des jeweiligen Gerichtes.

Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist die einzige Variante, die die Schriftformerfordernis nach §§ 126, 126a BGB erfüllt. Denn „(s)oll die gesetzlich vorgeschriebene schriftliche Form durch die elektronische Form ersetzt werden, so muss der Aussteller der Erklärung dieser seinen Namen hinzufügen und das elektronische Dokument mit seiner qualifizierten elektronischen Signatur versehen.“ Die QES wird von qualifizierten Vertrauensdienstanbietern ausgestellt und erfordert zwingend eine Zwei-Faktor-Identifizierung seitens des Unterzeichners.

Integration digitaler Signaturen in bestehende Systeme problemlos möglich

Die technische Umsetzung digitaler Signaturen geschieht entweder durch Signaturkarten oder durch Fernsignaturen, wobei letztere auch den Einsatz auf mobilen Geräten ermöglichen. „Informationsplattformen für die öffentliche Verwaltung, beispielsweise nscale eGov von Ceyoniq, erlauben es Behörden, digitale Signaturen problemlos in ihr bestehendes System zu integrieren“, so Produktmanagerin Anke Nienhoff.

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