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Den Austausch suchen und voneinander lernen

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„Meiner Meinung nach hat uns neben allen Herausforderungen und Problemen das OZG eines gebracht: Mehr Kooperation zwischen einzelnen Ländern und zwischen Ländern und dem Bund“, ergänzt Holste. „Insbesondere die Rolle des IT-Planungsrates als Entscheidungsgremium ist hierüber weiter emanzipiert und die Föderale IT-Kooperation (FITKO) als Arbeitsmuskel des IT-Planungsrates ist eine wirklich positive Entwicklung und führt zu einem viel besseren Austausch zwischen den Ländern und dem Bund in Fragen der IT. Im Übrigen habe ich auch den Eindruck, dass bei aller Schelte auch die Beschlussqualität des IT-Planungsrates sich in den letzten Jahren verbessert hat.“ Was jedoch fehle, sei die konsequente Integration der Kommunen. „Ein positives Beispiel ist Rheinland-Pfalz.“ Dort habe man mit dem IT-Kooperationsrat ein Gremium ins Leben gerufen, das den Austausch zwischen Bund und Ländern verbessern solle.

Karpinski verweist im Hinblick auf den Informationsfluss auch noch auf einen weiteren Aspekt: den Austausch von Informationen zwischen den Behörden: Der Schlüssel zur Verbesserung liege hier in der Konsolidierung von Daten. „Würde es gelingen, eine natürliche Person tatsächlich in nur einem einzigen Datensatz zu bündeln, wären Kooperation, Effizienz und Synergie ein Kinderspiel.“ Dies sei technisch, sowie unter Aspekten des Datenschutzes und der Datensicherheit sauber, gesetzeskonform und einfach zu realisieren, auch wenn die Realität noch anders aussähe. „Alleine ein Umzug von einem in einen anderen Ort innerhalb Deutschlands führt zu einer Person mit multiplen Datensätzen, die nicht mehr korrespondieren oder verknüpft sind.“

Von Registern und Prozessen

Hier kommt die Registermodernisierung ins Spiel. Mit dem Registermodernisierungsgesetz (RegMoG), das am 6. April 2021 in Kraft trat, und dem Identifikationsnummerngesetz (IDNrG), das am 31. August 2023 folgte, seien die Grundlagen für eine umfassende Modernisierung der Registerlandschaft geschaffen worden, erklärt Holste. „Die Digitalisierung und Vernetzung der Register ist neben der Umsetzung des OZG das entscheidende Hebelprojekt für die Verwaltungsdigitalisierung“, ist er sicher. Sie spiele sowohl für Bürger und Bürgerinnen als auch für Unternehmen bei der Nutzung von Onlinediensten eine zentrale Rolle. „Aber auch die Verwaltung selbst profitiert – gerade vor dem Hintergrund des Fachkräftemangels. Automatisierte Prozesse und der Wegfall manueller Datenüberprüfungen entlasten die Verwaltung“, ergänzt Harald Felling, CEO der ]init[ AG.

„Automatisierung ist nur ein Teil der Wegstrecke. Sozusagen die ‚Erkenntnis’ über Abläufe. Automatisierung ohne autonome Steuerung führt jedoch zum Erstarren von Prozessen“, warnt allerdings Karpinski. Es finde schließlich meist keine Überprüfung beziehungsweise flexible und regelmäßige Anpassung der Prozesse statt. „Ein gut automatisierter Prozess bleibt in der Regel, wenn überhaupt, maximal ein guter Prozess. Ein Schlechter hingegen wird mit der Zeit immer unzulänglicher. Autonome Systeme helfen hier enorm. Sie prüfen in Echtzeit ohne manuellen Eingriff die Effizienz von Prozessen und führen eine automatisch optimierte Orchestrierung durch. Dabei spielt weder die Menge an Prozessen, Details oder verknüpften Verordnungen eine Rolle.“

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